Managementassistent

Diakonessenhuis; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris CAO Ziekenhuizen FWG 45

Opleidingsbudget €750 per jaar

8,33% eindejaarsuitkering/ vakantietoe

Reiskostenvergoeding OV

Keuzebudget/flexibele verlof

GoodHabitz trainingen

Online yogalessen

Job summary

Diakonessenhuis zoekt een ervaren managementassistent voor de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit. Je ondersteunt bij klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken, plant groepsgesprekken en bereidt documenten voor die verstuurd worden.

Je assisteert juristen bij dossiervoering en voert meldingen bij de aansprakelijkheidsverzekeraar uit.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent of vergelijkbaar.
• MBO+ of HBO werk- en denkniveau; richting managementassistent/ officemanagement.
• Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, en het voorbereiden van overleggen en documenten.
• Communiceer professioneel met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus.

Responsibilities

• Beheer klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken.
• Plan groepsgesprekken bij calamiteiten en bereid documenten voor die je verstuurt.
• Help juristen met dossiervoering van claims en meld nieuwe schade dossiers bij de verzekeraar.
• Plan complexe bemiddelingsgesprekken voor klachtenfunctionarissen; bereid correspondentie en presentaties voor.
• Beheer mailboxen en regel praktische teamzaken; draag bij aan rust en overzicht.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Documenten voorbereiding

Communicatie extern

Microsoft 365

Teams

Education

MBO+/ HBO werk- en denkniveau

Opleiding richting managementassistent of officemanagement

Tools

Microsoft 365

Teams

Job description

Lead

Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.

Dit ga je doen

Als managementassistent ondersteun je bij klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken. Voor de calamiteitenonderzoeksgroep plan je groepsgesprekken en bereid je documenten voor die je vervolgens verstuurt. De juristen help je met de dossiervoering van claims. Nieuwe schadedossiers meld je bij de aansprakelijkheidsverzekeraar. Voor de klachtenfunctionarissen plan je complexe bemiddelingsgesprekken. Daarnaast bereid je correspondentie en presentaties voor, beheer je mailboxen en regel je praktische teamzaken. Je denkt mee over wat nodig is en draagt bij aan rust, overzicht en gezelligheid. Samen met een collega-managementassistent verdeel je de aandachtsgebieden. Jullie helpen elkaar waar nodig en nemen tijdens vakanties elkaars werk over.

Hier kom je te werken

Over de afdeling

Op de afdeling Patiëntveiligheid & Kwaliteit (P&K) werk je samen met vijftien collega’s. Het team adviseert en ondersteunt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals bij het monitoren en verbeteren van veilige en goede zorg. De werkzaamheden lopen uiteen van het onderzoeken van incidenten en calamiteiten tot klachtenbemiddeling en claimafhandeling. Ook houdt het team kwaliteitscijfers bij en beheert het systeem waarin documenten en protocollen staan.

Over ons ziekenhuis

Het Diak is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.

Dit heb je in huis

Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is en beter kan. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je bent een zelfstandige en standvastige managementassistent. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.

Dit breng je mee

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent of officemanagement;
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten en het communiceren met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus;
• Je beschikt over ervaring met Microsoft 365 en Teams en je maakt je zelf snel wegwijs in nieuwe systemen en tools.

Dit bieden wij

• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met het vooruitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand op basis van een werkweek van 36 uur (FWG 45, CAO Ziekenhuizen).
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de CAO Ziekenhuizen. Reis je met het OV en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je OV-kosten volledig.
• Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.
• Je standaard verlof breiden we uit met 57 uur per jaar (bij 36 uur werken) die je flexibel kunt inzetten. Bijvoorbeeld voor extra vrije tijd als dat goed uitkomt in jouw leven.
• Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s. Geen verplichting, wel gezellig.
• Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen via GoodHabitz.
• Ruimte om je werkweek flexibel in te delen (werken op maandag en dinsdag is een vereiste).