Managementassistent

Werkenbijdeoverheid; Netherlands; On-site; EUR 27,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 18%

26 vakantiedagen

Eindejaarsuitkering

144 uur vakantieverlof

PFZW pensioen

Reiskostenvergoeding

Job summary

Centraal Orgaan opvang Asielzoekers zoekt een Managementassistent die het hoofd Communicatie & Relatiemanagement en het adjunct-hoofd ondersteunt met agenda- en e-mailbeheer, vergader- en evenementenplanning en uitvoering van dagelijkse kantoorzaken.

U beschikt over minimaal een mbo-diploma in office management en hebt circa 3 jaar ervaring als officemanager of secretaresse, met sterke organisatie- en communicatieve vaardigheden.

Qualifications

• Minimaal mbo-diploma op het gebied van (office) management.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager of secretaresse.
• Kennis van administratieve en secretariële processen.
• Persoonlijkheid: accuraat, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig.

Responsibilities

• Behandelt telefoon- en mailverkeer en beheert de agenda voor het hoofd en adjunct-hoofd Communicatie & Relatiemanagement.
• Verzorgt en coördineert vergaderingen en bijeenkomsten; bewaakt afspraken en acties.
• Organiseert bijeenkomsten en evenementen en regelt roosters en reis-/reiskostenafspraken.
• Ondersteunt het team proactief en fungeert als aanspreekpunt voor collega’s.

Job description

Als Managementassistent ondersteun je het hoofd en adjunct-hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Je denkt vanuit het hoofd/adjunct teamhoofd, staat hen bij met raad en daad en ontzorgt hen zo veel mogelijk. Je handelt het telefoon- en mailverkeer af, beheert de agenda en selecteert en prioriteert afspraken en verzoeken. Je vormt een filter voor het hoofd en adjunct-hoofd, en geeft belangrijke en dringende zaken direct door.

Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten inhoudelijk en organisatorisch voor, onder andere door informatie op te vragen en te verwerken. Je bewaakt gemaakte afspraken en de opvolging van acties. Met jouw organisatietalent plan en coördineer je bijeenkomsten en evenementen en zorg je voor de planning van het consignatierooster van de medewerkers. Jouw betrokkenheid gaat verder dan zakelijke taken alleen; natuurlijk verzorg jij ook de bloemetjes en cadeautjes voor collega’s. Daarnaast krijg je veel ruimte om zelf invulling te geven aan jouw taken.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden

Bruto per maand op basis van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Jouw standplaats is Den Haag. Je bent bereid om 40% van je werktijd op kantoor in Den Haag te zijn. De overige uren kun je elders werken, bijvoorbeeld thuis of op locatie.
• Ruimte voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, met diverse mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 18% van het jaarsalaris, inclusief 26 vakantie-uren, vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband en inzet van vitaliteitsuren, afhankelijk van de leeftijd.
• Pensioenopbouw via PFZW, waarbij jouw eigen afdracht ongeveer 12% bedraagt.
• Reiskosten voor dienstreizen worden vergoed via een kilometervergoeding. Voor woon-werkverkeer ontvang je een bijdrage in de reiskosten.

Dit vragen wij

Je bent klantgericht en professioneel assertief: je durft dus ook nee te zeggen. Je bent integer en schrijft helder en begrijpelijk. Je werkt zelfstandig, bent behulpzaam en denkt proactief mee met het hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Tegelijkertijd ben je er voor het hele team. Je bent een echte teamspeler en fungeert graag als vraagbaak en steunpunt voor collega’s. Je voelt je thuis in een omgeving die continu verandert en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

• Opleiding: je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring: je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager, secretaresse of een soortgelijke functie.
• Kennis: je kent de regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied.
• Persoonlijkheid: je bent accuraat, duidelijk, omgevingsbewust, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel woord als geschrift.
• Flexibiliteit: je past je gemakkelijk aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Ook ben je bereid om voor vergaderingen of bijeenkomsten incidenteel naar regionale of opvanglocaties te reizen.
• Veerkracht: je weet mee te bewegen op de bewegingen die binnen het COA plaats kunnen vinden. Sterker nog, hier krijg je energie van.

Hier kom je te werken

Meer over Vakontwikkeling & -ondersteuning

Het COA heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld van een wat meer introverte organisatie naar een meer omgevingsgerichte en open organisatie, waarin samenwerking met stakeholders centraal staat. Die beweging is blijvend en daar kun jij vanuit het team Communicatie & Relatiemanagement een belangrijke bijdrage aan leveren. Openheid en samenwerking staan centraal binnen het team.

Het team bestaat uit circa 46 medewerkers, waaronder landelijke en regionale woordvoerders, communicatieadviseurs en contentspecialisten. De meeste collega’s werken vanuit het hoofdkantoor in Den Haag; een deel opereert regionaal vanuit de vier regio’s.

Je rapporteert aan het hoofd Communicatie & Relatiemanagement en werkt als spin in het web nauw samen met de directie, het management, projectteams, strategisch adviseurs en beleids- en vastgoedregisseurs.

Over Centraal Orgaan opvang Asielzoekers

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.