Managementassistent

Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA); Den Haag; Hybrid; EUR 50,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 18% van jaarsalaris

Reiskostenvergoeding

Pensioen PFZW

Job summary

Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zoekt een Managementassistent om het hoofd en adjunct-hoofd Communicatie & Relatiemanagement te ontlasten. Je beheert telefoon-/e-mailverkeer, de agenda en bereidt vergaderingen voor, waarbij je prioriteiten stelt en snel schakelt.

Je werkt 32–36 uur per week hybride vanuit Den Haag, met ruimte voor initiatief en groei, en een maatschappelijke impact. Het dienstverband start met 1 jaar en uitzicht op vast dienstverband bij gelijkblijvende omstandigheden.

Qualifications

• Minimaal mbo-diploma in (office) management.
• Minimaal 3 jaar ervaring als officemanager of secretaresse.
• Kennis van administratieve regels en secretariële processen.
• Accuraat, duidelijk en proactief, stressbestendig.
• Bereidheid om af en toe naar regionale of opvanglocaties te reizen.
• Teamspeler en klantgerichte professional.

Responsibilities

• Behandel telefoon- en e-mailverkeer; beheers de agenda en prioriteer afspraken.
• Bereid vergaderingen en bijeenkomsten inhoudelijk en organisatorisch voor.
• Fungeer als spin in het web en geef belangrijke zaken direct door aan hoofd/adjunct-hoofd.
• Coördineer en organiseer bijeenkomsten en evenementen.
• Regel de planning van het consignatierooster van medewerkers.

Skills

Office management

Secretariat

Proactive

Communicatief vaardig

Education

MBO-diploma in office management

Job description

Voor jouw toekomst én die van een ander. Maak jij het verschil? Iedere dag staan we op onze locaties in heel Nederland klaar om asielzoekers op te vangen. Voor de afdeling Communicatie zoeken wij een Managementassistent die zorgt dat alles op rolletjes loopt binnen de afdeling. Daarnaast is er veel ruimte voor initiatief, groei en vinden we werkplezier heel belangrijk. Wil je ook graag werken in een omgeving met een grote maatschappelijke impact? Dat vind je allemaal in de functie van Managementassistent bij het COA binnen het team Communicatie & Relatiemanagement!

Als Managementassistent…

Als Managementassistent ondersteun je het hoofd en adjunct-hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Je denkt vanuit het hoofd/adjunct teamhoofd, staat hen bij met raad en daad en ontzorgt hen zo veel mogelijk. Je handelt het telefoon- en mailverkeer af, beheert de agenda en selecteert en prioriteert afspraken en verzoeken. Je vormt een filter voor het hoofd en adjunct-hoofd, en geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten inhoudelijk en organisatorisch voor, onder andere door informatie op te vragen en te verwerken. Je bewaakt gemaakte afspraken en de opvolging van acties. Met jouw organisatietalent plan en coördineer je bijeenkomsten en evenementen en zorg je voor de planning van het consignatierooster van de medewerkers. Jouw betrokkenheid gaat verder dan zakelijke taken alleen; natuurlijk verzorg jij ook de bloemetjes en cadeautjes voor collega’s. Daarnaast krijg je veel ruimte om zelf invulling te geven aan jouw taken.

Wat verwachten we van jou?

Je bent klantgericht en professioneel assertief: je durft dus ook nee te zeggen. Je bent integer en schrijft helder en begrijpelijk. Je werkt zelfstandig, bent behulpzaam en denkt proactief mee met het hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Tegelijkertijd ben je er voor het hele team. Je bent een echte teamspeler en fungeert graag als vraagbaak en steunpunt voor collega’s. Je voelt je thuis in een omgeving die continu verandert en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

Functie-eisen

• Opleiding: je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring: je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager, secretaresse of een soortgelijke functie.
• Kennis: je kent de regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied.
• Persoonlijkheid: je bent accuraat, duidelijk, omgevingsbewust, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel woord als geschrift.
• Flexibiliteit: je past je gemakkelijk aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Ook ben je bereid om voor vergaderingen of bijeenkomsten incidenteel naar regionale of opvanglocaties te reizen.
• Veerkracht: je weet mee te bewegen op de bewegingen die binnen het COA plaats kunnen vinden. Sterker nog, hier krijg je energie van.

Wat bieden we jou?

• Een overeenkomst voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij gelijkblijvende omstandigheden.
• Een salaris van maximaal € 4.521,11 bruto per maand op basis van 36 uur.
• Een dienstverband van 32 tot 36 uur per week.
• Jouw standplaats is Den Haag. Je bent bereid om 40% van je werktijd op kantoor in Den Haag te zijn. De overige uren kun je elders werken, bijvoorbeeld thuis of op locatie.
• Ruimte voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, met diverse mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 18% van het jaarsalaris, inclusief 26 vakantie-uren, vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband en inzet van vitaliteitsuren, afhankelijk van de leeftijd.
• Pensioenopbouw via PFZW, waarbij jouw eigen afdracht ongeveer 12% bedraagt.
• Reiskosten voor dienstreizen worden vergoed via een kilometervergoeding. Voor woon-werkverkeer ontvang je een bijdrage in de reiskosten.

Waar ga je werken?

Het COA heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld van een wat meer introverte organisatie naar een meer omgevingsgerichte en open organisatie, waarin samenwerking met stakeholders centraal staat. Die beweging is blijvend en daar kun jij vanuit het team Communicatie & Relatiemanagement een belangrijke bijdrage aan leveren. Openheid en samenwerking staan centraal binnen het team.

Het team bestaat uit circa 46 medewerkers, waaronder landelijke en regionale woordvoerders, communicatieadviseurs en contentspecialisten. De meeste collega’s werken vanuit het hoofdkantoor in Den Haag; een deel opereert regionaal vanuit de vier regio’s. Je rapporteert aan het hoofd Communicatie & Relatiemanagement en werkt als spin in het web nauw samen met de directie, het management, projectteams, strategisch adviseurs en beleids- en vastgoedregisseurs.

Het COA als werkgever

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hun basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.