Managementassistent

WerkenvoorEindhoven; Eindhoven; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Bruto maandsalaris 2.875–4.065 EUR (36

48 vakantiedagen incl ADV (naar rato)

Individueel Keuzebudget (IKB)

ABP pensioenopbouw

Vergoeding woon-werkverkeer

Job summary

Eindhoven groeit en bruist. Gemeente Eindhoven zoekt een Managementassistent die overzicht houdt, afspraken bewaakt en informatie tijdig beschikbaar maakt. Je vervult een kartrekkersrol binnen het secretariaat en denkt mee over efficiëntere werkwijzen.

Je werkt nauw samen met leidinggevenden en externe partijen, behandelt vertrouwelijke informatie discreet en levert een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde werkomgeving in het Sociaal Domein.

Qualifications

• Afgeronde mbo-4 opleiding en HBO-denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met secretariële werkzaamheden in een complexe werkomgeving.
• Initiatief nemen en verbeterpunten bespreekbaar maken.
• Nauwkeurig werken en vertrouwelijke informatie goed beschermen.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden en prioriteiten weten te stellen.

Responsibilities

• Beheren van agenda's, afspraken plannen en prioriteiten stellen.
• Organiseren van vergaderingen/overleggen en verslaglegging verzorgen.
• Verwerken van diverse vragen/verzoeken en zorgdragen voor afhandeling.
• Beheren van werkdossiers en documenten archiveren.
• Signaleren van verbeterkansen in administratieve processen en bijdragen aan projecten en evenementen.

Skills

Agenda beheren

Vergaderingen organiseren

Overzichten bewaken

Vertrouwelijke informatie behandelen

Prioriteiten stellen

Education

MBO 4 niveau

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt? Wil jij een belangrijke ondersteunende rol vervullen binnen het Sociaal Domein en werken in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan maken we graag kennis met je.

Als Managementassistent ondersteun je sectorhoofden in het Sociaal Domein. In deze functie houd je overzicht, bewaak je afspraken en zorg je ervoor dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden verloopt de dagelijkse ondersteuning van het management soepel en efficiënt. Daarnaast vervul je een kartrekkersrol binnen het secretariaat; je denkt mee over efficiëntere werkwijzen en durft aandachtspunten bespreekbaar te maken.

• Je beheert agenda's, plant afspraken en stelt prioriteiten binnen een complexe werkomgeving. Daarbij houd je rekening met prioriteiten en belangen.
• Je organiseert vergaderingen en overleggen, verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en bewaakt gemaakte afspraken.
• Je behandelt uiteenlopende vragen en verzoeken en zorgt voor een zorgvuldige afhandeling.
• Je beheert werkdossiers, verwerkt documenten en zorgt voor een zorgvuldige archivering.
• Je signaleert verbeterkansen in administratieve processen en draagt bij aan projecten en evenementen.

Collega Claudia:“Werken als Managementassistent bij de Sociale Sectoren van Gemeente Eindhoven betekent voor mij samenwerken, ontzorgen, aanpakken en betrokken zijn. We hebben een hecht team, waarin we individueel proactief werken, maar zeker ook oog hebben voor elkaar en elkaar helpen. Geen dag is hetzelfde, dat maakt mijn werk dynamisch en uitdagend, maar tevens moet je het wel ook leuk vinden om continu te moeten schakelen en jezelf daarin flexibel opstellen.”

Je gaat werken in de sector Sociaal Maatschappelijke Ondersteuning, Afdeling Kwaliteit, Beheersing & Ondersteuning, binnen team Secretariaat. Je werkt nauw samen met leidinggevenden, collega's binnen het Sociaal Domein en andere afdelingen binnen de organisatie. Ook heb je regelmatig contact met externe partijen en ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken.

Binnen het Secretariaat werk je met een tiental collega's, waarin veel wordt samengewerkt. Juist door jouw verbindende rol krijg je een breed beeld van wat er speelt binnen het Sociaal Domein en lever je een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde werkomgeving.

Dit breng jij mee:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op mbo 4 niveau en een hbo werk- en denkniveau.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met secretariële werkzaamheden in een complexe werkomgeving, ervaring in een overheidsorganisatie is een pré.
• Je neemt initiatief, ziet wat nodig is en durft verbeterpunten en aandachtspunten bespreekbaar te maken.
• Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed plannen en organiseren en weet de juiste prioriteiten te stellen.

Wat bieden wij?

Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk-privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.875 en € 4.065 (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
• 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• Elke maand zetten we 17,05% van je bruto salaris (je vakantie-uitkering en 13e maand zijn hierin opgenomen) apart in een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is extra geld dat je zelf kunt besteden. Je kunt er bijvoorbeeld extra vrije dagen mee kopen, een fietsvergoeding krijgen of het bedrag laten uitbetalen. Jij kiest wat het beste bij jou past.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP - waarvan de werkgever 70% betaalt - inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Auto: €0,25/km (woon-werkafstand), vanaf 7,5 km tot 40 km enkele reis.
• Fiets/e-bike/te voet: €0,25/km, geen maximum.
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk: jaarlijks ontvang je maximaal €240 netto voor activiteiten die je fit en energiek houden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?

Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.

Wil je alvast een kijkje nemen achter de schermen? Luister dan naar onze podcastserie ‘De Vibe van’. Daar vertellen collega's uit alle lagen van de organisatie wat hen drijft en waarom hun werk zo waardevol is voor onze stad. Je vindt de afleveringen via GEMEENTE EINDHOVEN PODCASTS | Podcast on Spotify . Ben je nieuwsgierig naar nog meer persoonlijke verhalen? Op https://www.werkenvooreindhoven.nl delen collega's hun ervaringen en tips om het beste uit je werk te halen.

Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met onze recruiter Wietske Schaapman via [e-mail] . Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Claudia van de Gevel via 06-34081547.

In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.

Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!
Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn.

Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.

De gesprekken staan gepland op dinsdag 17 november in de middag. Bij een positieve uitkomst zal er een tweede gesprek plaatsvinden op donderdag 19 november in de middag.