Management ondersteuner

City of Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 35,388 - 49,818; Full time

Benefits offered by this job

Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden

Pensioenregeling via ABP

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Bijdrage in ziektekostenverzekering

Mobiele telefoon en laptop

Job summary

Een publieke gezondheidsorganisatie in Amsterdam zoekt een Management ondersteuner. In deze rol bied je administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling Infectieziekten. Je organiseert agendabeheer, notuleert vergaderingen en ondersteunt bij financiële zaken. We zoeken iemand met een mbo-4 diploma en drie jaar ervaring in een soortgelijke rol binnen de publieke sector. De functie biedt een salaris tussen €3.171,- en €4.464,- per maand met diverse ontwikkelingsmogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar werkervaring als management assistent of secretaresse.
• Ervaring in een publieke/non-profit omgeving vereist.
• Minimaal 3 jaar ervaring met ICT-skills.

Responsibilities

• Ondersteunen van het management met agendabeheer en e-mailbeheer.
• Notuleren van teamoverleggen en opvolging van actiepunten.
• Regelen van facilitaire zaken voor (nieuwe) medewerkers.

Skills

Plannen en prioriteren

Klantgerichtheid

Samenwerken

Stressbestendigheid

Education

Mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of management assistent

Tools

Word

Excel

Powerpoint

Outlook

MS Teams

Sharepoint

Job description

De functie

• Mooie rol om de administratieve spil te zijn binnen de afdeling Infectieziekten. Je bent een organisatietalent!
• Samen met je collega’s laat je de dagelijkse gang van zaken op rolletjes lopen. Geen dag is hetzelfde.
• Werken in een team van betrokken collega’s waar er ruimte is voor ontwikkeling en waar je elke dag uitgedaagd wordt om het beste uit jezelf te halen.

In de functie van Management ondersteuner ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent een centraal aanspreekpunt binnen de afdeling en ondersteunt het afdelingshoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een team van collega’s waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling Infectieziekten, inclusief agendabeheer, e-mailbeheer en voorbereiding van (MT) vergaderingen en bijeenkomsten.
• Notuleren van management- en team overleggen en zorgdragen voor een goede opvolging van actiepunten.
• Ondersteunen van het management bij personele, financiële en materiële zaken, zoals het invoeren van bestellingen, contracten en het voorbereiden van factuurgoedkeuringen in de systemen van de GGD Amsterdam.
• Regelen van facilitaire en organisatorische zaken voor (nieuwe) medewerkers, zoals ICT-accounts, toegangspassen en het fungeren als vraagbaak voor algemene afdelingszaken.
• Actief bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat en de afdeling, samen met de teammanager, teamleiders en collega’s.
• Samenwerken met collega’s aan een efficiënt, overzichtelijk en slim ingerichte werkwijze met duidelijke prioriteiten.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving. Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid. Je komt te werken in het team Bedrijfsvoering van de afdelingen Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO). Naast managementondersteuners zijn hier ook collega’s werkzaam op het vlak van kwaliteit, financiën en informatievoorziening. Vanuit het team Bedrijfsvoering ben je werkzaam voor een aantal teams binnen IZ, maar voor 1 (of 2) teams ben jij het eerste aanspreekpunt. De afdeling Infectieziekten bestaat uit subafdelingen, de zogenaamde teams die apart worden aangestuurd door een teammanager: Algemene infectieziekten, Hygiëne en Infectiepreventie, het Centrum voor seksuele gezondheid, Tuberculosebestrijding, Onderzoek en preventie, Corona, het Streeklaboratorium en een Bedrijfsbureau. In totaal bestaat de afdeling uit circa 450 medewerkers. Het team Bedrijfsvoering werkt dus ook voor de afdeling Leefomgeving en het team Inspectie.

Dit breng je mee

• Een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of management assistent.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als management assistent of secretaresse voor een afdelingshoofd of manager, waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor complex agendabeheer en een breed pakket aan secretariële ondersteunende werkzaamheden. We zien dit graag toegelicht op je c.v.
• Je hebt gewerkt in een publieke/non‑profit omgeving zoals de zorg, onderwijs of een overheidsorganisatie. Licht dit toe in jouw motivatiebrief.
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT‑skills, zoals Word, Excel, Powerpoint, Outlook, MS Teams/Sharepoint.

Aan competenties

• Plannen en prioriteren: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. Een organisatietalent (slim en efficiënt werken).
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Dit bieden we jou

• Een brutomaandsalaris tussen €3.171,- en €4.464,- (schaal 8) op basis van een 36‑urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijk inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon‑werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en laptop.

Solliciteren naar deze baan

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 12 januari 2026 via de ‘direct solliciteren’ button. We nodigen doorlopend kandidaten uit voor gesprekken. Reageer op tijd: bij voldoende geschikte kandidaten sluiten we de vacature mogelijk eerder.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een cv/brief ronde, een eerste gespreksronde en een 2e gespreksrond. We hebben een selectiecommissie van 3 personen samengesteld, bestaande uit het afdelingshoofd, de leidinggevende, en een directe collega met wie je zult samenwerken.
• Sluit jouw cv aan bij de functie‑eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden plaats bij de GGD Amsterdam, Nieuwe Achtergracht 100 te Amsterdam.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).