Management Ondersteuner

Werken voor Nederland; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakbekwaam secretariaat

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Management Ondersteuner voor het DCPL-kabinet van de Commandant. Je zorgt voor een vlotte agenda, ondersteunt de Commandant en Chef Staf en beheert secretariële taken zodat kerntaken centraal blijven.

Je werkt minimaal drie dagen per week op locatie in Amsterdam, hebt een mbo-4 diploma (bijv. Schoevers) en relevante werkervaring. Een uitstekende beheersing van Nederlands en vaardigheden in Excel, Word en PowerPoint zijn vereist.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-4 opleiding (bijv. Schoevers).
• Een aantal jaar relevante werkervaring.
• Goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Uitstekende beheersing van Excel, Word en PowerPoint.

Responsibilities

• Rechterhand van de Commandant en Chef Staf. Garant staan voor soepele agenda-beheer.
• Coördineren van overleggen, opstellen van besluiten en actiepunten en verzorgen van correspondentie.
• Beheer van dossiers en fungeren als buffer tussen interne organisatie en externe omgeving.

Education

MBO-4 opleiding (Schoevers)

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Zijn complex agendabeheer en het leveren van goede secretariële ondersteuning jou op het lijf geschreven?

De ambitie voor een inzetbare en schaalbare krijgsmacht van 100.000 medewerkers in 2030 heeft grote gevolgen voor het Dienstencentrum Personeelslogistiek (DCPL). Het DCPL versnelt en groeit. Dit is nodig om te kunnen voldoen aan de forse ophoging van de aanstellingsopdracht en toekomstige uitdagingen. Onze koers is gericht op het vergroten en versnellen van de instroom. Dit is meer dan een kwantitatief vraagstuk. Het vraagt van ons een andere manier van werken en denken, ons aanpassen aan veranderingen en blijven innoveren. Om onze opgave te realiseren zoeken wij collega's, die zich thuis voelen in een snel veranderende omgeving. Die enthousiast, proactief, oplossings- en resultaatgericht zijn. Collega's die zich bovendien herkennen in de kernwaarden van DCPL: betrouwbaar, deskundig, daadkracht en mensgericht. Als Management Ondersteuner voer je direct je taken uit voor de Commandant en plaatsvervangend Commandant, tevens Chef Staf DCPL. Het gaat dan met name om administratieve en secretariële ondersteuning. Dit betekent dat jij rechtstreeks kan bijdragen aan het realiseren van onze opgave. Interesse? Lees dan snel verder!

Waar ga je werken?

Je wordt onderdeel van het Kabinet van de Commandant DCPL. Dit bestaat uit de Hoofd Officier Toegevoegd tevens Communicatieadviseur, Stafadjudant, Stafadviseur en twee medewerkers Management Ondersteuning. Het Kabinet heeft de taak om in afstemming met Chef Staf het dagelijks reilen en zeilen van DCPL te beschouwen en de commandant te attenderen op zaken die aandacht nodig hebben zowel direct als in de toekomst. De sfeer binnen het Kabinet is open en informeel. Je werkt minimaal 3 dagen per week op locatie in Amsterdam.

Wat ga je doen?

Jij bent de rechterhand van de Commandant en de Chef Staf. Je zorgt ervoor dat hun agenda's soepel verlopen, waardoor zij zich op hun kerntaken kunnen richten. Je denkt mee en zorgt dat zij op de hoogte zijn van de zaken die spelen in de organisatie. De volledige secretariële en organisatorische ondersteuning van verschillende overleggen, zoals opstellen besluiten- en actiepuntenlijsten, uitwerken van stukken en het verzorgen van correspondentie is jouw verantwoordelijkheid. Je coördineert de afhandeling van diverse vragen en verzoeken. Op basis van belang en urgentie stel jij prioriteiten. Dit doe je op basis van belang en urgentie. Voor bezoekers ben je het eerste aanspreekpunt. Je bewaakt de voortgang en afhandeling van dossiers en fungeert als de buffer tussen de interne organisatie en de externe omgeving. Je zorgt ervoor dat het Management Team (MT) altijd beschikt over de juiste, up-to-date informatie.

Wie ben jij?

Je kunt zaken in woord en geschrift helder uitleggen en kan de juiste toon aan slaan. Je weet als geen ander wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Dit gebeurt dan ook op een gestroomlijnde manier. Schakelen met directe collega’s, medewerkers van andere Defensie onderdelen en bezoekers gaat je goed af. Je zet de behoeften van de klant centraal en levert oplossingen die optimaal aansluiten op hun verwachtingen. Je begrijpt wie de belangrijke spelers zijn, wat er speelt onder de oppervlakte, en handelt hierdoor altijd met gevoel voor context en draagvlak.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-4 opleiding bijvoorbeeld Schoevers.
• Een aantal jaar relevante werkervaring.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Uitstekende beheersing zoals Excel, Word en PowerPoint.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fiets verzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computer verzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw L. Gorter
[e-mail]