Management Assistent Faculteitsbureau

Maastricht University; Maastricht; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

Hybride werken

29 vakantiedagen

ABP pensioenregeling

Bedrijfsfitness

Job summary

Maastricht University zoekt een Management Assistent van de directie faculteitsbureau van FHML, in het hart van de grootste faculteit. Je werkt nauw samen met de directie en bent de schakel tussen bestuur, collega’s en externen, zodat besluiten op tijd en passend worden uitgevoerd.

Je regisseert bestuurlijke processen, ondersteunt agendabeheer en HR-werkzaamheden, bewaakt prioriteiten en signaleert tijdig bijsturing.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een organiserende of coördinerende rol (zoals management assistant).
• Resultaatgericht en proactief met gevoel voor prioriteiten.
• Vertrouwen en zelfstandigheid in samenwerken met directie.

Responsibilities

• Regie voeren op bestuurlijke processen en zorgen dat alles op het juiste moment samenkomt.
• Directie secretarieel ondersteunen en agendabeheer verzorgen.
• Prioriteiten bewaakten en tijdig bijsturen.
• Zelfstandig organiseren en schakelen met interne en externe stakeholders.
• HR-processen ondersteunen en mutaties correct verwerken.
• Overeenkomsten voorbereiden, verwerken en opvolgen.
• Procesvernieuwing en efficiënter inrichten waar mogelijk.
• Acties en besluiten bijhouden en opvolgen.

Skills

Organisatie

Coördinatie

Stakeholder management

Proactief denken

Communicatie

Digitale vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, overzicht creëren en complexe vraagstukken in goede banen leiden? Vind je het leuk om te werken in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw werk bijdraagt aan belangrijke besluiten? Dan maken we graag kennis met jou.

AlsManagement Assistent van de directie faculteitsbureauvan de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) werk je in het hart van de grootste faculteit van de Universiteit Maastricht.

Je werkt nauw samen met de faculteitsdirectie en bent degene die overzicht creëert, prioriteiten bewaakt en ervoor zorgt dat plannen daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. Geen dag is hetzelfde en jouw invloed is groter dan je functietitel doet vermoeden.

Ons doel: het Faculteitsbureau ondersteunt het bestuur van de FHML bij het realiseren van onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact. Vanuit verschillende expertiseteams werken we samen aan een professionele en toekomstbestendige organisatie.Als Management Assistent lever jij een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de directie. Niet alleen door zaken goed te organiseren, maar juist door vooruit te denken, verbinding te leggen en ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment samenkomen.

Jouw collega's:

je werkt dagelijks nauw samen met de directie en wordt onderdeel van een team van management assistenten. Je bent een belangrijke schakel binnen het Faculteitsbureau en hebt veel contact met bestuurders, wetenschappers, collega's uit verschillende teams en externe partners. Daardoor bouw je snel een groot netwerk op én krijg je een unieke inkijk in hoe bestuurlijke besluitvorming binnen een universiteit werkt.

Wat jij doet

Je bent de spin in het bestuurlijke web; de organisator achter belangrijke gesprekken en besluiten. Jij creëert rust in een complexe omgeving en houdt overzicht waar anderen dat kwijtraken.

Dat betekent onder andere dat je:

• regie voert op bestuurlijke processen en ervoor zorgt dat alles op het juiste moment samenkomt;
• de directie secretarieel ondersteunt en het agendabeheer van de directeur verzorgt, waarbij je vooruitkijkt, prioriteiten bewaakt en zorgt voor een goede voorbereiding van afspraken;
• prioriteiten bewaakt en tijdig signaleert wanneer bijsturing nodig is;
• zelfstandig organiseert, afstemt en schakelt met uiteenlopende interne en externe stakeholders;
• Ondersteuning biedt in HR-processen waarbij personele mutaties zorgvuldig verwerkt en bijdraagt aan een zorgvuldig vacature- en mutatieproces (VMP) in samenwerking met HR;
• administratieve ondersteuning biedt aan de jurist, onder andere bij het voorbereiden, verwerken en opvolgen van overeenkomsten
• ontwikkelingen signaleert en kansen ziet om processen slimmer en efficiënter in te richten;
• overzicht houdt over acties, afspraken en besluitvorming en zorgt dat deze daadwerkelijk worden opgevolgd;
• snel verbanden legt tussen verschillende onderwerpen en vooruitdenkt over wat er nodig is;
• een betrouwbare sparringpartner bent voor de directie en meedenkt over de beste aanpak;
• zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie en gemakkelijk beweegt binnen een bestuurlijke omgeving;
• flexibel inzetbaar bent binnen het team en, afhankelijk van prioriteiten en capaciteit, ondersteuning biedt bij uiteenlopende werkzaamheden en vraagstukken.

Natuurlijk horen plannen, afstemmen en organiseren ook bij deze functie. Maar belangrijker is dat jij eigenaarschap neemt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat de directie zich kan richten op de onderwerpen die er voor hen toe doen.

Ben jij klaar om koers te zetten voor de komende jaren? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

We zoeken een organisator pur sang. Iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, overzicht houdt en ziet wat nodig is voordat een ander daarom vraagt.

Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een organiserende of coördinerende rol. Dat kan als management assistant zijn, maar bijvoorbeeld ook als projectondersteuner, officemanager, bestuursassistent of vanuit een andere functie waarin organiseren, plannen en schakelen centraal standen.
• Hoeveel jaar ervaring je hebt vinden we minder belangrijk dan jouw talent om snel te leren, initiatief te nemen en overzicht te houden.
• Je werkt dagelijks nauw samen met de directie. Dat vraagt vertrouwen, zelfstandigheid en het lef om ook kritisch mee te denken wanneer dat nodig is.
• Je denkt vooruit, neemt verantwoordelijkheid en brengt structuur aan in complexe situaties.
• Je bent nieuwsgierig, leergierig en vindt het leuk om jezelf verder te ontwikkelen.
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en voelt goed aan wat een bestuurlijke omgeving vraagt.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend (C1) en kunt je goed uitdrukken in het Engels (B2).

Deze functie biedt een unieke inkijk in bestuurlijke besluitvorming binnen een grote universiteit. Je ziet van dichtbij hoe strategie wordt vertaald naar uitvoering en ontwikkelt jezelf in een omgeving met veel verantwoordelijkheid.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,7 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3537,00en €4673,00bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen (op basis van fulltime), vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

FHML werkt aan gezondheid in de breedste zin van het woord: van molecuul tot mens, en van gezondheidszorg tot preventie. We leiden zorgprofessionals en onderzoekers op binnen innovatieve onderwijsprogramma’s, en doen baanbrekend onderzoek op het gebied van gezondheid en welzijn. Als onderdeel van het Maastricht UMC+ (MUMC+) vormt onze internationale en interdisciplinaire gemeenschap een unieke samenwerking tussen universiteit en academisch ziekenhuis, waar onderwijs, onderzoek en zorg samenkomen.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Audry Califano via [e-mail] of telefonisch op 0628865058. De einddatum van de publicatie is 26 oktober 2026. De eerste selectieronde vindt plaats op 3 november 2026.

Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de procedure.

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.