Admissions & Registration Officer

Maastricht University; Maastricht; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salarisschaal 7

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Maastricht University zoekt een Admissions & Registration Officer voor de Centrale Studenten Administratie. Je beoordeelt aanmeldingen, zorgt voor een volledige inschrijving en beantwoordt vragen over toelating en inschrijving.

Je werkt nauw samen met studenten en collega’s en bewaakt nauwkeurigheid, service en procesoptimalisatie. Je hebt HBO werk- en denkniveau of een MBO diploma met ervaring, kennis van SAP/SLcM en Microsoft Office, en uitstekende Nederlandse en Engelse communicatie.

Qualifications

• Toelating en inschrijving beoordelen bij bachelor- en (pre)masteraanmeldingen.
• Inschrijfdossiers samenstellen en foutloze documentatie waarborgen.
• Informatie verstrekken en studenten doorverwijzen naar juiste kanalen.
• Goede kennis van toelatings- en inschrijfprocedures en UM-kennisdatabase.
• Contact onderhouden met studenten en collega’s binnen UM.
• Faculteiten adviseren over procedures en werkafspraken.

Responsibilities

• Beoordelen van toelatingen en inschrijvingen voor bachelor- en (pre)masterprogramma's.
• Verwerken van dossiers en informatiesheets in SAP/SLcM.
• Vragen van studenten beantwoorden en doorverwijzen waar nodig.
• Ondersteunen van helpdesk en frontoffice bij toelatingszaken.
• Onderhouden van contacten met faculteiten en opleidingen.
• Optimaliseren van toelatings- en inschrijfprocessen.

Skills

Nauwkeurigheid

Servicegericht

Administratieve processen

SAP/SLcM

Microsoft Office

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau of MBO diploma met relevante werkervaring

Job description

Welkom bij de Universiteit Maastricht!
De wereld verandert snel, en wij veranderen mee. Bij ons maak jij het verschil: of je nu de toekomst, het heden of het verleden verkent als onderzoeker, studenten inspireert in de collegezaal, of meebouwt aan alles wat ons onderwijs en onderzoek mogelijk maakt.

Admissions & Registration Officer - Centrale Studenten Administratie 1.0 Fte

• Ons doel: Zorgen voor een zorgvuldige toelating en inschrijving, zodat studenten goed en welkom aan hun studie kunnen beginnen.
• Jouw collega's:een professioneel en zelfsturend team, dat naast het werken aan admission-gerelateerde taken elkaar stimuleert om relevante projecten op te zetten en/of hieraan mee te werken.

Als Admissions & Registration Officer zorg jij ervoor dat duizenden studenten ieder jaar zorgvuldig en soepel hun weg vinden naar de Universiteit Maastricht. Jij beoordeelt aanmeldingen, zorgt voor een complete inschrijving en helpt studenten en collega’s met vragen over toelating en inschrijving. Een rol waarin nauwkeurigheid, service en samenwerken samenkomen.

• Je hebt een cruciale rol bij het beoordelen van de toelating voor toekomstige bachelorstudenten. Met precisie evalueer je hun vooropleiding, controleer je aanvullende vereisten en verzamel je eventueel extra informatie over buitenlandse diploma's;
• Je verwerkt deze beoordeling via SAP/SLcM en informeert de student over de toelaatbaarheid;
• Je staat klaar om vragen te beantwoorden, informatie te verstrekken en studenten door te verwijzen naar de juiste kanalen. Zowel aan de admissions helpdesk, op de bachelor open dag en als tweedelijns vanuit het frontoffice/callcenter;
• Je bent goed bekend met toelatings- en inschrijfprocedures en onze kennisdatabase, en je weet uitstekend contact te onderhouden met zowel studenten als collega's binnen de UM.
• Je adviseert de faculteiten over de procedures en werkafspraken;
• Je zorgt ervoor dat de inschrijfdossiers voor zowel bachelor- als (pre)masteraanmeldingen volledig en efficiënt worden samengesteld. Samen met jouw team zorg je voor een vlotte inschrijving van zowel nieuwe als bestaande studenten;
• Jij bent een pragmatische denker die graag meedenkt over het optimaliseren van processen. Dit kan voortkomen uit nieuwe wet- en regelgeving of de wens voor een nog efficiëntere en verbeterde studentenservice.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?

• Je bent secuur, servicegericht en een kei in administratieve processen;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau of een MBO diploma met relevante werkervaring;
• Goede kennis van SAP/SLcM en Microsoft Office is een pre;
• Uitstekende communicatievaardigheden, zowel Nederlands- als Engelstalig in woord en geschrift (B2-niveau);
• Prioriteren is voor jou geen probleem; je blijft kalm onder druk en hebt een proactieve instelling. Hierbij toon je zowel zelfstandigheid als teamgeest;
• Je krijgt energie als je mee kunt werken aan een veranderende procesomgeving en procesverbetering.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een bruto salaris tussen €3202,00 en €4159,00 bruto per maand, schaal 7 (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• Een jaarcontract (1,0 fte) met bij wederzijdse tevredenheid een vast contract met daarbij een mogelijke bevordering naar medior schaal 8.
• 29 vakantiedagen (op basis van fulltime), vier extra vrije feestdagen, en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Mogelijkheid tot flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over het Studenten Service Centrum (SSC)

Het SSC is hét aanspreekpunt voor studenten. We bieden hulp bij inschrijving, studiekeuze, welzijn, ontwikkeling en meer. Samen met studenten en partners bouwen we aan een rijk studentenleven waarin iedereen kan groeien; binnen én buiten de collegezaal.

De einddatum van de publicatie is 25 oktober 2026.

Eerste ronde gesprekken worden ingepland op 2 en 5 november 2026, eventuele tweede ronde gesprekken op 12 november 2026.

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.