Management assistent / directiesecretaris

BeBright; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Market-competitive salary & benefits

JIM Utrecht locatie

Wellbeing voorzieningen

Job summary

BeBright in Utrecht zoekt een ervaren managementassistent of officemanager die drie organisaties ondersteunt en het bestuurlijk hart van de groep is. Je signaleert wat er speelt, beheert agenda's en notulen en fungeert als sparringspartner voor de office manager en bestuur.

Je hebt HBO/WO-denkniveau, minstens 3 jaar relevante ervaring, uitstekende Nederlandse en goede Engelse vaardigheden en sterke Microsoft 365-kennis.

Qualifications

• HBO/WO-denkniveau in secretariële of bedrijfskundige richting.
• Minimaal 3 jaar ervaring als officemanager, managementassistent of directiesecretaresse.
• Uitstekende kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, PowerPoint) en basiskennis van IT-beheer.
• Affiniteit met juridische en financiële documenten.
• Uitstekend Nederlands en goed Engels, in woord en geschrift.

Responsibilities

• Je organiseert de AVA en maandmetingen: agenda’s, stukken en notulen (met hulp van Plaud).
• Je ondersteunt het bestuur bij presentaties en bewaakt afspraken tussen HTG, Delta en aandeelhouders.
• Je beheert contracten (ondertekening via DocuSign) en de Teams-omgeving van HTG.
• Je organiseert bijeenkomsten en feesten die de groep verbinden.
• Je regelt agenda’s, locaties en organiseert bijeenkomsten, metingen en strategiesessies.
• Je ondersteunt partners en verzorgt kantoorzaken en post.

Skills

Nederlands (uitstekend)

Engels (goed)

Microsoft 365

Education

HBO/WO-denkniveau in secretariële of bedrijfskundige richting

Job description

Bijdragen aan dé transformatie van de zorg?

De zorgvraag groeit, er zijn te weinig handen en de digitalisering gaat snel. Dat los je niet alleen op. Daarom wordt er vanuit BeBright hard gewerkt aan het uitbouwen van de Health Transformation Group (HTG): Wij zijn dé transformatiepartij voor de Nederlandse zorg, van visie en leiderschap tot implementatie en beheer.

Wij zijn een groep in opbouw en bestaan uit meerdere organisaties die op hun eigen manier bijdragen aan de zorg. Voor het werk betekent dit korte lijnen, veel dynamiek en volop ruimte voor jouw stempel. En jij zorgt dat het soepel draait.

De rol

Je bent het organisatorische hart van de groep. Als rechterhand en geheugen van het bestuur ondersteun je op bestuurlijk niveau en help je de groep vormgeven. Daarnaast ondersteun je het dagelijks bestuur van de organisatie Zorgkenners en ben je de achtervang voor de office manager van BeBright, waar je ook een goede sparringspartner in vindt. Je signaleert wat er speelt, wat blijft liggen en zorgt dat kennis niet bij één persoon blijft hangen.

Voor HTG – de groep

• Je organiseert de AVA (algemene vergadering van aandeelhouders) en de maandmetingen: agenda’s, stukken en notulen (met hulp van Plaud).
• Je ondersteunt het bestuur bij presentaties en bewaakt de afspraken tussen HTG, Delta en de aandeelhouders.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor juridische vraagstukken. Je beheert contracten (ondertekening via DocuSign) en de Teams-omgeving van HTG.
• Je organiseert bijeenkomsten en feesten die de groep verbinden.

Voor Zorgkenners, 1 van de organisaties

• Je regelt agenda’s, locaties en organiseert bijeenkomsten, metingen en strategiesessies. Je ondersteunt de partners en verzorgt kantoorzaken en post.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor IT: accounts, apparatuur, licenties en leveranciers.
• Je ondersteunt projecten administratief en houdt project- en relatiegegevens bij in Dynamics.

Achtervang BeBright, aannemende partij

• Je vangt de office manager op bij kantoorzaken en telefoon, en andersom.

Wie ben jij?

Jij houdt overzicht, ook als je schakelt tussen drie organisaties, en je ziet wat nodig is voordat iemand erom vraagt. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en bent een prettig aanspreekpunt voor partners, teams en externe partijen. Je legt je werkwijze vast, zodat anderen je werk kunnen overnemen.

• Hbo/wo-denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of bedrijfskundige richting.
• Minimaal 3 jaar ervaring als officemanager, managementassistent of directiesecretaresse. Ervaring met het ondersteunen van bestuur, partners of aandeelhouders is een pré.
• Uitstekende kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, PowerPoint) en basiskennis van IT-beheer.
• Affiniteit met juridische en financiële documenten.
• Uitstekend Nederlands en goed Engels, in woord en geschrift.

Wat bieden wij?

• Een dynamische rol in een groep in opbouw, waar je bijdraagt aan de transformatie van de zorg
• Een stimulerende omgeving om professioneel en persoonlijk te groeien en ruimte voor eigen invulling.
• Marktconform salaris enaantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. mobiliteit, laptop, onkosten, pensioen).
• Een werkplek op de Jaarbeurs Innovation Mile (JIM) in Utrecht, bij BeBright en naast Zorgkenners. In de dagelijkse gang van zaken ben je onderdeel van het energieke team van BeBright.
• En natuurlijk: gezonde lunch, piano, stoelmassage, meditatieruimte, coaching, flexibele werktijden en creatieve vrijheid.

Ben jij een ervaren managementassistent of office manager die energie krijgt van een groeiende organisatie waar geen dag hetzelfde is? Dan willen we je graag leren kennen.