Management Assistant - Secretary Plus

Jobster; Rotterdam; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

Jobster zoekt een Personal Assistant en Receptionist(e)/Host voor het kantoor in Rotterdam. Je ondersteunt de Algemeen Directeur en zorgt voor een gastvrije, goed georganiseerde kantooromgeving in een internationaal team van circa 60 collega’s.

Je werkt in een modern, open kantoor met representatieve ontvangstruimte en coördineert vergaderruimtes, lunches en bijeenkomsten. Een belangrijke rol is het onderhouden van project- en relatiegegevens en een soepele communicatie binnen het team.

Qualifications

• Uitstekende beheersing Nederlands, goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goede beheersing Engels in woord en schrift, internationale omgeving.
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week in Rotterdam.

Responsibilities

• Beheer de agenda en mailbox van de Algemeen Directeur in Microsoft 365.
• Ontvang gasten professioneel aan de balie en verzorg een warm welkom.
• Beantwoord inkomende telefoongesprekken en stuur deze naar de juiste collega’s.
• Coördineer vergaderruimtes, lunches en bijeenkomsten, inclusief benodigde faciliteiten.
• Ondersteun bij lichte administratieve taken en het bijhouden van project- en relatiegegevens.

Skills

Nederlands spreken

Engels spreken

Gastvrijheid/klantenontvangst

Education

MBO 4-werk- en denkniveau richting secretarieel/hospitality/facilitair

Job description

Dit ga je doen

Als Personal Assistant en Receptionist(e)/Host ondersteun je de Algemeen Directeur en zorg je voor een gastvrije, goed georganiseerde kantooromgeving in hartje Rotterdam. Je werkt in een internationaal team van circa 60 collega’s in een modern, open kantoor met representatieve ontvangstruimte.

• Beheer je de agenda en mailbox van de Algemeen Directeur in Microsoft 365;
• Ontvang je gasten professioneel aan de balie en verzorg je een warm welkom;
• Beantwoord je inkomende telefoongesprekken en stuur je deze naar de juiste collega’s;
• Coördineer je vergaderruimtes, lunches en bijeenkomsten, inclusief benodigde faciliteiten;
• Ondersteun je bij lichte administratieve taken en het bijhouden van project- en relatiegegevens.

Dit ben jij

Je voelt je thuis in een internationale, ontwerpgedreven omgeving en combineert directieondersteuning moeiteloos met gastvrijheid en office support.

• MBO 4-werk- en denkniveau, richting secretarieel, hospitality of facilitair;
• Minimaal 2 jaar ervaring als assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing Nederlands, goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Goede beheersing Engels in woord en geschrift, internationale omgeving;
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week in Rotterdam.

Over het bedrijf

Voor deze functie kom je terecht bij een internationaal architectenbureau in hartje Rotterdam. Vanuit een modern kantoor werkt een creatief team dagelijks aan bijzondere architectuur-, stedenbouwkundige en designprojecten, van woontorens en kantoren tot grootschalige gebiedsontwikkelingen.

Je maakt deel uit van een betrokken en professionele organisatie waar creativiteit, samenwerking en kwaliteit centraal staan. Als assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team en ondersteun je collega's, management en externe relaties. De werksfeer is informeel, ambitieus en collegiaal, met volop ruimte voor eigen initiatief. Een ideale omgeving voor een assistant die graag organiseert, ontzorgt en midden in een dynamische projectomgeving staat.

Wat bieden wij jou?

Je voelt je thuis in een internationale, ontwerpgedreven omgeving en combineert directieondersteuning moeiteloos met gastvrijheid en office support.

• MBO 4-werk- en denkniveau, richting secretarieel, hospitality of facilitair;
• Minimaal 2 jaar ervaring als assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing Nederlands, goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Goede beheersing Engels in woord en geschrift, internationale omgeving;
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week in Rotterdam.