Management Assistant - Botlek - 32 uur

Shin-etsu Chemical Ltd.; Rotterdam; Hybrid; EUR 44,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Vast contract bij aanvang

13e maand in april

14e maand in december

40 vakantiedagen per jaar

Pensioenbijdrage 2%

Zeer goede zorgverzekering korting

Job summary

Shin-Etsu PVC B.V. zoekt een Management Assistant die twee locaties (Botlek en Pernis) ondersteunt. Je agenda beheer en facilitaire taken zijn centrale verantwoordelijkheden onder supervisie van de Office Manager.

De kandidaat heeft minimaal een MBO-diploma secretariële richting en minstens 5 jaar relevante ervaring, met uitstekende Nederlands- en Engels-vaardigheden en sterke MS Office-vaardigheden. SAP-ervaring vormt een pré.

Qualifications

• Afgeronde MBO-diploma secretariële richting en ervaring in vergelijkbare (secretariële) functie voor minimaal 5 jaar.
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Uitstekende Microsoft Office beheersing, met name Outlook.
• Ervaring met SAP is een pré en kennis van facilitaire zaken is handig.

Responsibilities

• Volledig agendabeheer van diverse managers.
• Afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer.
• Bestellingen plaatsen (kantoorartikelen, drukwerk, taxi, gebak, bloemen).
• Beheer en uitgifte kantoorartikelen en relatiegeschenken.
• Beheer van kledingvoorraad en PBM’s.
• Aanspreekpunt voor diverse facilitaire zaken.
• Organiseren van (extern) bedrijfsbijeenkomsten binnen budget en planning.
• Onderhouden en actualiseren van het digitale archief.

Skills

Taalvaardigheid Nederlands

Taalvaardigheid Engels

Microsoft Office

Outlook

SAP-systeem (pre)

Education

MBO Diploma Secretariële richting

Tools

SAP

Job description

Wat ga je doen als Management Assistant?

Als Management Assistant bij Shin-Etsu PVC B.V. kun je er zeker van zijn dat geen enkele dag hetzelfde is. Het ene moment plan je afspraken voor je managers, het andere moment meld je een lekkage bij de verhuurder.
Je bent aanspreekpunt voor interne afdelingen, maar ook voor externe partijen. Je ondersteunt samen met je collega van het secretariaat een aantal leden van het Management Team en vervang je de Office Manager bij afwezigheid. Voor deze functie kom je op twee locaties te werken, waarbij Botlek je standplaats is, maar je ook voor locatie Pernis ingezet kunt worden. Agendabeheer, organiseren van jubilarissenfeestjes, maar ook veel facilitaire zaken komen op je bord te liggen. En uiteraard houd je een oogje in het zeil en draag je bij en zie je toe op veiligheid, orde en netheid op de locaties. Je rapporteert aan de Office Manager.

Jouw werkzaamheden

• Volledig agendabeheer van diverse managers
• Afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer
• Bestellingen plaatsen (zoals kantoorartikelen, drukwerk, taxi, gebak, bloemen)
• Beheer en uitgifte kantoorartikelen en relatiegeschenken
• Bestellen en beheren van kledingvoorraad en PBM’s voor medewerkers
• Aanspreekpunt voor diverse facilitaire zaken
• Vervullen van representatieve werkzaamheden, attentieve werkzaamheden t.b.v. geboorte, jubilea, pensionering, kerst, bedrijfsbrede attenties e.d.
• Organiseren (externe) bedrijfsbijeenkomsten binnen de aanvraag, budget & planning
• Beheren van abonnementen en lidmaatschappen
• Onderhouden en actualiseren van het digitale archief

Het profiel van onze ideale kandidaat

• Afgeronde Mbo-diploma (bij voorkeur secretrarieel)en ervaring in vergelijkbare (secretariële) functie voor minimaal 5 jaar
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Uitstekende Microsoft Office beheersing (met name Outlook)
• Ervaring met het SAP-systeem is een pre, net als kennis van facilitaire zaken

Daarnaast beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent in staat zelfstandig te werken. Je bent een kei in plannen en organiseren. Je bent betrokken, een echte aanpakker en houdt overzicht.

Verder ben je enthousiast, bewaak je de prioriteiten en heb je oog voor detail. Je vindt snel je draai binnen de afdeling, je bent communicatief vaardig en representatief. Je staat stevig in je sneakers of pumps, net waar jouw voorkeur naar uitgaat. Je zal af en toe tussen de locaties Pernis en Botlek pendelen. Het hebben van een rijbewijs en eigen vervoer wordt van jou verwacht.

Waarom kiezen voor Shin-Etsu?

Wij bieden een prettige en informele werkomgeving waar je echte uitdagingen kunt aangaan. We starten met twee uitgebreide en leerzame introductiedagen (op de Botlek en Pernis). Maar ook daarna word je goed begeleid door onze professionals. We bieden een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden (o.b.v. fulltime)

• Het salaris ligt tussen de € 3.957,- en€ 5.199,- (salarisschaal V)
• 13e maand in april (vakantiegeld is een volledige maand)
• 14e maand in december
• Een vast contract bij aanvang
• Mogelijkheid jezelf vaktechnisch- en/of persoonlijk verder te ontwikkelen
• Pensioenbijdrage voor werknemer is slechts 2%
• Persoonlijke toeslag van 6% per maand (bijvoorbeeld om eerder te stoppen met werken)
• 25+15 (=40)vakantiedagen per jaar (geen verplichte of vastgestelde dagen)
• Tegemoetkoming in de aanvullende zorgkosten via collectief pakket én korting op aanvullende pakketten
• Een werkgever die belang hecht aan langdurige samenwerkingen en investeert in duurzaamheid