Legal Secretary - Financial Regulatory Group

2000 Netherlands; Amsterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 68,000; Full time

Job summary

Linklaters Italy zoekt een ervaren managementassistent die zelfstandig en discreet werkt, met een proactieve houding en sterke organisatorische vaardigheden.

Samen met de duo-collega zorg je dat de dagelijkse praktijk soepel verloopt, beheer je agenda en inbox, organiseer je reizen en bereidt presentaties voor in NL en EN. Je werkt in een internationale omgeving en kunt deels vanuit huis werken, met goede arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Je werkt zelfstandig en discreet.
• Je communiceert professioneel en blijft rustig bij wisselende prioriteiten.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en inbox van de partner en acties opvolgen.
• Prioriteiten bepalen zodat partner en team efficiënt kunnen werken.
• Coördineren van afspraken en communicatie via telefoon, e-mail en andere kanalen.
• Organiseren van zakenreizen, meetings en lunches.
• Verzorgen van onkostendeclaraties en overige administratieve werkzaamheden.
• Zorgen dat informatie tijdig bij de juiste personen terechtkomt in Nederlands en Engels.
• Presentaties en documenten maken die inhoudelijk en visueel kloppen.
• Ondersteuning bieden bij persoonlijke planning en afspraken.

Skills

Agenda beheer

Inbox beheer

Vergaderorganisatie

Discretie

Communicatie

Taal NL/EN

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft PowerPoint

Microsoft Excel

Salesforce

AI tools

Job description

Wat ga je doen?

Samen met je duo-collega zorg je dat de dagelijkse praktijk soepel verloopt. Je werkt zelfstandig, ziet wat er nodig is en hebt veel contact met het team, cliënten en andere betrokkenen.

• Je beheert de agenda en inbox van de partner en volgt actiepunten op.
• Je bepaalt wat voorrang heeft en zorgt dat de partner en het team hun tijd goed kunnen besteden.
• Je coördineert afspraken en communicatie via telefoon, e-mail en andere kanalen en hebt regelmatig contact met bestuurssecretariaten van banken en financiële instellingen.
• Je organiseert zakenreizen, meetings en lunches van begin tot eind.
• Je verzorgt onkostendeclaraties en andere administratieve werkzaamheden.
• Je zorgt dat informatie op tijd bij de juiste mensen terechtkomt en houdt betrokkenen in het Nederlands en Engels op de hoogte.
• Je maakt presentaties en documenten die inhoudelijk en visueel kloppen.
• Je biedt de partner waar nodig ook praktische ondersteuning bij persoonlijke planning en afspraken.

Wat neem jij mee?

Je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol en bent gewend zelfstandig en discreet te werken. Je communiceert professioneel en blijft ook bij wisselende prioriteiten rustig en duidelijk.

• Je werkt georganiseerd en nauwkeurig en brengt structuur aan in uiteenlopende werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met het beheren van een complexe agenda en een drukke e-mailbox en stelt daarin zelfstandig prioriteiten.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners en bent empathisch, diplomatiek en proactief.
• Je bent flexibel en stevig, kunt omgaan met het tempo van een financiële en juridische praktijk en geeft waar nodig duidelijk en constructief tegengas.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels.
• Je werkt vlot met Microsoft Outlook, Word, PowerPoint en Excel en staat open voor het leren werken met nieuwe systemen en tools, zoals Salesforce en AI-tools.

Wat bieden wij jou?

Je werkt vanuit Amsterdam samen met collega’s van onze internationale kantoren aan complexe, vaak grensoverschrijdende zaken voor bedrijven, financiële instellingen en overheden. Daar staan goede arbeidsvoorwaarden, flexibiliteit en een inclusieve werkomgeving tegenover. Je werkt 24 tot 32 uur per week. De verdeling van die uren stemmen we samen af en je kunt deels vanuit huis werken. Je ontvangt vakantiebijslag, een 13e maand en een discretionaire bonus. Daarnaast bieden we:

• Een pensioenregeling
• Een maandelijkse fitnessvergoeding
• Korting op verzekeringen
• Een ov-reiskostenvergoeding
• Een gezonde en gevarieerde lunch voor € 2,50 per dag
• Wekelijks gratis gebruik van een masseur

Je kunt vrijblijvend deelnemen aan sociale activiteiten, events en jaarlijkse kantooruitjes.

In the event that we make an offer to you, and where local legislation permits, we will conduct pre-engagement screening checks that may include but are not limited to your professional and academic qualifications, your eligibility to work in the relevant jurisdiction, any criminal records, your financial stability and references from previous employers. Your offer will be subject to the successful completion of these checks which will be initiated following your consent.

As a responsible business, it is important that we represent the diversity of our people, our clients and our communities. We know that diversity makes us a better law firm and helps us attract the best talent, drive innovation with diversity of thought, and deliver the best experience to everyone who comes into contact with us. We recruit on the basis of merit, irrespective of age, disability, gender, gender identity, race or ethnicity, marital status, religion, sex, sexual orientation or any other status protected by the laws or regulations in the locations where we operate.

Selection decisions, and the reasons for those decisions, are recorded at each stage of the selection process. Selection criteria and, where appropriate, technical skills tests are in place to measure an individual’s ability for the safe and effective performance of a job. Those involved in recruitment and selection decisions and processes are also provided with guidance on diversity issues.

If you require reasonable adjustments to be made during the selection process, please talk to a member of the recruitment team so that any required adjustments can be made in advance.

Specific experience requirements advertised on a role do not intend to preclude applications from candidates who may have more or less experience. Our intention is only to indicate a guideline as to the necessary skills for the role as described.