junior ambtelijk secretaris

Ministerie van Justitie en Veiligheid; Den Haag; On-site; EUR 27,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Ouderschapsverlof gedeeltelijk

Job summary

Ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een junior ambtelijk secretaris voor de vaste commissie van de DOR. Je ondersteunt vergaderingen, stelt agenda’s op, verzorgt verslaglegging en bewaakt voortgang van acties. Je leert bestuurlijke processen en werkt nauw samen met het BOM en de voorzitter.

Je werkt in een collegiale omgeving met ruimte voor groei en professionele ontwikkeling. Een vast contract met uitzicht op onbepaalde tijd en een werkweek van 36 uur passen bij deze startfunctie

Qualifications

• Mbo-werk- en denkniveau
• Kennis van medezeggenschap via VASMO gecertificeerde leergang 1 of bereidheid deze te behalen
• Ervaring met verslaglegging, administratieve en secretariële werkzaamheden
• Goede beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Responsibilities

• Je stelt agenda’s op en verzorgt de verslaglegging van commissievergaderingen
• Je organiseert en bereidt overleg en vergaderingen logistiek voor
• Je bewaakt de voortgang van acties en dossiers aan de hand van actielijsten
• Je stelt op globale aanwijzing conceptstukken en notities op
• Je fungeert als achtervang voor de ambtelijk secretaris van de DOR en voor de medewerker secretariaat van het BOM
• Je biedt ad-hoc ondersteuning aan werkgroepen van de DOR (agenda’s, verslagen, organisatie)
• Je stemt werkzaamheden af met de voorzitter van de commissie, het dagelijks bestuur en collega-secretarissen

Skills

Nauwkeurigheid

Structuur

Dienstverlenende houding

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Education

Mbo-werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ben jij organisatorisch sterk en hou je ervan om dingen goed te regelen? Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je een vaste commissie van de Departementale Ondernemingsraad (DOR). Je zorgt dat vergaderingen soepel verlopen, acties worden opgevolgd en dat besluiten goed worden vastgelegd. In deze rol leer je van dichtbij hoe medezeggenschap werkt binnen de Rijksoverheid. Je werkt samen met ervaren collega’s en krijgt veel ruimte om te groeien in het vak van ambtelijk secretaris. Je leert hoe bestuurlijke processen lopen, hoe belangen samenkomen en hoe zorgvuldig werken bijdraagt aan een goed functionerende organisatie.

Wat ga je doen

• Je stelt agenda’s op en verzorgt de verslaglegging van commissievergaderingen.
• Je organiseert en bereidt overleg en vergaderingen logistiek voor.
• Je bewaakt de voortgang van acties en dossiers aan de hand van actielijsten.
• Je stelt op globale aanwijzing conceptstukken en notities op.
• Je fungeert samen met collega’s als achtervang voor de ambtelijk secretaris van de DOR en voor de medewerker secretariaat van het BOM.
• Je biedt ad-hoc ondersteuning aan werkgroepen van de DOR (agenda’s, verslagen, organisatie).
• Je stemt werkzaamheden af met de voorzitter van de commissie, het dagelijks bestuur en collega-secretarissen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wat breng je mee?
Je werkt nauwkeurig, houdt van structuur en voelt je verantwoordelijk voor een goed verloop van vergaderingen en afspraken. Je hebt een dienstverlenende houding, communiceert helder en weet ook in drukke periodes overzicht te houden.
Je vindt het leuk om te werken in een bestuurlijke omgeving waar veel mensen en belangen samenkomen. Je bent leergierig, proactief en iemand die graag meedenkt over hoe dingen slimmer of beter kunnen.

Je voldoet aan de volgende functie-eisen

• Mbo-werk- en denkniveau
• Kennis van medezeggenschap (bij voorkeur via VASMO gecertificeerde leergang 1 voor ambtelijk secretarissen, of de bereidheid deze te behalen).
• Ervaring met verslaglegging, administratieve en secretariële werkzaamheden
• Goede beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Inzicht in besluitvormingsprocessen binnen de Rijksoverheid is een pré

Competenties

• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Organisatiesensiteit
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Integriteit
• Zelfontwikkeling
• Stressbestendigheid
• Deskundigheid en onafhankelijkheid

Hier kom je te werken

Meer over Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BD/HDBV/DP&O/BOM)

Waar kom je terecht?
Je gaat aan de slag bij het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM), onafhankelijk ondergebracht bij de directie Personeel en Organisatie (DP&O) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het BOM ondersteunt verschillende ondernemingsraden binnen JenV en draagt bij aan een sterke, professionele medezeggenschap. Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je een vaste commissie van de DOR en werk je in nauwe afstemming met de voorzitter van de commissie, het dagelijks bestuur van de DOR en collega’s van het BOM. Je wordt inhoudelijk geïnstrueerd door de voorzitter van de commissie en legt verantwoording af aan het hoofd van het BOM.
De sfeer binnen het BOM en binnen het ambtelijk secretariaat van de DOR is collegiaal en gericht op samenwerking. Je krijgt de ruimte om te leren, initiatief te nemen en te groeien in je rol. De lijnen zijn kort, de dynamiek is groot en er is veel ruimte voor eigen inbreng.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.