Senior Adviseur Onbeheerde Documentcollecties

Ministerie van Justitie en Veiligheid; Den Haag; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een senior adviseur die tactisch stuurt op trajecten voor onbeheerde documentcollecties binnen het Bestuursdepartement. Je coördineert recordmanagers, begeleidt opschoning, en bevordert DigiJust als primaire werkomgeving.

Daarnaast ontwikkel je diensten en vertaalt beleidsontwikkelingen naar uitvoering. Je weet draagvlak voor verandering te creëren en te vertalen naar concrete trajecten die de informatiehuishouding structureel verbeteren en de

Qualifications

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Goede kennis van informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid.
• Goede kennis van de Archiefwet, Wet open overheid, AVG en aanverwante wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding.
• Goede kennis van project- en/of programmamanagement.

Responsibilities

• Coördineren van de taken van de recordmanagers onbeheerde documentcollecties.
• Opzetten, vormgeven en begeleiden van opschoningstrajecten binnen organisatieonderdelen van het Bestuursdepartement.
• Bevorderen van het gebruik van ons DMS DigiJust als primaire werkomgeving in plaats van netwerkschijven en het adviseren van de organisatie over het wegwerken van digitale archiefachterstanden.
• Bijdragen aan ontwikkeling en optimalisatie van diensten, processen en werkwijzen binnen de dienstverlening.
• Het vertalen van beleidsmatige en organisatorische ontwikkelingen naar de uitvoering van de werkzaamheden.
• Het voorbereiden en uitvoeren van (strategische) vraagstukken en/of beslissingen, o.a. door het opstellen van nota’s, memo’s, plannen van aanpak binnen het Bestuursdepartement en het ondersteunen bij besluitvorming bij de taakorganisaties van JenV.

Skills

Organisatiesensitiviteit

Resultaatgerichtheid

Netwerken

Motiveren

Plannen en organiseren

Mondelinge communicatie

Schriftelijke communicatie

Education

WO werk- en denkniveau

Job description

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt planmatig toe naar een steeds volwassener informatiehuishouding. Tegelijkertijd is de hoeveelheid digitale informatie de afgelopen jaren sterk toegenomen. Binnen het ministerie bevinden zich omvangrijke onbeheerde documentcollecties, met name op netwerkschijven. Om informatie duurzaam toegankelijk, beheersbaar en compliant te houden, zijn gerichte verbeter- en opschoningstrajecten noodzakelijk. Het ministerie zoekt daarom een senior adviseur om tactische aansturing te geven aan trajecten binnen het Bestuursdepartement om onbeheerde documentcollecties op orde te krijgen.

Je belangrijkste taken zijn:

• Coördineren van de taken van de recordmanagers onbeheerde documentcollecties.
• Opzetten, vormgeven en begeleiden van opschoningstrajecten binnen organisatieonderdelen van het Bestuursdepartement.
• Bevorderen van het gebruik van ons DMS DigiJust als primaire werkomgeving in plaats van netwerkschijven en het adviseren van de organisatie over het wegwerken van digitale archiefachterstanden.
• Bijdragen aan ontwikkeling en optimalisatie van diensten, processen en werkwijzen binnen de dienstverlening.
• Het vertalen van beleidsmatige en organisatorische ontwikkelingen naar de uitvoering van de werkzaamheden.
• Het voorbereiden en uitvoeren van (strategische) vraagstukken en/of beslissingen, o.a. door het opstellen van nota’s, memo’s, plannen van aanpak binnen het Bestuursdepartement en het ondersteunen bij besluitvorming bij de taakorganisaties van JenV.

De senior adviseur onbeheerde documentcollecties is de tactische schakel binnen het Bestuursdepartement: je verbindt beleid en uitvoering, prioriteert en regiseert trajecten en zorgt voor een afgestemde aanpak. Je coördineert de werkzaamheden van de recordmanagers in de functiegroep, bewaakt kwaliteit, capaciteit en voortgang en bent een belangrijk aanspreekpunt voor organisatieonderdelen. Deze functionaris weet managementdraagvlak te creëren voor verandering en en vertaalt dit in afstemming met de functiegroep naar concrete trajecten die leiden tot structurele verbetering van de informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid.

In jouw brief horen we graag in max. 400 woorden hoe jij managementdraagvlak hebt gecreërd en teams hebt meegekregen voor verandering. Maak daarin zo SMART mogelijk wat jouw rol, bijdrage en resultaat precies was.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

WO werk- en denkniveau

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Goede kennis van informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid.
• Goede kennis van de Archiefwet, Wet open overheid, AVG en aanverwante wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding.
• Goede kennis van project- en of programmamanagement.

• Organisatiesensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Netwerken
• Motiveren
• Plannen en organiseren
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatie

Hier kom je te werken

Het Dienstencentrum zorgt ervoor dat medewerkers van het bestuursdepartement ongestoord kunnen werken. Centraal staat ondersteuning bij en advisering over verschillende dienstverleningsdomeinen zodat er geen zorgen zijn over ict, inkoop, informatievoorziening, huisvesting, meubilair, catering, post of een schone werkomgeving. Je werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de afdeling Relatie- en Informatiemanagement binnen het Dienstencentrum. Het Dienstencentrum werkt dienstgericht. Er zijn op dit moment zes diensten: Facilitaire werkomgeving, Digitale werkomgeving, Informatiehuishouding, Inkoop en Identity & Accessmanagement. Een dienst is een samenwerkingsverband van collega’s uit verschillende afdelingen en directies om zo over de kolommen heen vanuit verschillende invalshoeken meer samen te werken om de dienstverlening verder te optimaliseren.

Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en Informatiemanagement. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding (voor samenwerken, digitaal vergaderen, vinden van informatie, electronisch ondertekenen, etc.). Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint. Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid. Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom is voor deze functie een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Voor deze vacature is een gerede kandidaat.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.