Interim Executive Assistant

MatchT; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenregeling

Gratis toegang tot voorstellingen

Goede pensioenregeling

8% vakantiegeld

1,65% eindejaarsuitkering

Job summary

Een culturele organisatie in Den Haag is op zoek naar een Executive Assistant die de Algemeen Directeur ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen, en het onderhouden van contacten met interne en externe relaties. De ideale kandidaat heeft een MBO+ werk- en denkniveau, minimaal drie jaar ervaring, en uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Deze rol biedt een dynamische werkomgeving met diverse mogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels.
• Werkt accuraat en zelfstandig, behoudt overzicht onder druk.

Responsibilities

• Beheer de agenda van de directie en ondersteun bij het plannen van afspraken.
• Bereid vergaderingen voor en verzorg notulen.
• Ondersteun bij kantoorprocessen zoals document- en contractbeheer.
• Onderhouden van contacten met interne en externe relaties; professionele ontvangst van bezoekers
• Verzorgen van correspondentie (telefoon, e-mail, post)
• Coördineren kantoorprocessen zoals documentbeheer, contractbeheer en facilitaire zaken
• Plannen van BHV-cursussen en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers
• Behouden van administratieve structuur en archivering van documenten
• Ondersteunen bij aanvragen en interne projecten
• Bewaken van contracten, afspraken en bedrijfsvoorzieningen

Skills

Agendabeheer

Notuleren

Documentbeheer

Procescoördinatie

Communicatieve vaardigheden

Servicegerichtheid

Klantgerichtheid

Initiatief

Plan & organiseren

samenwerken

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Overzicht

Amare is het internationale podium voor muziek en dans, midden in het culturele hart van Den Haag. Stichting Amare is verantwoordelijk voor het beheer en de programmering van dit grootste cultuurgebouw van Nederland, dat ook het huis is van het Residentie Orkest, Nederlands Dans Theater en het Koninklijk Conservatorium. Samen worden de krachten gebundeld.

Omschrijving

Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je werkt gestructureerd, servicegericht en hebt oog voor detail. Jij bent de verbindende factor tussen de directie en de organisatie: je bewaakt de voortgang van processen, zorgt dat afspraken worden nagekomen en bent aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Wie ben jij?

Verantwoordelijkheden

• Directieondersteuning
• Je beheert de agenda van de directie en ondersteunt bij het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen;
• Bereidt vergaderingen voor van het MT, de RvT en diverse andere overleggen, verzendt uitnodigingen en vergaderstukken en verzorgt de notulen;
• Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers;
• Verzorgt correspondentie (telefoon, e-mail, post).

• Office & Kantoororganisatie
• Je zorgt voor een goed georganiseerde en prettige werkomgeving;
• Je coördineert kantoorprocessen zoals documentbeheer, contractbeheer en facilitaire zaken;
• Je plant BHV cursussen in en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers;
• Je bewaakt de administratieve structuur en archivering van documenten;
• Je verzorgt correspondentie en ondersteunt bij aanvragen en interne projecten;
• Je houdt overzicht over contracten, afspraken en bedrijfsvoorzieningen.

Profiel

• Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond;
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je bent vaardig in agendabeheer, notuleren, documentbeheer en procescoördinatie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• Je werkt accuraat, zelfstandig en behoudt het overzicht, ook onder druk;
• Je bent servicegericht, communicatief sterk en beschikt over een positieve, verbindende instelling;
• Je beschikt over sterke competenties op het gebied van samenwerken, betrokkenheid, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, initiatief, plannen & organiseren en schriftelijke communicatie.

Arbeidsvoorwaarden

• Reiskostenregeling en fietsleaseplan;
• Gratis toegang tot voorstellingen en concerten, en de mogelijkheid om iemand mee te nemen;
• Een goede pensioenregeling bij PFZW;
• Een werkplek in een dynamische, culturele omgeving met een diverse groep collega's en een gevarieerd aanbod van activiteiten;
• 8% vakantie geld en 1,65% eindejaarsuitkering.

Op de hoogte blijven

Schrijf je hieronder in en ontvang nieuwe vacatures zodra ze beschikbaar komen in je mailbox!