Interim Directiesecretaresse

High-Quality; Rotterdam; On-site; EUR 83,000 - 96,000; Full time

Benefits offered by this job

65 €/uur incl. reiskosten

Job summary

High-Quality in Rotterdam zoekt een Interim Directiesecretaresse die de directie en het management tijdelijk ondersteunt terwijl de vaste secretaresse afwezig is.

Je beheert agenda's, bewaakt afspraken en deadlines, bereidt vergaderingen voor en verzorgt verslaglegging. Daarnaast handel je correspondentie af, beheer je vertrouwelijke documenten en onderhoud je contacten met stakeholders, inclusief facilitaire taken waar nodig.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en ervaring met secretariële werkzaamheden op bestuurlijk of directie niveau
• 28–32 uur per week beschikbaar
• Klantgericht met politiek inzicht en commerciële instelling

Responsibilities

• Beheren van agenda's, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt voor een efficiënte planning.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, verslaglegging en actielijsten.
• Afhandelen van correspondentie en beheer van vertrouwelijke documenten; onderhouden van interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij diverse overleggen en bijdragen aan administratieve en organisatorische afhandeling van projecten.
• Ondersteunen bij communicatie en het organiseren van bijeenkomsten; schakelen tussen taken en zorgen voor tijdige uitvoering.

Skills

Klantgericht

Politieke verhoudingen

Commercieel ingesteld

Snel eigen maken van taken

Tech-savvy

Plannen en organiseren

Externe communicatie

Education

HBO niveau

Job description

Voor onze opdrachtgever in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Interim Directiesecretaresse die de directie en het management tijdelijk ondersteunt. De vaste secretaresse is momenteel afwezig en zal naar verwachting over enkele weken starten met een geleidelijke re-integratie. Daarom zoeken we iemand die op korte termijn beschikbaar is en gedurende deze periode voor continuïteit zorgt.

Als Interim Directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteun je primair de Algemeen Directeur en CFO op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. beheert agenda's, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt voor een efficiënte planning. Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, stel je agenda's op en verzorg je de verslaglegging, inclusief actie- en besluitenlijsten.

Ook ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van correspondentie, het beheren van vertrouwelijke documenten en het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders. Je biedt secretariële ondersteuning bij diverse overleggen en draagt bij aan de administratieve en organisatorische afhandeling van projecten en andere werkzaamheden. Daarnaast pak je waar nodig facilitaire zaken op en ondersteun je bij communicatie en het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en zorgt ervoor dat zaken tijdig en zorgvuldig worden opgepakt.

Functie-eisen

• Je hebt HBO werk en denkniveau en hebt ervaring met secretariële werkzaamheden op bestuurlijk of directie niveau
• Je bent 28 - 32 uur per week beschikbaar
• Je bent klantgericht, hebt een goed ontwikkeld gevoel voor politieke verhoudingen bent commercieel ingesteld
• Je bent in staat om nieuwe dingen jezelf snel eigen te maken, vooruit te plannen en 'tech savvy'
• Je hebt affiniteit met externe communicatie (presentaties, website, LinkedIn)

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze opdracht zoeken wij een freelancer / zzp’er en geldt een inkooptarief van €65 per uur incl. reiskosten