Interim Directiesecretaresse

High Quality Recruitment; Rotterdam; On-site; EUR 74,000 - 105,000; Part time

Job summary

High Quality (Netherlands) in Rotterdam zoekt een Interim Directiesecretaresse die tijdelijk de directie en het management ondersteunt. De vaste secretaresse is afwezig; de kandidaat zorgt voor continuïteit tijdens de re-integratieperiode.

Je ondersteunt de Algemeen Directeur en CFO op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied: agenda's beheren, afspraken bewaken, vergaderingen voorbereiden en verslaglegging verzorgen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en ervaring met secretariële werkzaamheden op bestuurlijk of directieniveau.
• Beschikbaar 28–32 uur per week.
• Klantgericht met goed ontwikkeld gevoel voor politieke verhoudingen en commercieel ingesteld.
• Snel eigen maken van nieuwe taken, vooruit plannen en technologische kennis tonen.
• Affiniteit met externe communicatie (presentaties, website, LinkedIn).

Responsibilities

• Beheer agenda’s en bewaak afspraken en deadlines.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten; opstellen agenda’s en verslaglegging (actie- en besluitenlijsten).
• Verwerken van correspondentie en beheren vertrouwelijke documenten.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen bij diverse overleggen en projecten; faciliteren van bijeenkomsten en facilitaire zaken.

Skills

Klantgericht

Technische affiniteit

Communicatie

Plannen en organiseren

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Voor onze opdrachtgever in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Interim Directiesecretaresse die de directie en het management tijdelijk ondersteunt. De vaste secretaresse is momenteel afwezig en zal naar verwachting over enkele weken starten met een geleidelijke re-integratie. Daarom zoeken we iemand die op korte termijn beschikbaar is en gedurende deze periode voor continuïteit zorgt.

Als Interim Directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteun je primair de Algemeen Directeur en CFO op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. beheert agenda’s, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt voor een efficiënte planning. Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, stel je agenda’s op en verzorg je de verslaglegging, inclusief actie- en besluitenlijsten.

Ook ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van correspondentie, het beheren van vertrouwelijke documenten en het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders. Je biedt secretariële ondersteuning bij diverse overleggen en draagt bij aan de administratieve en organisatorische afhandeling van projecten en andere werkzaamheden. Daarnaast pak je waar nodig facilitaire zaken op en ondersteun je bij communicatie en het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en zorgt ervoor dat zaken tijdig en zorgvuldig worden opgepakt.

• Je hebt HBO werk en denkniveau en hebt ervaring met secretariële werkzaamheden op bestuurlijk of directie niveau
• Je bent 28 - 32 uur per week beschikbaar
• Je bent klantgericht, hebt een goed ontwikkeld gevoel voor politieke verhoudingen bent commercieel ingesteld
• Je bent in staat om nieuwe dingen jezelf snel eigen te maken, vooruit te plannen en 'tech savvy'
• Je hebt affiniteit met externe communicatie (presentaties, website, LinkedIn)

Voor deze opdracht zoeken wij een freelancer / zzp’er en geldt een inkooptarief van €65 per uur incl. reiskosten