Interim coördinator bedrijfsvoering (0,6-0,8 fte)

Leiden University; Leiden; Hybrid; EUR 41,000 - 64,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantietoeslag 8%

Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden

Flexibele arbeidsvoorwaarden (keuzemod

Hybride werken mogelijk

Job summary

Sterrewacht Leiden zoekt een interim coördinator bedrijfsvoering die de financiën en HR-onderwerpen ondersteunt binnen het universiteitsinstituut. Je werkt nauw samen met de operationeel directeur en de facultaire controller.

Transitieperiode met 0,6–0,8 fte voor 6–9 maanden, start 1 december 2026, met een flexibele hybride werkomgeving en een salaris volgens cao Nederlandse Universiteiten.

Qualifications

• Een afgeronde academische opleiding, bij voorkeur bèta-wetenschap.
• Ervaring met begrotingen en managementrapportages.
• Sterk analytisch vermogen en cijfermatig inzicht.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels (schrift en spreken).

Responsibilities

• Opstellen meerjarenbegroting en periodieke managementrapportages.
• Beheer van universitaire projecten en subsidieverwerking.
• Beantwoorden van financiële vragen en FAQ bijwerken.
• Uitvoeren van financiële werkzaamheden zoals declaraties en facturen.
• Ondersteunen van het ERP-systeem AFAS en HR-gerelateerde processen.
• Administratieve ondersteuning van Stichting Leids Kerkhoven-Bosscha Fonds.

Skills

Analytisch vermogen

Cijfermatig inzicht

Excel vaardigheden

ERP-ervaring AFAS

Taalvaardigheid NL/EN

Education

Academische opleiding

Tools

AFAS ERP

Job description

Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die energie krijgt van het ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek en onderwijs? Wil je bijdragen aan internationaal toonaangevend sterrenkundig onderzoek door de Sterrewacht te ondersteunen op de domeinen financiën en HR? Dan is deze functie bij Sterrewacht Leiden mogelijk iets voor jou.

Let op: het betreft een tijdelijke aanstelling in verband met vervanging tijdens zwangerschaps- en ouderschapsverlof.

Dit ga je doen

Als interim coördinator bedrijfsvoering ben je betrokken bij verschillende operationele processen binnen het instituut. Je hoofdtaken liggen op het gebied van financiën en je ondersteunt daarnaast de operationeel directeur bij onderwerpen zoals HR en (proces)verbetering. Je werkt nauw samen met de research finance officer en andere collega’s binnen de bedrijfsvoering van de Sterrewacht.

• Het opstellen van de meerjarenbegroting en het verzorgen van periodieke managementrapportages, in nauwe samenwerking met de operationeel directeur van de Sterrewacht en de facultaire controller.
• Financieel beheer van diverse universitaire projecten, in nauwe samenwerking met de operationeel directeur.
• Het beantwoorden van (financiële) vragen vanuit het instituut en het beheren/actualiseren van de FAQ-pagina.
• Het uitvoeren van overige financiële werkzaamheden, zoals verrekeningen met andere instituten, het goedkeuren van declaraties en facturen, en de afhandeling van toegekende subsidies van stichtingen en fondsen.
• Het ondersteunen van collega’s bij taken in het universitaire ERP-systeem (AFAS).
• Administratieve ondersteuning van Stichting Het Leids Kerkhoven-Bosscha Fonds.
• Het ondersteunen van verbeterprocessen binnen de bedrijfsvoering, inclusief HR-gerelateerde werkzaamheden zoals werving & selectie, registratie/onboarding van nieuwe medewerkers en informatievoorziening.

Hier ga je werken

De Sterrewacht Leiden is het sterrenkundig instituut van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden. Met een rijke historie en een vooraanstaande rol in de internationale sterrenkunde, bieden wij een dynamische werkomgeving waar grensverleggend onderzoek en hoogwaardig onderwijs samenkomen. Ons onderwijsprogramma omvat zowel een bachelor als masteropleiding, aangevuld met een gerenommeerd PhD-programma. Met meer dan 160 toegewijde medewerkers zetten we ons in voor academische innovatie en een hechte, inclusieve gemeenschap waar iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Meer informatie over Sterrewacht Leiden kun je hier vinden: https://www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen/sterrenkunde.

Sterrewacht Leiden maakt deel uit van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen, een faculteit waar nieuwsgierigheid, samenwerking en wetenschappelijke impact centraal staan. Medewerkers en studenten werken in een dynamische internationale omgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling, initiatief en interdisciplinair samenwerken.

Dit breng je mee

Je bent analytisch, zorgvuldig en servicegericht, met oog voor processen en voor de behoeften van een onderzoeksinstituut. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen.

• Een afgeronde academische opleiding, bij voorkeur met affiniteit met de (bèta)wetenschap.
• Ervaring met het opstellen en bewaken van begrotingen en met financiële- en managementrapportages.
• Gedrevenheid om vanuit de bedrijfsvoering bij te dragen aan de kerntaken van het instituut.
• Sterk analytisch vermogen en cijfermatig inzicht.
• Goede vaardigheden in Excel; ervaring met ERP-systemen (bijv. AFAS) is een pré.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk).

Dit bieden we je

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 24–12 uur per week (0,6–0,8 fte) voor de periode van minimaal 6 tot maximaal 9 maanden. De beoogde startdatum is 1 december 2026.

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.706 en maximaal € 5.760 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10).

Daarnaast biedt de Universiteit Leiden aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Ruime opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Flexibele arbeidsvoorwaarden via een keuzemodel.
• De mogelijkheid om in overleg deels hybride (deels vanuit huis) te werken.

Dit vinden wij belangrijk

De Universiteit Leiden streeft naar een inclusieve gemeenschap waarin alle studenten en medewerkers zich welkom, gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Diversiteit in perspectieven en ervaringen verrijkt ons onderwijs en onderzoek en draagt bij aan een inspirerende academische werkomgeving.

Vragen over de functie kunnen worden gesteld aan Dennis Janssen, operationeel directeur Sterrewacht, via [e-mail].

Sluitingsdatum

5 oktober 2026