Coördinator International Office

Universiteit Leiden; Netherlands; Remote; EUR 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop van de universiteit

Reiskostenvergoeding OV

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen ABP

Sabbatical mogelijk

Thuiswerken mogelijk

Job summary

Universiteit Leiden zoekt een communicatieve en energieke coördinator voor het Science International Office van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen. Je bent het eerste aanspreekpunt binnen de afdeling en beheert contacten met buitenlandse partneruniversiteiten en loopt voorop in mobiliteitsprojecten.

Je werkt samen met collega’s, geeft voorlichting aan studenten en zorgt voor een soepele afhandeling van afspraken en administratieve processen.

Qualifications

• Minimaal HBO denk- en werkniveau.
• Uitstekende beheersing van Nederlands in woord en schrift.
• Goede Engelse communicatie is vereist.

Responsibilities

• Onderhoudt contacten met partneruniversiteiten en adviseert over mogelijkheden van nieuwe overeenkomsten.
• Beheert partnerovereenkomsten.
• Maakt voorstellen en voert plannen uit ter bevordering van studentenmobiliteit in samenwerking met collega’s.
• Behartigt faculteitsbelangen omtrent studentenmobiliteit in overleg en projectgroepen.
• Draagt bij aan studentenvoorlichting tijdens de International Experience Week.

Skills

Interculturele communicatie

Nederlandse taal

Engelse taal

Organisatorische vaardigheden

Education

HBO-niveau

Job description

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

Voor het Science International Office van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen zoeken we een communicatieve en energieke coördinator.Word jij ons nieuwe aanspreekpunt voor vragen over studentenmobiliteit en andere internationaliseringsvraagstukken?

Als coördinator ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen de afdeling en de faculteit.

• Je onderhoudt de contacten met de partneruniversiteiten in het buitenland en adviseert opleidingen over de mogelijkheden van het afsluiten van nieuwe overeenkomsten.
• Je beheert de partnerovereenkomsten.
• Je maakt voorstellen voor en voert plannen uit ter bevordering van de studentenmobiliteit in samenwerking met collega’s.
• Je behartigt de belangen van de faculteit met betrekking tot studentenmobiliteit in universitaire overleggen en projectgroepen.

Samen met jouw collega bij het International Office beheer je de gezamenlijke mailboxen en draai je een paar keer per week spreekuren voor studenten.

• Je geeft voorlichting aan studenten over de mogelijkheden van studeren in het buitenland tijdens de jaarlijkse International Experience Week, en waar gevraagd bij de opleidingen van onze faculteit.

Hier ga je werken

Het Science International Office geeft advies aan Leidse studenten die naar het buitenland willen voor studie, stage of een research project. Ook onze opleidingen kunnen hier terecht met vragen. Daarnaast is het Science International Office het eerste aanspreekpunt voor internationale studenten die naar Leiden komen voor een uitwisseling of volledige opleiding.

Het team bestaat op dit moment uit een coördinator, een medewerker en een student-assistent. Vanwege het vertrek van de coördinator zijn we op zoek naar een vervanger.

Het Science International Office is onderdeel van de facultaire afdeling Science Onderwijs- en Studentenzaken (SOSZ), die de onderwijsorganisatie van de gehele faculteit ondersteunt en faciliteert. Allerlei onderwijsgerelateerde vraagstukken komen in deze afdeling samen. SOSZ bevat naast het International Office ook de facultaire teams Skills, Career Service, Teacher Support Desk, roosterbureau, functioneel beheer en de studentenadministratie.

Nieuwsgierigheid en passie voor onderwijs en de wetenschap is wat onze mensen verbindt: we willen weten, begrijpen, duiden en creëren. Onze missie is het verzorgen van excellent onderwijs en onderzoek vanuit de volle breedte van de bètawetenschappen waarmee we bijdragen aan oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen. Onze acht instituten, van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen vormen samen met het Lorentz Center en de Hortus botanicus de ruggengraat van onze faculteit en zijn sterk met elkaar verbonden.

We werken in een veilige, stimulerende en internationale omgeving waar met plezier en passie wordt gewerkt en gestudeerd en waar het leggen van verbindingen en samenwerken, binnen én buiten de faculteit vanzelfsprekend is. Bij de faculteit werken meer dan 2700 medewerkers en er studeren ruim 6000 studenten in negen bachelor-, en vijftien masteropleidingen. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders, dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Minimaal HBO denk- en werkniveau
• Goed ontwikkelde interculturele communicatieve en sociale vaardigheden voor de omgang met studenten en aandacht voor hun behoeften
• Ervaring met organisatorische werkzaamheden en planmatig en procesmatig werken. Dit betreft zowel het praktische uitvoeren, als meer overstijgende taken zoals overzicht bewaren en de werkzaamheden in een breder perspectief plaatsen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift
• Werkervaring op het gebied van internationalisering is een pre
• Ervaring met studeren in het buitenland is een pre

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;

Een salaris tussen €3873 - €5264,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 09);

Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;

Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.

Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;

Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;

Als de werkzaamheden het toelaten is enkele dagdelen per week thuiswerken mogelijk;

Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Anne-Martine Gielis, Teamleider Student Services, [e-mail] . Sluitingsdatum 12 oktober 2026.

Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.

• Je woont in en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Faculteit / Eenheid: de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen