Stagecoördinator & projectsecretaris High-Tech Innovation (HTI)

Universiteit Leiden; Leiden; Hybrid; EUR 41,000 - 64,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Laptop en telefoon van de universiteit

Reiskosten OV

Job summary

Universiteit Leiden zoekt een Stagecoördinator & projectsecretaris HTI om HTI-stageketen te coördineren en dagelijks onderwijslogistiek en communicatie te verzorgen. Je werkt nauw samen met programmamanager Beethoven & hightech en diverse onderwijs- en externe partners.

De functie vraagt organisatorisch talent, ervaring met onderwijsprocessen en Engels in woord en schrift; het betreft een deeltijdfunctie (0,6/0,8 fte) met mogelijk hybride werken en een contract tot 31 december 2029.

Responsibilities

• Stagecoördinatie: coördineren en ontwikkelen van HTI-stageketen, relatiebeheer, matching, stageovereenkomsten en administratie.
• Projectsecretaris: organiseren van onderwijslogistiek, communicatie en evenementen (voorlichtingsbijeenkomsten, wervingsactiviteiten, alumni-/industriedag).

Job description

Stagecoördinator & projectsecretaris High-Tech Innovation (HTI) Beschrijving van de vacature Stagecoördinator & projectsecretaris High-Tech Innovation (HTI) Vacature ID: 16891 Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies Aanstellingsomvang in uren min: 24 Aanstellingsomvang in uren max: 32 Standplaats: Leiden Sluitingsdatum: 8 oktober 2026

High-Tech Innovation (HTI) is een (nieuwe) masterspecialisatie voor studenten Physics, Astronomy, Mathematics, Chemistry en Computer Science die is gestart in september 2026 en die toekomstige onderzoekers in de industrie (researchers for industry) opleidt.

Als onderdeel van deze specialisatie zijn stages de brug tussen de collegezaal en de hightechpraktijk. In de rol van stagecoördinator & projectsecretaris HTI verbind je studenten, opleidingen en bedrijven met elkaar en help je mee aan de verdere ontwikkeling van de specialisatie.

Dit ga je doen

Als stagecoördinator & projectsecretaris HTI ontwikkel, beheer en coördineer je de stageprocessen en de (daaraan) gerelateerde onderwijsondersteunende processen van de masterspecialisatie High-Tech Innovation. Én je draagt zorg voor de dagelijkse organisatie van de specialisatie. Je bent de spil tussen studenten, de onderwijsafdelingen en bedrijven; afhankelijk van het moment in het jaar vormt tijdelijk het ene of het andere onderdeel van je takenpakket het zwaartepunt van je werkzaamheden. Je werkt daarbij nauw samen met de programmamanager Beethoven & hightech, de penvoerende opleidingsdirecteur, het onderwijsbureau van het penvoerend instituut (momenteel LION/Natuurkunde), studieadviseurs, opleidingscoördinatoren, collega’s die zich met externe betrekkingen bezighouden, en de externe partners die stageplaatsen aanbieden.

Stagecoördinatie

• Je bent zelfstandig verantwoordelijk voor de coördinatie en verdere ontwikkeling van de HTI-stageketen, van relatiebeheer en stagewerving tot matching, overeenkomstbeheer, monitoring en evaluatie. Je jaagt de verdere ontwikkeling van de studentenstageservice aan binnen de faculteit. De focus ligt daarbij primair op HTI, in samenwerking met relevante collega’s, met een mogelijke toekomstige verbreding naar een bredere facultaire inbedding van de stagecoördinatie. Je ontwikkelt, in samenwerking met de relevante betrokkenen binnen de faculteit, een werkwijze voor het stakeholdermanagement en de administratie van de stages van HTI en bent dagelijks aanspreekpunt voor de studenten en externe stagepartners. Je ontwikkelt en beheert een database van externe samenwerkingspartners (bedrijven en organisaties) waar studenten stage kunnen lopen of waarmee vakgerelateerde contacten bestaan.
• Je legt de eerste contacten met geïnteresseerde partijen en benadert hen periodiek (bijvoorbeeld minimaal tweemaal per jaar) om de samenwerking te versterken en te evalueren.
• Je ondersteunt studenten bij het zoeken naar een stage. Voor de voorbereiding van hun sollicitatiemateriaal wijs je hen de weg naar het bestaande aanbod, zoals dat van de Science Career Service, en stem je nauw af met je collega’s binnen SOSZ.
• Je voert intakegesprekken met studenten en toetst of een voorgestelde stageopdracht qua inhoud en niveau aansluit bij de eindtermen van de specialisatie.
• Je beheert en verwerkt de stageovereenkomsten en de overige administratieve aspecten van stages, zodat de afspraken tussen studenten, bedrijven en de universiteit efficiënt en zorgvuldig worden afgehandeld, en je rapporteert periodiek aan interne en externe betrokkenen over de voortgang en de resultaten van stages en externe samenwerkingen.

Projectsecretaris

• Je draagt bij aan de dagelijkse organisatie, de doorontwikkeling, de onderwijslogistiek (roostering, vakadministratie, inschrijvingen en aanverwante processen) en de communicatie van de specialisatie. Je bent hierin de rechterhand van de projectleider.
• Je bent medeorganisator van evenementen, voorlichtingsbijeenkomsten, wervingsactiviteiten en een periodieke alumni- en/of industriedag.

Hier ga je werken

Nieuwsgierigheid en passie voor de wetenschap is wat onze mensen verbindt: we willen weten, begrijpen, duiden en creëren. Onze missie is het verzorgen van excellent onderwijs en onderzoek vanuit de volle breedte van de bètawetenschappen waarmee we bijdragen aan oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen. Onze acht instituten, van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen vormen samen met het Lorentz Center en de Hortus botanicus de ruggengraat van onze faculteit en zijn sterk met elkaar verbonden. We werken in een veilige, stimulerende en internationale omgeving waar met plezier en passie wordt gewerkt en gestudeerd en waar het leggen van verbindingen en samenwerken, binnen én buiten de faculteit vanzelfsprekend is. Bij de faculteit werken meer dan 2700 medewerkers en er studeren ruim 6000 studenten in negen bachelor-, en vijftien masteropleidingen. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Je functie is ondergebracht bij de facultaire dienst Science Onderwijs- en Studentenzaken (SOSZ); daar ligt ook je formele aansturing. Inhoudelijk word je aangestuurd door de programmamanager Beethoven & hightech, omdat HTI op dit moment de belangrijkste uitvoeringslijn van het project Beethoven is. Bij de start maken jullie samen een heldere rolverdeling. Voor de dagelijkse onderwijsuitvoering werk je nauw samen met de opleidingsdirecteur en het onderwijsbureau van het penvoerend instituut (momenteel LION/Natuurkunde). Het doel is dat we samen met jou het HTI-programma laten uitgroeien tot een programma met 100–200 masterstudenten per jaar. De functie draagt bij aan de doelstellingen van het nationale en regionale project Beethoven (Zuid-Holland), dat tot en met 2029 loopt.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je bent een organisatietalent met uitstekende netwerkvaardigheden.
• Je hebt affiniteit met zowel organisatorische als administratieve taken. Je hebt werkervaring in het hoger onderwijs, werkervaring in een bèta-omgeving is een pré. Je hebt ervaring met de coördinatie van onderwijsprocessen, ervaring met stagecoördinatie is een pré.
• Je beheerst het Engels uitstekend in woord en geschrift; het onderwijs en het contact met studenten en bedrijven verlopen grotendeels in het Engels.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 0,6/0,8 fte (met voorkeur 0.8FTE) tot en met 31 december 2029. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; Een salaris tussen €3706 - €5760,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 10); Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP; Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken; Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
• Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling; Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk; Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.