Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist

Bright-Professionals; Den Haag; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

ZZP mogelijk

Job summary

Provincie Zuid-Holland zoekt een Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist. Je toetst migraties en bewaartermijnen, bewaakt correcte indeling van onderhanden werk en archiefinformatie, en zorgt voor verantwoording van vernietiging.

Je werkt aan archiveringslijsten, transforms en dossiers op basis van de selectielijst en MDTO, en levert advies over AVG-bevindingen en beveiligde mappen. Startdatum 04-01-2027, 32–36 uur per week, ZZP mogelijk.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde wo-opleiding in bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met archiefbeheer, metadatatermijnen en digitale migraties.
• Bekend met AVG/GDPR, Archiefwet en MDTO.
• Ervaring met opstellen van richtlijnen voor schoningsaanpak en verrijking van metadata.
• Sterke adviesvaardigheden en vermogen tot samenwerking met O-teams en provinciearchivaris.

Responsibilities

• Toets per migratie de scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
• Beoordeel archiveringslijsten, transformaties, mappings en dossiersoorten op basis van selectielijst en MDTO.
• Zorg voor juiste identificatie van te vernietigen documenten en bewaartermijnen.
• Adviseer over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Beoordeel en optimaliseer business rules, schoningsregels en migratiescenario’s.
• Stel richtlijnen op voor de schoningsaanpak en metadata-verrijking.

Skills

Zorgvuldigheid

Prioriteiten stellen

Adviesvaardigheden

Teamspeler

Onder tijdsdruk presteren

Scheiden van archiefprocessen

Education

WO-opleiding in bedrijfseconomie / informatiekunde

Job description

Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist. Als informatiebeheer specialist toets je bij iedere migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Je bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Ook zorg je ervoor dat te vernietigen informatie aantoonbaar wordt geïdentificeerd en verantwoord.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je toetst per migratie de scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
• Je beoordeelt archiveringslijsten, transformaties, mappings en dossiersoorten aan de hand van de selectielijst en MDTO.
• Je zorgt voor een juiste identificatie van te vernietigen documenten en de bijbehorende bewaartermijnen.
• Je beoordeelt uitzonderingen volgens de afgesproken aanpak en adviseert over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Je toetst en optimaliseert business rules, schoningsregels en migratiescenario’s op basis van de migratiepraktijk.
• Je stelt richtlijnen op voor de schoningsaanpak, waaronder uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Je beoordeelt migratierapportages en audittrails op naleving van de Archiefwet en ISO 27001.
• Je bereidt de verantwoording aan de provinciearchivaris voor, met onderbouwing van te archiveren informatie, onderhanden werk, vernietigingsvoorstellen en uitzonderingen.
• Je draagt bij aan consistente lijstproducten op basis van één onderliggend gegevensmodel.
• Je legt lessen uit migraties vast als input voor volgende versies van het draaiboek.

Wanneer is een migratie geslaagd?

Je draagt eraan bij dat informatie volgens het archiefbeleid en de selectielijst wordt geschoond, onderhanden werk en archiefinformatie op de juiste plek en in de juiste structuur terechtkomen, metadata volgens de schoningsaanpak en MDTO worden verrijkt en vernietiging en uitzonderingen aantoonbaar worden verantwoord in de audittrail.

Werkzaamheden

• Je toetst migratieproducten op de vastgelegde momenten in het runbook en draaiboek en geeft inhoudelijk akkoord.
• Je adviseert O-teams en het migratieteam over archiefinhoudelijke vraagstukken.
• Je beoordeelt en actualiseert business rules, schoningsregels en migratiescenario’s en legt noodzakelijke wijzigingen vast.
• Je signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en de praktische uitvoering uiteenlopen en stelt werkbare oplossingen voor.
• Je bewaakt de naleving van ISO 27001 bij de verwerking en verantwoording van migraties.
• Je werkt samen met de technisch specialist om naleving van business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
• Je werkt samen met informatiebeheer en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
• Je neemt deel aan de sprintrituelen.

Jouw profiel

• Je werkt zorgvuldig en vormt ook onder tijdsdruk een goed onderbouwd oordeel.
• Je kunt prioriteiten stellen en onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk noodzakelijk is en wat wenselijk is.
• Je vertaalt archiefrechtelijke vereisten naar een praktische en uitvoerbare werkwijze.
• Je beschikt over sterke adviesvaardigheden en kunt schakelen met O-teams, IDV en de provinciearchivaris.
• Je bent vasthoudend wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan.
• Je bent een teamspeler en werkt prettig samen met collega’s en andere projecten.

Over het programma

De organisatie werkt aan een omvangrijk programma voor de digitale transformatie. Het programma richt zich op duurzaam en toegankelijk informatiebeheer, goede sturing op data en informatie en het structureel benutten van data in het werk. Daarbij zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht. Een belangrijk onderdeel is dat medewerkers de nieuwe werkwijzen goed kunnen toepassen en borgen.

Over Schoning & Migratie

Binnen het programma worden informatiesystemen ingericht volgens de Archiefwet en de MDTO-standaard. M365 Teams ondersteunt het dagelijkse werk en CALS vervult de archieffunctie. Je helpt informatie uit bestaande systemen en opslaglocaties te schonen, herstructureren en verrijken met metadata, zodat deze op de juiste plek kan worden ondergebracht. Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en brede toepassing van een geautomatiseerde migratieaanpak.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde wo-opleiding in bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of een vergelijkbare richting.
• Je hebt minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je hebt als informatiebeheerspecialist aantoonbare ervaring met het toepassen van actuele wet- en regelgeving rond archivering, metadatering en de inrichting van zaaksystemen, zoals de AVG/GDPR, de Archiefwet en MDTO.
• Je hebt in de afgelopen tien jaar bij minimaal twee opdrachten voor een (semi-)overheidsorganisatie aantoonbare ervaring opgedaan met het opsporen, verzamelen en ordenen van ongestructureerde informatie, zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven, in dossiers.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed.

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 04-01-2027
• Opleidingsniveau WO