Head of ******* Everything aka Office Manager

Welcomeinthelab; Veghel; Remote; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Phantom'sLab zoekt een proactieve supportmedewerker die dagelijks zorgt voor een warm welkom, orde en structuur binnen een snelgroeiende organisatie. Je bewaakt administratie en dossiers, regelt onboarding voor nieuwe collega's en onderhoudt een vlekkeloze kantooromgeving.

Je ziet dingen voordat anderen ze vragen, schakelt snel en houdt overzicht bij drukte en veranderingen. Een stevige hands-on mentaliteit en flexibiliteit passen perfect bij onze cultuur.

Qualifications

• Je ziet dingen voordat anderen ze zien en pakt ze proactief op.
• Je bewaakt administratie, contracten en dossiers met overzicht.
• Je zorgt voor een soepele onboarding en een ordelijke werkplek.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en leveranciers.
• Beheer van administratie, contracten en digitale dossiers.
• Zorg voor een nette, geordende kantoor- en facilitaire omgeving.
• Zorg voor onboarding van nieuwe collega’s en drukte in de organisatie managen.

Skills

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Job description

Functie omschrijving

Bij Phantom'sLab bouwen we software die organisaties helpt hun medewerkers weerbaarder te maken tegen cyberdreigingen. Geen saaie e-learning, maar cybersecurity awareness waar mensen daadwerkelijk slimmer én veiliger van worden. Om dat mogelijk te maken, moeten onze legends kunnen doen waar zij goed in zijn. Onze developers bouwen software. Onze salescollega's winnen klanten. Onze founders bouwen aan de toekomst. Jij bouwt de omgeving waarin zij iedere dag kunnen shinen.

Jij ziet dingen voordat anderen ze zien. Regelt zaken voordat iemand erom vraagt. En krijgt energie van structuur brengen in een omgeving die iedere week weer verandert. Eén eigenschap is daarom onmisbaar: proactiviteit. Zie jij zelf wat er moet gebeuren én kun je net zo makkelijk schakelen als iemand je vraagt iets op te pakken? Mooi. Wij zoeken iemand die initiatief neemt, maar ook gewoon de handen uit de mouwen steekt als er iets op zijn of haar bord komt.

Waarom deze functie?

Wij groeien hard. Dat betekent veel vrijheid, veel kansen maar zeker ook orde brengen in de chaos. Daar voel jij je juist prettig bij. Wij zoeken iemand die eigenaarschap neemt. Iemand die vooruitdenkt. Iemand waarvan collega's zich over een paar maanden afvragen: "Hoe deden we dit eigenlijk voordat jij er was?"

Hoe maak jij iedere dag het verschil?

• Firewall of the Office
  Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en leveranciers. Dankzij jou voelt iedereen zich welkom.
• Keeper of Order
  Je bewaakt administratie, contracten en digitale dossiers. Jij brengt overzicht in een snelgroeiende organisatie.
• Launch Controller
  Nieuwe collega's starten met een glimlach, omdat hun werkplek, laptop, accounts en onboarding strak geregeld zijn.
• Zero Downtime Officer
  Van kantoorbenodigdheden tot facilitaire zaken en hardware: jij voorkomt problemen voordat iemand ze merkt.
• Chief Vibe Officer
  Rondje lopen, connecten en af en toe voor kantoorpsycholoog spelen.
• Experience Creator
  Van teamuitjes en vrijdagmiddagborrels tot klantdagen, beurzen en productlanceringen. Jij helpt mee om interne én externe events tot in de puntjes te organiseren. Want of het nu collega's, klanten of partners zijn: jij zorgt dat iedereen Phantom op zijn best ervaart.

En eerlijk?

Waarschijnlijk bedenken we óf jijzelf over drie maanden weer nieuwe verantwoordelijkheden. Dat is precies waarom deze functie zo leuk is.

Wie ben jij?

Jij bent een mensenmens pur sang. Extravert, sociaal, energiek en met een flinke dosis joie de vivre. Het werkgeluk van je collega's staat voor jou op één. Jij voelt aan wat er speelt, maakt makkelijk contact en zorgt ervoor dat mensen graag naar kantoor komen.

Tegelijkertijd ben je een regelaar. Je ziet werk voordat iemand erom vraagt, denkt vooruit en krijgt dingen voor elkaar. Je houdt overzicht als het druk wordt en durft ook gewoon nee te zeggen. Want behulpzaam zijn betekent niet dat je iedere muis zelf hoeft te bestellen.