Head of * Everything aka Office Manager

Phantom'sLab; Veghel; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Phantom'sLab zoekt een hands-on Office & Operations coördinator die zorgt voor een vlotte werking van het kantoor. Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers en bezoekers, bewaakt contracten en digitale dossiers en regelt onboarding en werkplek setup.

Met jouw organisatietalent houd je overzicht in een snelgroeiende tech-omgeving. Je communiceert duidelijk in NL en Engels, werkt graag samen en zorgt dat niemand zonder de juiste tools werkt.

Qualifications

• Je hebt uitstekende sociale vaardigheden en kun van meerdere stakeholders overzicht houden.
• Je werkt gestructureerd, proactief en behoudt overzicht in een snelle organisatie.
• Goede beheersing van Nederlands; basis Engels is welkom.

Responsibilities

• Beheer van kantooradministratie, contracten en dossiers.
• Regie over onboarding en HR-gerelateerde processen.
• Organiseren van interne en externe evenementen en offsite activiteiten.
• Zorgen voor een soepele werkplek: hardware, accounts en workspace.
• Onderhouden contact met leveranciers en facilitaire partners.

Skills

People skills

Organizational

Dutch language

English good

Tools

Office 365

Job description

Welke petten draag jij?

Bij Phantom'sLab bouwen we software die organisaties helpt hun medewerkers weerbaarder te maken tegen cyberdreigingen. Geen saaie e-learning, maar cybersecurity awareness waar mensen daadwerkelijk slimmer én veiliger van worden. Om dat mogelijk te maken, moeten onze legends kunnen doen waar zij goed in zijn. Onze developers bouwen software. Onze salescollega's winnen klanten. Onze founders bouwen aan de toekomst. Jij bouwt de omgeving waarin zij iedere dag kunnen shinen.

Waarom deze functie?

Wij groeien hard. Dat betekent veel vrijheid, veel kansen maar zeker ook orde brengen in de chaos. Daar voel jij je juist prettig bij. Wij zoeken iemand die eigenaarschap neemt. Iemand die vooruitdenkt. Iemand waarvan collega's zich over een paar maanden afvragen: "Hoe deden we dit eigenlijk voordat jij er was?"

Hoe maak jij iedere dag het verschil?

Firewall of the Office

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en leveranciers. Dankzij jou voelt iedereen zich welkom.

Keeper of Order

Je bewaakt administratie, contracten en digitale dossiers. Jij brengt overzicht in een snelgroeiende organisatie.

Launch Controller

Nieuwe collega's starten met een glimlach, omdat hun werkplek, laptop, accounts en onboarding strak geregeld zijn.

Zero Downtime Officer

Van kantoorbenodigdheden tot facilitaire zaken en hardware: jij voorkomt problemen voordat iemand ze merkt.

Chief Vibe Officer

Rondje lopen, connecten en af en toe voor kantoorpsycholoog spelen.

Experience Creator

Van teamuitjes en vrijdagmiddagborrels tot klantdagen, beurzen en productlanceringen. Jij helpt mee om interne én externe events tot in de puntjes te organiseren. Want of het nu collega's, klanten of partners zijn: jij zorgt dat iedereen Phantom op zijn best ervaart.

En eerlijk?

Waarschijnlijk bedenken we óf jijzelf over drie maanden weer nieuwe verantwoordelijkheden. Dat is precies waarom deze functie zo leuk is.

Jouw gameplan

En toch loopt het anders

• 30% Office & Operations
• 25% Planning & Administratie
• 15% Interne & Externe Events
• 15% Onboarding
• 10% IT & Faciliteiten
• 5% Verbeteringen

Wie ben jij?

Jij bent een mensenmens pur sang. Extravert, sociaal, energiek en met een flinke dosis joie de vivre. Het werkgeluk van je collega's staat voor jou op één. Jij voelt aan wat er speelt, maakt makkelijk contact en zorgt ervoor dat mensen graag naar kantoor komen.

Tegelijkertijd ben je een regelaar. Je ziet werk voordat iemand erom vraagt, denkt vooruit en krijgt dingen voor elkaar. Je houdt overzicht als het druk wordt en durft ook gewoon nee te zeggen. Want behulpzaam zijn betekent niet dat je iedere muis zelf hoeft te bestellen.

Jouw skills

• Een diploma... of niet. Wij vinden jouw persoonlijkheid belangrijker. Heb jij een achtergrond in hospitality, hotellerie of eventmanagement? Dan worden we daar stiekem wel heel enthousiast van
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en je hebt bewezen dat jij een echte regelaar bent
• Je ziet werk liggen en pakt het op. Niet lullen, maar poetsen
• Je houdt moeiteloos overzicht, ook als er tien dingen tegelijk gebeuren
• Hackers geven ook niet op. Jij dus ook niet. Linkoms of rechtsom jij krijgt het geregeld!
• Je communiceert makkelijk in het Nederlands én redt je prima in het Engels
• Je voelt je thuis in Office 365 en maakt nieuwe software jezelf snel eigen
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar en beschikt over eigen vervoer