Griffiemedewerker

Gemeente Huizen; Huizen; Hybrid; EUR 37,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Telefoon en laptop

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Individueel keuzebudget

Thuiswerken mogelijk

Summerschool en opleidingen

Job summary

Gemeente Huizen zoekt een griffiemedewerker die sinds kort verantwoordelijk is voor de organisatie van alle raads- en commissievergaderingen en het beheren van de bijbehorende systemen en stukken. Je bewaakt de besluitvorming en zorgt voor een vlekkeloze smooth werking van de griffie.

Je werkt deels thuis, maar op woensdag en donderdag ben je op het gemeentehuis. Het team bestaat uit de griffier, raadsadviseur en andere griffiemedewerkers; samenwerking en nauwkeurigheid staan hoog in het vaandel.

Qualifications

• MBO-niveau en een opleiding afgerond in de richting van organisatie of administratie, gecombineerd met 2 jaar relevante werkervaring.
• De bereidheid om de opleiding Commissiegriffier te volgen.
• Het vermogen om snel inzicht te krijgen in de processen binnen onze griffie en de gemeentelijke organisatie.

Responsibilities

• Je stelt agenda’s op en beheert stukken in de raadsinformatiesysteem/vergaderapplicatie.
• Je reserveert zalen en regelt catering, en stelt de vergaderkalender op.
• Je beheert het raadsinformatiesysteem en kent rechten toe aan gebruikers.
• Je legt toezeggingen van het college en adviezen van de commissie vast.
• Je ondersteunt de commissievoorzitter bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen.
• Je bent een klankbord voor ambtelijke collega’s en adviseert hen over procedures en instrumenten.
• Je werkt flexibel en ook avonden kan je inzetbaar zijn.

Skills

Accuraat

Proactieve houding

Contact leggen

Organisatie

Education

MBO-diploma in administratie/organisatie

Tools

Raadsinformatiesysteem

Vergaderapplicatie

Job description

Werken bij de gemeente Huizen doet ertoe! Ieders bijdrage voor de inwoner, de samenleving en de organisatie wordt gezien en gewaardeerd. Jouw vakmanschap, ontwikkeling en eerlijkheid staan centraal. De lijnen binnen de gemeente zijn kort. We stimuleren onze medewerkers verantwoordelijkheid te nemen. We waarderen goed werk en zijn eerlijk over waar het beter kan.

De gemeenteraad van Huizen heeft 27 raadsleden en 26 commissieleden. Wij werken volgens het commissiestelsel, waarbij de raadsvergaderingen worden voorbereid door de commissies Sociaal Domein, Fysiek Domein en Algemeen Bestuur & Middelen.

Griffiemedewerker

Als griffiemedewerker ben je het anker waar de griffie op drijft. Je bent samen met je collega griffiemedewerker verantwoordelijk voor de organisatie van alle vergaderingen van de gemeenteraad en de commissies. Je zorgt dat de juiste stukken op de juiste plek staan en bewaakt het besluitvormingsproces.

Zo maak jij het verschil

De voorbereiding van de raads- en commissievergaderingen ligt in jouw handen. Samen met je collega griffiemedewerker regel en bewaak je het besluitvormingsproces. Je ondersteunt de commissie Algemeen Bestuur en Middelen en zorgt ervoor dat vergaderingen goed worden voorbereid en afgehandeld.

Je belangrijkste werkzaamheden:

• Je stelt agenda’s op, plaatst stukken in het raadsinformatiesysteem/de vergaderapplicatie, controleert de volledigheid van stukken, zorgt voor de publicatie en bewaakt termijnen en deadlines. Na afloop van de vergaderingen zorg je voor de archivering van de genomen besluiten.
• Je reserveert zalen, regelt catering waar nodig, organiseert de bezoeken van schoolklassen aan onze gemeenteraad en stelt de vergaderkalender op.
• Je beheert het raadsinformatiesysteem, kent rechten toe aan gebruikers en helpt onze raads- en commissieleden met het juiste gebruik van het systeem. Ook ben je verantwoordelijk voor de actualiteit van de website van de gemeenteraad.
• Je ondersteunt de commissievoorzitter bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen en zorgt ervoor dat toezeggingen van het college en de adviezen van de commissie worden vastgelegd.
• Je bent in de voorbereiding naar de commissievergaderingen een klankbord voor de ambtelijke collega’s en adviseert hen over de procedures en juiste instrumenten.
• Je bent flexibel in je werktijden, omdat de werkdruk op een griffie pieken en dalen kent en de vergaderingen vanwege de betaalde banen van raadsleden in de avonduren plaatsvinden. Ook van jou wordt verwacht dat je af en toe in de avonden beschikbaar bent.

Doe het samen met …

Vier bevlogen griffie-collega’s: de griffier, de raadsadviseur, je directe collega- griffiemedewerker en de secretaris van de Rekenkamer. We zijn een team dat de schouders eronder zet als dat nodig is en we pakken werkzaamheden van elkaar over als de werkdruk daarom vraagt. We hebben een hoge kwaliteitsstandaard en controleren elkaars werk gevraagd en ongevraagd.

Dit betekent werken voor de gemeente Huizen voor griffiemedewerker Monique:

“De griffie van gemeente Huizen is een klein maar hecht team met mensen die voor elkaar klaarstaan als dit nodig is. Een fijne werksfeer in een werkomgeving die nooit verveelt en elke dag anders is”.

Jij doet ertoe

Werken bij de gemeente Huizen doet ertoe. Hier kun je écht iets betekenen. Voor ons staan jouw deskundigheid, ontwikkeling en eerlijkheid centraal. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een contract voor 24 uur per week, waarbij je uren in overleg flexibel over de week verdeeld kunnen worden.
• Een jaarcontract om elkaar eerst goed te leren kennen. Daarna zetten we het contract graag om in een vast dienstverband.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.298 en € 4.629 voor 36 uur per week gebaseerd op functieschaal 8. Het is mogelijk om (op termijn) door te groeien naar een maximum van € 5.178 bruto per maand (uitloopschaal 9). Deze bedragen zijn inclusief de Cao-verhoging per 1 januari 2027.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je brutosalaris dat je naar eigen inzicht kunt laten uitbetalen of inzetten voor bijvoorbeeld extra vakantiedagen, een sportabonnement, opleidingen of de aflossing van je DUO-studieschuld.
• Thuiswerken is mogelijk, maar woensdag en donderdag word je geacht op het gemeentehuis te werken. Dan zijn we als team compleet. Om het thuiswerken zo prettig mogelijk te maken, ontvang je een telefoon en laptop.
• Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een goede pensioenregeling.
• 28 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om vrije dagen bij te kopen of te verkopen.
• Ruime mogelijkheden om opleidingen en trainingen te volgen, onder meer tijdens onze Summerschool vlak voordat de zomervakanties beginnen.

Deze talenten wil jij met ons delen

Je bent accuraat, zorgvuldig en kunt goed overzicht houden. We verwachten een proactieve houding en ervaring/affiniteit met administratieve werkzaamheden. Je legt makkelijk contact met verschillende mensen en hebt een dienstverlenende houding. Snel schakelen en prioriteren zijn noodzakelijke vaardigheden om te kunnen werken op een griffie. Je bent aanspreekbaar op je werkzaamheden en spreekt ook je collega’s aan op die van hen. Je denkt mee in mogelijkheden en kansen.

Verder heb je:

• Mbo-niveau en een opleiding afgerond in de richting van organisatie of administratie, gecombineerd met 2 jaar relevante werkervaring;
• De bereidheid om de opleiding Commissiegriffier te volgen,
• Het vermogen om snel inzicht te krijgen in de processen binnen onze griffie en de gemeentelijke organisatie.

Wij zien jou

Wij zijn er voor onze inwoners. Jouw bijdrage voor de inwoners, de samenleving en de organisatie wordt gezien en gewaardeerd. De lijnen zijn kort en Huizen is tegelijkertijd groot genoeg om impact te maken. We stimuleren jou om verantwoordelijkheid te nemen voor je werk en je krijgt volop ruimte om jouw talenten te ontdekken, in te zetten en te ontwikkelen. Fouten maken mag; leren en ontwikkelen zijn vanzelfsprekend onderdeel van werken in Huizen. Net als plezier! We waarderen goede ideeën en goed werk en zijn eerlijk over waar het beter kan.

Zo gaat het verder

1. Je ontvangt uiterlijk binnen 3 dagen na de sluitingstermijn een reactie op jouw sollicitatie.
2. Kandidaten die wij graag willen spreken, kunnen ook voor die tijd al een uitnodiging voor een gesprek krijgen.
3. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee rondes. In het eerste gesprek, dat zal plaatsvinden op 3 november in de middag of 4 november in de ochtend, maak je kennis met de selectiecommissie bestaande uit raadsgriffier Amy Hogenbirk, griffiemedewerker Monique van Balen en Volkan Demir, P&O-adviseur.
4. Zien we een samenwerking allebei zitten? Dan verwelkomen we je graag op 1 februari 2027!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.