Functioneel beheerder zaaksysteem

Gemeente De Bilt; Bilthoven; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Direct contract voor onbepaalde tijd

IKB budget

Reiskostenvergoeding/OV-vergoeding

Zakelijke telefoon en laptop

Personeelsvereniging

Vakantiedagen kopen

Opleidingsbudget

Job summary

Gemeente De Bilt zoekt een functioneel beheerder van het zaaksysteem. Je bent de verbindende schakel tussen collega’s, werkprocessen, techniek en leverancier, en vertaalt wensen en knelpunten naar werkbare oplossingen.

Je beheert en ontwikkelt het zaaksysteem door en met de organisatie, met oog voor de impact op dienstverlening. Je werkt in Team Proces- en Informatiemanagement en krijgt ruimte voor zelfstandigheid met ondersteuning van collega's.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Proces- en informatiemanagement is een relevante context.

Responsibilities

• Collega’s ondersteunen bij vragen over het zaaksysteem.
• Wensen en knelpunten inventariseren, analyseren en vertalen naar passende oplossingen.
• Incidenten onderzoeken en bijdragen aan een snelle oplossing.
• Nieuwe zaaktypen bouwen en bestaande zaaktypen optimaliseren.
• Wijzigingen, updates en nieuwe functionaliteiten voorbereiden, coördineren en testen.
• Autorisaties beheren en bewaken dat medewerkers over de juiste toegangsrechten beschikken.
• Trainingen en instructies verzorgen voor collega’s.
• Het gebruik van het zaaksysteem volgen, inzichten verzamelen en verbeterkansen signaleren.

Education

HBO

Job description

Help jij collega’s graag om hun werk goed, zorgvuldig en efficiënt uit te kunnen voeren? Krijg je energie van systeem- en procesverbetering? Dan zoekt gemeente De Bilt jou!

Als functioneel beheerder van ons zaaksysteem, ben je de verbindende schakel tussen collega’s, werkprocessen, techniek en onze leverancier. Je haalt wensen en knelpunten op uit de organisatie, onderzoekt wat er nodig is en vertaalt dit naar slimme en werkbare oplossingen. Daarbij kijk je niet alleen naar het systeem zelf, maar ook naar de achterliggende werkprocessen en de impact op onze dienstverlening.

Je bent verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en doorontwikkeling van het zaaksysteem. Je staat midden in de organisatie, kent de behoeften van collega’s en bent een toegankelijk aanspreekpunt. Door trainingen en heldere communicatie help jij collega’s om het zaaksysteem op een uniforme en effectieve manier te gebruiken.

• HBO
• € 3.568 - € 5.096 EUR
• 36 uur
• Proces- en informatiemanagement

Wat ga je doen?

Concreet ga je:

• collega’s ondersteunen bij vragen over het gebruik van het zaaksysteem;
• wensen en knelpunten inventariseren, analyseren en vertalen naar passende oplossingen;
• incidenten onderzoeken en bijdragen aan een snelle oplossing;
• nieuwe zaaktypen bouwen en bestaande zaaktypen optimaliseren;
• wijzigingen, updates en nieuwe functionaliteiten voorbereiden, coördineren en testen;
• autorisaties beheren en bewaken dat medewerkers over de juiste toegangsrechten beschikken;
• trainingen en instructies verzorgen voor collega’s;
• het gebruik van het zaaksysteem volgen, inzichten verzamelen en verbeterkansen signaleren.

Jouw team

Je wordt onderdeel van Team Proces- en Informatiemanagement (PIM), een betrokken en enthousiast team met uiteenlopende expertises. Binnen het team werken onder meer informatieadviseurs, recordmanagers, een archiefbeheerder én functioneel beheerders. Samen zorgen we ervoor dat informatie, processen en systemen optimaal aansluiten op de behoeften van de organisatie.

Als functioneel beheerder werk je nauw samen met de andere functioneel beheerder aan het beheer en de doorontwikkeling van het zaaksysteem. Daarnaast trek je geregeld op met collega's binnen en buiten team PIM om wijzigingen door te voeren en verbeteringen te realiseren. Dankzij de brede kennis binnen het team schakel je snel tussen systeeminrichting, werkprocessen en informatiebeheer.

Team PIM vindt samenwerken en kennisdelen belangrijk. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen, terwijl er altijd collega's zijn om mee te sparren wanneer je tegen een uitdaging aanloopt.

Wat neem je mee?

Ervaring met een zaaksysteem of zaakgericht werken is mooi meegenomen, maar geen harde eis. We vinden het vooral belangrijk dat je nieuwsgierig, initiatiefrijk en digitaal vaardig bent. Je hebt oog voor hoe processen slimmer kunnen worden ingericht, begrijpt de behoeften van collega’s en weet ideeën om te zetten in concrete oplossingen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en krijgt er energie van om collega’s verder te helpen.

Wij zoeken iemand die:

• energie krijgt van samenwerken en contact maakt met collega’s;
• nieuwsgierig is en scherp analyseert wat er écht nodig is;
• zorgvuldig werkt en kwaliteit vooropstelt;
• graag anderen helpt en denkt in oplossingen;
• initiatief neemt en ideeën omzet in concrete verbeteringen.

Daarnaast breng je mee:

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau. Een relevante opleiding is een pré, maar geen vereiste;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van gebruikers, het verbeteren van processen of het beheren van applicaties;
• Je kunt wensen vanuit de organisatie vertalen naar praktische oplossingen in een systeem;
• Je hebt affiniteit met zaakgericht werken en gemeentelijke informatievoorziening of weet je hierin op korte termijn te ontwikkelen;
• Je werkt graag samen, neemt initiatief en ziet kansen om dingen slimmer en beter te organiseren.

Heb je al ervaring met gemeentelijke processen, een zaaksysteem of het begeleiden van wijzigingen en implementaties? Dan is dat mooi meegenomen!

Wat bieden wij?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. Wij werken hybride, in afstemming met je team en de werkzaamheden. Voor overleg, trainingen en samenwerking ben je regelmatig op ons gemeentekantoor.

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.568 tot maximaal € 5.096 (Schaal 9) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 juli 2026).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van €0,25 per kilometer of een volledige OV-vergoeding (2de klas) plus een thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• Bij een werkweek van 36 uur krijg je ruim vijf weken vakantie, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
• Met ons ruime opleidingsbudget en -mogelijkheden krijg je alle ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen en jouw loopbaan naar een hoger niveau te tillen.

Zo werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht.