Frontdesk Producer bij IDFA

Banenbingo; Amsterdam; Hybrid; EUR 28,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Lunch op kantoor

Job summary

IDFA zoekt een Frontdesk Producer voor Amsterdam. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers, en ondersteunt de dagelijkse kantoororganisatie en het HDP-team. Je zorgt voor een professionele en gastvrije werkomgeving.

Het gaat om een jaarcontract (0,8 fte) met mogelijkheid tot omzetting naar een vast dienstverband na drie jaar; salaris 2.531–2.900 euro bruto per maand bij 38 uur. Reiskostenvergoeding en lunch op kantoor behoren tot de voordelen.

Qualifications

• Je bendt organisatorisch talent en ziet werk liggen.
• Je biedt gastvrije en professionele ontvangst.
• Je communiceert vriendelijk en helder met collega’s en gasten.

Responsibilities

• Ontvangen van bezoekers, filmmakers, partners en leveranciers en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
• Beheren van de algemene telefoonlijn en het e-mailadres en zorgdragen voor tijdige antwoorden.
• Verlenen van administratieve ondersteuning ten behoeve van de dagelijkse kantoorvoering.
• Ondersteunen van het HDP-team bij praktische en operationele werkzaamheden.
• Coördineren van lunchvoorzieningen, pantry en algemene kantoorfaciliteiten.
• Beheren van kantoorvoorraden en inventaris en het inrichten van werkplekken.

Skills

Organisatorisch talent

Gastvrije instelling

Dienstverlenende houding

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels

Job description

IDFA is hét toonaangevende instituut voor de kunst van documentary film en nieuwe media. Elke november verwelkomt het festival circa 295.000 bezoeken en 3.000 professionals in Amsterdam met een trendsettend programma.

Naast het festival stimuleert IDFA de documentairesector met de markten IDFA Forum en Docs for Sale en ondersteunt het filmmakers via het IDFA Bertha Fund en diverse talentontwikkelingsprogramma’s.

De organisatie telt gedurende het jaar ongeveer 50 medewerkers. In de maanden voorafgaand aan het festival verdubbelt het team met tijdelijke medewerkers, freelancers en stagiairs.

Voor ons kantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Frontdesk Producer. In deze veelzijdige functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en ondersteun je de dagelijkse kantoororganisatie. Je zorgt ervoor dat collega’s, gasten en partners zich welkom voelen en dat de operationele processen achter de schermen soepel verlopen.

Als Frontdesk Producer ondersteun je de dagelijkse kantoororganisatie en zorg je voor een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving. Je werkt nauw samen met de Office Manager en ondersteunt waar nodig het team van Het Documentaire Paviljoen (HDP).

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ontvangen van bezoekers, filmmakers, partners en leveranciers en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
• Beheren van de algemene telefoonlijn en het algemene e-mailadres en zorgen voor een tijdige en correcte afhandeling van vragen.
• Verlenen van administratieve ondersteuning ten behoeve van de dagelijkse kantoorvoering.
• Ondersteunen van het HDP-team bij praktische en operationele werkzaamheden.
• Coördineren van lunchvoorzieningen, pantry en algemene kantoorfaciliteiten.
• Beheren van kantoorvoorraden en inventaris, inclusief bestellingen, voorraadbeheer en het inrichten van werkplekken.
• Verzorgen van lichte facilitaire werkzaamheden en praktische kantoorvoorzieningen.
• Bijdragen aan een prettige, professionele en representatieve werkomgeving.
• Samenwerken met een assistent en/of stagiair in de dagelijkse werkzaamheden.
• Zorgen voor heldere en vriendelijke communicatie richting collega’s, gasten en externe relaties.

Wie zoeken wij?

Je bent een organisatorisch talent dat energie krijgt van een ondersteunende rol binnen een dynamische culturele organisatie. Je houdt overzicht, ziet werk liggen en vindt het leuk om met uiteenlopende mensen samen te werken.

Daarnaast:

• Heb je een dienstverlenende en gastvrije instelling.
• Werk je georganiseerd en nauwkeurig.
• Kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.
• Ben je communicatief sterk en toegankelijk.
• Denk je in oplossingen en neem je initiatief.
• Beheers je zowel het Nederlands als het Engels goed, mondeling en schriftelijk.

Contract en werktijden

• Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract, met startdatum 1 september 2026 (in overleg) voor 0,8 fte. (30.4 uren per week).
• Bij goed functioneren wordt de functie na drie jaar omgezet in een contract voor onbepaalde tijd.
• De functie Frontdesk Producer is ingeschaald in schaal 3 van het Generiek Functiehuis van IDFA.
• Het salaris bedraagt €2.531 tot €2.900 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld.
• Bij goed functioneren vindt jaarlijks een periodieke verhoging plaats.

Vakantie en verlof

• Bij een fulltime dienstverband heb je recht op 25 vakantiedagen per jaar.
• Het kantoor is tussen Kerst en Oud & Nieuw vijf werkdagen gesloten.

Arbeidsvoorwaarden en extra’s

• Een solide pensioenregeling, waarbij de werkgever 75% en de werknemer 25% van de premie betaalt.
• Reiskostenvergoeding binnen Nederland wanneer je buiten Amsterdam woont.
• Lunch op kantoor op de dagen dat je daar werkt.

Bij IDFA werken mensen met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Wij streven naar een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. Talent vormt voor ons de basis; diversiteit zien wij als een kracht die ons helpt betere resultaten te behalen.

Herken jij jezelf in deze vacature? Dan komen we graag met je in contact.

Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Saskia Knol, HR Manager.