Freelance Operational Coordinator

Banque Internationale à Luxembourg SA; Netherlands; Remote; EUR 46,000 - 92,000; Full time

Job summary

Tomorrowland Winter 2027 zoekt een Freelance Operational Coordinator om partneractivaties om te zetten in een soepele dagelijkse werking. Je werkt nauw samen met diverse teams om activaties te plannen, testen en uit te voeren op meerdere locaties in de bergen.

De rol vereist sterke organisatorische vaardigheden, ervaring in event operations en vloeiende kennis van Nederlands en Engels. Frans is een plus; fulltime beschikbaarheid tijdens de festivalperiode; on-site op alle dagen.

Qualifications

• Ervaring in event operations, eventmanagement, festivalproductie of projectcoördinatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om complexe informatie te vertalen naar duidelijke processen en tools.
• Vlotte kennis van Nederlands en Engels. Kennis van Frans is een plus.

Responsibilities

• Ondersteunen en bewaken van de operationele voorbereiding en uitvoering van partneractivaties.
• Coördineren van materialen en operationele benodigdheden voor activaties.
• Opstellen en beheren van draaiboeken, planningen en operationele documentatie.
• Voorbereiden van briefing-, handover-, debrief- en reportingtemplates.
• Ondersteunen van logistieke planningen en communicatiestructuren.
• Samenwerken met verschillende teams om operationele flows te testen en dry runs voor te bereiden.
• Mee zorgen voor een sterke operationele structuur die een vlotte uitvoering tijdens het festival mogelijk maakt.
• Tijdens het festival: voorbereiden van dagelijkse operationele briefings en verzamelen van input vanuit verschillende teams.
• Beheren en actualiseren van operationele dashboards rond activaties, crew, stock en actiepunten.
• Verzamelen van updates vanuit verschillende zones en bewaken van openstaande acties.
• Faciliteren van een duidelijke overdracht tussen verschillende shifts en teams.
• Escaleren van operationele uitdagingen naar de juiste stakeholders.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen met resultaten, incidenten, learnings en actiepunten.
• Ondersteunen van de voorbereiding van operationele prioriteiten voor de volgende festivaldag.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Nederlands

Engels

Tools

Dashboards

Job description

Freelance opdracht

Bij Tomorrowland creëren we onvergetelijke ervaringen die mensen van over de hele wereld samenbrengen. Achter elke magische beleving schuilt een sterke operationele organisatie, opgebouwd uit samenwerking, structuur en oog voor detail.

Voor Tomorrowland Winter 2027 zijn we op zoek naar een Freelance Operational Coordinator binnen het Partnerships-team. In deze rol zorg je ervoor dat partneractivaties naadloos worden vertaald naar een duidelijke en efficiënte dagelijkse werking. Met verschillende activaties verspreid over meerdere locaties in de bergen vorm jij een belangrijke schakel tussen planning en uitvoering. Door structuur te brengen in een dynamische festivalomgeving ondersteun je teams in het creëren van uitzonderlijke ervaringen voor onze partners en bezoekers.

Verantwoordelijkheden

• Als Freelance Operational Coordinator ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en bewaken van de operationele voorbereiding en uitvoering van partneractivaties.

Voor het festival:

• Coördineren van materialen en operationele benodigdheden voor activaties.
• Opstellen en beheren van draaiboeken, planningen en operationele documentatie.
• Voorbereiden van briefing-, handover-, debrief- en reportingtemplates.
• Ondersteunen van logistieke planningen en communicatiestructuren.
• Samenwerken met verschillende teams om operationele flows te testen en dry runs voor te bereiden.
• Mee zorgen voor een sterke operationele structuur die een vlotte uitvoering tijdens het festival mogelijk maakt.

Tijdens het festival:

• Voorbereiden van dagelijkse operationele briefings en verzamelen van input vanuit verschillende teams.
• Beheren en actualiseren van operationele dashboards rond activaties, crew, stock en actiepunten.
• Verzamelen van updates vanuit verschillende zones en bewaken van openstaande acties.
• Faciliteren van een duidelijke overdracht tussen verschillende shifts en teams.
• Escaleren van operationele uitdagingen naar de juiste stakeholders.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen met resultaten, incidenten, learnings en actiepunten.
• Ondersteunen van de voorbereiding van operationele prioriteiten voor de volgende festivaldag.

Relevante ervaring binnen event operations, eventmanagement, festivalproductie of projectcoördinatie.

Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om complexe informatie te vertalen naar duidelijke processen en tools.

Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken.

Ervaring met operationele dashboards, planningen en rapportering.

Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om vlot samen te werken met verschillende stakeholders.

Het vermogen om rustig te blijven en prioriteiten te stellen in een dynamische en snel veranderende omgeving.

Een proactieve mindset met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Vlotte kennis van Nederlands en Engels. Kennis van Frans is een plus.

Flexibiliteit om aanwezig te zijn tijdens de volledige festivalperiode, inclusief vroege en late shifts.

Timing van de opdracht

• Februari 2027: beperkte onboarding om de activaties, tools en workflows te leren kennen.
• Vanaf 1 maart 2027: fulltime voorbereiding en operationele opstart.
• Van 14 tot en met 26 maart 2027: volledige on-site beschikbaarheid voor festivaloperaties, ondersteuning vanuit de Control Room en de afsluiting van het project.

Wij bieden

Werken aan Tomorrowland Winter betekent deel uitmaken van een gepassioneerd team dat samen uitzonderlijke ervaringen creëert. Je werkt nauw samen met de Activation Lead, Partnerships Producer, Crew Coordinator, Zone Leads en Team Captains en levert een belangrijke bijdrage aan één van de meest unieke festivalervaringen ter wereld.

Je komt terecht in een inspirerende omgeving waar samenwerking, passie, innovatie en kwaliteit centraal staan. Samen bouwen we aan ervaringen die mensen verbinden en blijvende herinneringen creëren.

Deze freelance opdracht biedt de kans om impact te maken binnen een internationale festivalcontext en deel uit te maken van een team dat elke dag streeft naar operationele excellentie en onvergetelijke belevenissen.

Voltijds

Locatie

Om in aanmerking te komen voor deze job is het van cruciaal belang dat je kennis hebt van de volgende talen

Nederlands; Vlaams

Schrijven C2 Beheersing

Spreken C2 Beheersing

Schrijven C2 Beheersing

Spreken C2 Beheersing