Freelance Festival Operations Coördinator

Banque Internationale à Luxembourg SA; Netherlands; Remote; EUR 46,000 - 92,000; Full time

Job summary

Tomorrowland Winter 2027 zoekt een Freelance Operational Coordinator om partneractivaties om te zetten in een soepele dagelijkse werking. Je werkt nauw samen met diverse teams om activaties te plannen, testen en uit te voeren op meerdere locaties in de bergen.

De rol vereist sterke organisatorische vaardigheden, ervaring in event operations en vloeiende kennis van Nederlands en Engels. Frans is een plus; fulltime beschikbaarheid tijdens de festivalperiode; on-site op alle dagen.

Qualifications

• Ervaring in event operations, eventmanagement, festivalproductie of projectcoördinatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om complexe informatie te vertalen naar duidelijke processen en tools.
• Vlotte kennis van Nederlands en Engels. Kennis van Frans is een plus.

Responsibilities

• Ondersteunen en bewaken van de operationele voorbereiding en uitvoering van partneractivaties.
• Coördineren van materialen en operationele benodigdheden voor activaties.
• Opstellen en beheren van draaiboeken, planningen en operationele documentatie.
• Voorbereiden van briefing-, handover-, debrief- en reportingtemplates.
• Ondersteunen van logistieke planningen en communicatiestructuren.
• Samenwerken met verschillende teams om operationele flows te testen en dry runs voor te bereiden.
• Mee zorgen voor een sterke operationele structuur die een vlotte uitvoering tijdens het festival mogelijk maakt.
• Tijdens het festival: voorbereiden van dagelijkse operationele briefings en verzamelen van input vanuit verschillende teams.
• Beheren en actualiseren van operationele dashboards rond activaties, crew, stock en actiepunten.
• Verzamelen van updates vanuit verschillende zones en bewaken van openstaande acties.
• Faciliteren van een duidelijke overdracht tussen verschillende shifts en teams.
• Escaleren van operationele uitdagingen naar de juiste stakeholders.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen met resultaten, incidenten, learnings en actiepunten.
• Ondersteunen van de voorbereiding van operationele prioriteiten voor de volgende festivaldag.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Nederlands

Engels

Tools

Dashboards

Job description

Tomorrowland Winter 2027 zoekt een Freelance Operational Coordinator om partneractivaties om te zetten in een soepele dagelijkse werking. Je werkt nauw samen met diverse teams om activaties te plannen, testen en uit te voeren op meerdere locaties in de bergen.

De rol vereist sterke organisatorische vaardigheden, ervaring in event operations en vloeiende kennis van Nederlands en Engels. Frans is een plus; fulltime beschikbaarheid tijdens de festivalperiode; on-site op alle dagen.