Executive Assistent

Benbselect; Den Haag; On-site; EUR 54,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationale werkomgeving

Missiegedreven organisatie

Job summary

B&B Select is een professionele intermediair met focus op aandacht en kennis en zoekt een Executive Assistant in Den Haag. Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directie van een internationale non-profitorganisatie.

Je beheert agenda’s en e-mail, organiseert reizen en vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten. Je bent hét aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Qualifications

• Je bent nauwkeurig en proactief en kunt goed organiseren.
• Goede communicatie met interne en externe contacten is vereist.
• Ervaring met directieondersteuning en agenda- en e-mailbeheer.
• Je beheerst Engels uitstekend; Nederlandse, Spaanse en/of Franse taal is een pré.

Responsibilities

• Directieondersteuning: ondersteun de Chief Executive, de Chief Midwife en de voorzitter bij dagelijkse werkzaamheden; eerste aanspreekpunt voor externe contacten.
• Agenda- en e-mailbeheer: beheer agenda’s, plan afspraken en bewaak opvolging van e-mails en actiepunten; conceptantwoorden waar nodig.
• Vergaderingen en actiepunten: ondersteuning bij vergaderingen, notulen waar nodig, zorgdragen voor opvolging van afspraken.
• Reisorganisatie: regel internationale reizen, accommodaties en visa; verzorg administratie zoals declaraties en dagvergoedingen.
• Communicatie en documentatie: voorbereiden van briefings en spreeknotities; actuele documenten en vertegenwoordigingsactiviteiten.
• HR-ondersteuning: ondersteuning bij administratieve HR-taken en inplannen van sollicitatiegesprekken.

Skills

Organisatie

Communicatie

Teamwerk

Deadline management

Proactief

Internationale ervaring

Education

MBO/HBO-opleiding

Job description

B&B Select is een professionele intermediair met focus op aandacht en kennis. Onze specialismen zijn Finance, Logistiek, Management, Staf en Ondersteuning.

Executive Assistant – fulltime – Den Haag

Als Executive Assistant bied je administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directie van een internationale non-profitorganisatie. Je ondersteunt de Chief Executive, de Chief Midwife en de voorzitter bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s en e-mail, organiseert internationale reizen en vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Het aanbod

• Een bruto maandsalaris van €4.500,- tot € 5.200,- op basis van 40 uur per week;
• Een internationale werkomgeving binnen een organisatie met een maatschappelijke missie;
• Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en contact met verschillende internationale stakeholders.

Jouw verantwoordelijkheden

• Directieondersteuning: Je ondersteunt de Chief Executive, de Chief Midwife en de voorzitter bij hun dagelijkse werkzaamheden en bent het eerste aanspreekpunt voor externe contacten;
• Agenda- en e-mailbeheer: Je beheert agenda’s, plant afspraken en bewaakt de opvolging van e-mails en actiepunten. Waar nodig stel je conceptantwoorden op;
• Vergaderingen en actiepunten: Je ondersteunt bij vergaderingen, maakt notulen wanneer nodig en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd;
• Reisorganisatie: Je regelt internationale reizen, accommodaties en visa en verzorgt de bijbehorende administratie, zoals declaraties en dagvergoedingen;
• Communicatie en documentatie: Je ondersteunt bij het voorbereiden van briefings en spreeknotities en houdt relevante documenten en vertegenwoordigingsactiviteiten actueel;
• HR-ondersteuning: Je helpt bij administratieve HR-taken, zoals het beantwoorden van vragen van sollicitanten en het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Gewenst profiel

Je bent een nauwkeurige en proactieve professional die goed kan organiseren, prioriteiten stelt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je communiceert sterk, werkt graag samen en voelt je thuis in een internationale, multiculturele omgeving.

• Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, of een vergelijkbaar opleidingsniveau;
• Je hebt 3 tot 5 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een internationale organisatie;
• Je hebt ervaring met directieondersteuning, zoals agenda- en e-mailbeheer;
• Je beheerst de Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met deadlines en meerdere prioriteiten;
• Je bent oplossingsgericht, stressbestendig en communicatief sterk;
• Je hebt oog voor gelijkheid en diversiteit;
• Beheersing van de Nederlandse, Spaanse en/of Franse taal is een pré;
• Ervaring met het ondersteunen van een bestuur of directieteam is een pré.

Het bedrijf

De organisatie is een internationale non-profitorganisatie die zich inzet voor de verbetering van de gezondheidszorg en het versterken van professionals binnen de zorgsector. Vanuit een internationaal netwerk werkt de organisatie samen met verschillende partners om de kwaliteit en toegankelijkheid van zorg wereldwijd te verbeteren.

Interesse?

Is dit voor jou de ideale functie? Solliciteer dan direct met jouw cv/motivatie!

Twijfel je nog of heb je aanvullende vragen?

Neem contact op via 010-4143366 of stuur een berichtje naar [e-mail]

Aan jou de keuze!