Executive Assistant voor Directie & Management

Bij Oranje; Noord-Brabant; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt men een directiesecretaresse / executive assistant die een of twee directeuren en het managementteam optimaal laat functioneren. Je regisseert zelfstandig de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is en verbindt mensen en informatie.

Je bewaakt prioriteiten, plant en organiseert vergaderingen, evenementen en interne bijeenkomsten, begeleidt klantcontacten en zorgt voor heldere communicatie.

Qualifications

• Ervaring als directiesecretaresse/EA
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Proactieve en verbindende instelling
• Kennis van digitale tools zoals Teams/SharePoint/Outlook/OneNote

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, bewaken van prioriteiten en afhandelen van e-mails en verzoeken van de directeur.
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van directie- en management overleggen, werksessies, afdelingsdagen en bijeenkomsten, inclusief uitnodigen van deelnemers en zaalplanning.
• Coördineren van voorbereidingen van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgen dat directeur tijdig informatie en context heeft.
• Opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten en interne afdelingscommunicatie, met aandacht voor tone of voice.
• Verzamelen en structureren van stukken en signaleren wanneer informatie ontbreekt.
• Vastleggen en bewaken van besluiten, acties en deadlines, inclusief opvolging.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige afstemming.
• Slim inzetten van digitale samenwerkingsmiddelen om informatie toegankelijk te maken.
• Signaleren en initiëren van verbeteringen in werkprocessen en ondersteunen van collega's bij nieuwe werkwijzen.
• Proactief signaleren van kansen, knelpunten en gevoeligheden en hierop tijdig anticiperen.

Skills

Agenda beheer

Prioriteiten bewaken

Planning

Communicatie

Digitale tools

Presentaties

Stakeholder management

Reisbereidheid

Tools

Teams

SharePoint

Outlook

OneNote

Job description

Bij Oranje zoekt men een directiesecretaresse / executive assistant die een of twee directeuren en het managementteam optimaal laat functioneren. Je regisseert zelfstandig de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is en verbindt mensen en informatie.

Je bewaakt prioriteiten, plant en organiseert vergaderingen, evenementen en interne bijeenkomsten, begeleidt klantcontacten en zorgt voor heldere communicatie.