Executive Assistant

IMCD Group; Rotterdam; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werktijden

Goede pensioenregeling

Moderne werkplek

Gezellige werksfeer

Job summary

Een wereldwijd distributiebedrijf in Rotterdam zoekt een Executive Assistant / Office Manager. Deze rol vereist ondersteuning van topmanagement en het aansturen van een team. Je beheert complexe agenda's, boekt internationale reizen en organiseert evenementen. Ervaring als Executive Assistant en HBO-niveau zijn vereist. Het bedrijf biedt een flexibele werkcultuur, een goede pensioenregeling en een inspirerende werkplek.

Qualifications

• Minimaal 10 jaar ervaring als Executive Assistant.
• Een hoog niveau van integriteit en discretie.
• Ervaring in het aansturen van een team.

Responsibilities

• Beheren en optimaliseren van complexe agenda's.
• Boeken van internationale reizen en aanvragen van visa.
• Aansturen en coachen van een team van Office Assistants.
• Verantwoordelijk voor kantoormanagement.
• Plannen van personeelsbijeenkomsten en evenementen.
• Verwerken en bijhouden van facturen.

Skills

Organisatietalent

Communicatie

Probleemoplossend

Leiderschap

Multitasking

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding (pré)

Tools

MS Office

Job description

Wij zijn IMCD Group, een toonaangevende wereldwijde distributiepartner en formuleerder van specialty chemicals en ingrediënten. In 1995 richtte een groep ondernemende experts IMCD in Nederland op. Hun visie om de distributiesector te transformeren door voortdurend waarde toe te voegen aan de toeleveringsketen door middel van expertise en innovatie is wat ons vandaag de dag nog steeds drijft.

Voeg Element [E] toe aan je werkdag

Bij IMCD noemen we het Element [E], het ontbrekende puzzelstukje in het periodiek systeem. Jouw E staat voor eigenaarschap, expertise en energie. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, processen te verbeteren en tegelijkertijd onderdeel te zijn van een hecht, professioneel team.

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega voor de rol van: Executive Assistant / Office Manager

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van het ondersteunen van topmanagement en het aansturen van een dynamisch kantoor? Heb je een scherp oog voor detail, kun je goed multitasken en ben je proactief in het oplossen van uitdagingen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als Executive Assistant & Office Manager ondersteun je zowel de CFO als de President EMEA in hun dagelijkse werkzaamheden. Jij bent de spil die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, waarbij agendabeheer een belangrijke verantwoordelijkheid is. Naast het managen van complexe agenda’s en het coördineren van internationale reizen en visa, ben jij ook verantwoordelijk voor het verwerken van facturen. Daarnaast organiseer je interne personeelsevenementen en stuur je een team van 3 Office Assistants aan.

Taken & verantwoordelijkheden:

• Agenda beheer: Beheren en optimaliseren van de agenda’s van de CFO en President EMEA, met oog voor detail en prioriteiten.
• Reizen en visa: Boeken van complexe internationale reizen, inclusief het aanvragen van visa en het coördineren van alle benodigde documenten.
• Leidinggeven: Aansturen en coachen van een team van Office Assistants, waarbij jij zorgt voor een efficiënte en prettige werkomgeving.
• Office management: Verantwoordelijk voor alle contractuele zaken gerelateerd aan het pand (de verhuurder, schoonmaakbedrijf, beplanting en aankleding van het kantoor) en het reisbureau.
• Evenementen organisatie: Plannen en uitvoeren van personeelsbijeenkomsten en bedrijfsevenementen.
• Invoicing: Verwerken en bijhouden van facturen, zorgen voor een nauwkeurige administratie en opvolging.

Wat bieden wij?

Bij IMCD hechten we veel waarde aan ondernemerschap en bieden we ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Naast uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden biedt IMCD:

• Werken op het hoofdkantoor van een wereldwijd bedrijf met een sterk ondernemende cultuur.
• Flexibele begin- en eindtijden.
• Een goede pensioenregeling.
• Een moderne werkplek op de Kop van Zuid met uitstekende bereikbaarheid van ons kantoor met OV.
• Een platte organisatie waarin jouw inzet bijdraagt aan ons succes.
• Positieve werksfeer van aanpakken en samenwerken in een internationale omgeving met grote diversiteit in collega's.

Wat breng jij mee?

Je beschikt van nature over een gezonde dosis ambitie en motivatie en bent flexibel ingesteld. Je bent communicatief sterk, schakelt makkelijk op verschillende niveaus, bent dienstverlenend en collegiaal. Je bent woonachtig in- of de directe omgeving van Rotterdam en bent op zoek naar een baan voor 36‑40 uur per week. Daarnaast breng jij:

• Kennis en ervaring: HBO werk- en denkniveau en heb je bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond. Daarnaast heb je minimaal 10 jaar ervaring als Executive Assistant, binnen een corporate omgeving is een pré.
• Discretie en integriteit: Je hebt een hoog niveau van integriteit en discretie in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Organisatietalent: Je bent een multitasker met een bewezen vermogen om complexe taken en projecten te beheren.
• Probleemoplossend: Je denkt vooruit, anticipeert op problemen en lost deze zelfstandig op.
• Leiderschap: Ervaring in het aansturen van een team en het motiveren van medewerkers.
• Talenkennis: Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels, zowel in woord als geschrift.
• Technische vaardigheden: Vaardig met MS Office en je maakt je eventuele nieuwe software programma’s snel eigen.

IMCD is een wereldwijd toonaangevende distributeur en formuleerder van specialty chemicals en ingrediënten. Hoofdkantoor in Rotterdam, actief in meer dan 60 landen met 5.100 medewerkers. Met 82 laboratoria creëren we duurzame en innovatieve oplossingen voor onze klanten. In 2024 realiseerden we een omzet van €4,7 miljard en zijn we genoteerd aan Euronext Amsterdam (AEX).

Vanuit ons hoofdkantoor in Rotterdam coördineren we de wereldwijde operatie, professioneel, ondernemend en mensgericht.

Geïnteresseerd?

Ben je toe aan een nieuwe uitdaging en denk je te beschikken over de juiste kwaliteiten om ons team te versterken? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet.