Eventmanager Programmering Allard Pierson

University of Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Goed salaris en arbeidsvoorwaarden

232 verlofuren

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen bij ABP

Loopbaanontwikkeling en training

Mogelijkheid tot thuiswerken

Job summary

Het Allard Pierson van de Universiteit van Amsterdam zoekt een Eventmanager Programmering om Lezingen, symposia en publieksactiviteiten volledig te organiseren. Je werkt samen met interne afdelingen en externe leveranciers en bewaakt projectbegrotingen en draaiboeken.

Je bent verantwoordelijk voor sprekersplanning, offertes en eindafrekeningen, met aandacht voor kwaliteit en gastvrijheid. Een jaarcontract voor 38 uur per week en mogelijkheden tot professionele ontwikkeling worden geboden.

Qualifications

• Ervaring met het organiseren van zakelijke, culturele of publieksevenementen.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden en proactieve werkhouding.

Responsibilities

• Ontwikkelen van formats voor evenementen in samenwerking met de projectleider programmering.
• Adviseren over opzet en haalbaarheid van evenementen en vertalen naar draaiboek.
• Opstellen en bewaken van projectbegrotingen in nauw overleg met de projectleider.

Skills

Evenementenorganisatie

Communicatie

Projectmanagement

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Wil jij bijzondere evenementen produceren op een unieke plek waar geschiedenis, cultuur en wetenschap samenkomen? Krijg jij energie van het begeleiden van een evenement van de eerste bespreking tot de laatste gast? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als Eventmanager Programmering zorg je ervoor dat lezingen, symposia, openingen, publieksactiviteiten en relatie-evenementen tot in de puntjes zijn georganiseerd. Je werkt nauw samen met collega's van Publiek & Programmering, Development en andere interne afdelingen en bent de verbindende schakel tussen alle betrokken partijen. Dankzij jouw organisatietalent, oog voor detail en gastvrije instelling verlopen evenementen soepel en professioneel.

Werken bij de UvA

Kom werken bij Allard Pierson

Het Allard Pierson organiseert allerlei activiteiten rond de collecties voor geïnteresseerden. Er staat iedere week zo niet iedere dag wel een mooi evenement op het programma! De evenementen organiseert het Allard Pierson niet alleen voor de museumbezoekers, jong en oud, maar ook voor onderwijsgroepen waaronder studenten, onderzoekers, professionals en relaties zoals onze Vrienden. Met meer dan duizend collecties en een zo brede doelgroep kun je je voorstellen dat een dag nooit hetzelfde is.

• Een goed salaris Je salaris wordt bepaald op basis van jouw ervaring en senioriteit, conform de CAO Universiteiten. Je inschaling en dus de genoemde bedragen zijn gebaseerd op een volledig dienstverband van 38 uur per week.
• 232 vakantie-uren Ook bieden we ouderschapsverlof, partnerverlof en verlof wegens maatschappelijke betrokkenheid. Via de Menukaart Arbeidsvoorwaarden zijn er mogelijkheden tot nog meer vakantie-uren.
• Financiële regelingen Bovenop je salaris ontvang je vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). Je bouwt een goed pensioen op bij het ABP. En daarnaast bieden we nog veel meer tegemoetkomingen en regelingen.
• Loopbaanontwikkeling en ruimte voor groei De UvA stimuleert jou om je blijvend te professionaliseren d.m.v. trainingen en open UvA-colleges.
• Flexibiliteit Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, vaak met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Alles over deze vacature

Dit ga je doen

Als Eventmanager Programmering ben je verantwoordelijk voor de volledige organisatie en coördinatie van evenementen waarbij je samenwerkt met andere afdelingen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het:

• ontwikkelen van formats voor evenementen in samenwerking met de projectleider programmering;
• adviseren over de opzet en haalbaarheid van evenementen;
• vertalen van een concreet projectplan naar een draaiboek;
• opstellen en bewaken van projectbegrotingen in nauw overleg met de projectleider;
• boeken en begeleiden van sprekers en andere betrokkenen;
• aanvragen en beoordelen van offertes voor catering, audiovisuele techniek, inrichting en personele inzet;
• verstrekken van opdrachten aan en de coördinatie van leveranciers met tot slot de evaluatie en eindafrekening;
• afstemmen met interne collega's, externe leveranciers en andere stakeholders;
• coördineren en begeleiden van evenementen op de dag zelf en fungeren als aanspreekpunt voor alle betrokkenen;
• evalueren van evenementen en vertalen van verbeterpunten naar volgende edities;
• verzorgen van de financiële afhandeling van interne en externe evenementen.

Dit vragen we

Je bent een organisator pur sang die graag meerdere projecten tegelijk aanstuurt. Je houdt overzicht, communiceert gemakkelijk met uiteenlopende stakeholders en weet ook onder tijdsdruk de rust te bewaren. Je bent servicegericht, denkt in oplossingen en hebt oog voor kwaliteit én detail.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• ervaring met het organiseren van zakelijke, culturele of publieksevenementen;
• ervaring met projectplanning, begrotingen en budgetbewaking;
• uitstekende organisatorische vaardigheden;
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
• een proactieve, zelfstandige en flexibele werkhouding;
• oog voor detail zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen;
• affiniteit met cultuur, erfgoed of musea is een pré.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

Competenties

• Zelfstandigheid en besluitvaardigheid Je kan zelfstandig opereren en durft beslissingen te nemen, ook in onverwachte situaties of bij drukte.
• Organisatorisch sterk Je houdt overzicht, plant effectief en zorgt dat dagelijkse processen soepel verlopen, ook bij personele of operationele uitdagingen.
• Stressbestendigheid Je blijft kalm en professioneel onder druk, weet prioriteiten te stellen en handelt adequaat bij incidenten of klachten.
• Gastvrijheid en servicegerichtheid Je hebt een open houding naar bezoekers en collega’s, en draagt actief bij aan een positieve museumervaring.
• Representativiteit en communicatieve vaardigheden Je bent het visitekaartje van het museum, communiceert helder en vriendelijk met bezoekers, collega’s en externe partijen.

Dit bieden we jou

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en financiële middelen volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.202 tot €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling, een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Jouw plek bij de UvA

In dit team ga je werken

Het Allard Pierson in Amsterdam is het kennisinstituut en het museum dat de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam beheert. Het fungeert als een veelzijdig centrum voor onderwijs, onderzoek en presentatie. Het brengt een unieke combinatie van collecties samen die de geschiedenis van cultuur, wetenschap en maatschappij belichten, van de oudheid tot nu.

Met tentoonstellingen, publieksprogramma’s, onderwijsactiviteiten en evenementen brengt het museum verleden en heden met elkaar in verbinding. Jaarlijks verwelkomt het museum een breed en internationaal publiek van bezoekers, studenten, onderzoekers en toeristen.

Meer over de UvA

De Universiteit van Amsterdam is ambitieus, creatief en betrokken. Sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 44.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Belangrijk om te weten

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Let op! Voor deze vacature communiceren wij een (uiterste) sluitingsdatum. Echter, bij de ontvangst van passende of aansluitende sollicitaties zullen er al vóór de sluitingsdatum sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Bij gebleken geschiktheid kan dit eventueel betekenen dat de vacature vervuld wordt voor het verlopen van de gecommuniceerde uiterste sluitingsdatum.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.