Event Service Coördinator

Van Diepen Feesten; Netherlands; Remote; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Vakantiegeld

Kantoor Dronten

Incidenteel thuiswerken

Job summary

Van Diepen Feesten zoekt een Event Services Coördinator voor 16 uur per week in Dronten. Je werkt direct samen met de Event Manager en vertaalt klantwensen naar offertes, planningen en concrete acties.

De functie biedt vrijheid en verantwoordelijkheid in een klein team. Je leert snel, wordt digitaal vaardig en krijgt ruimte om mee te groeien naar meer dagen per week na verloop van tijd.

Qualifications

• Kandidaten leren snel en passen opgedane kennis toe op meerdere evenementen.
• Zelfstandig en proactief werken met verantwoordelijkheid.
• Nauwkeurig plannen, deadlines bewaken en acties opvolgen.

Responsibilities

• Events & offertes: aanvragen verwerken, afspraken plannen en offertes afhandelen.
• Voorbereiding & organisatie: wensen klant vertalen naar inkopen, planningen en paklijsten.
• Service & meedenken: proactief voorstellen doen en ontbrekende zaken signaleren.
• Marketing & online: social content maken, WordPress updates en blogs plaatsen.

Skills

Snel leren

Zelfstandig werken

Gestructureerd werken

Servicegericht

Digitaal vaardig

Tools

WordPress

Canva

ChatGPT

Verhuursoftware

Job description

16 uur per week | Dronten | mogelijkheid om mee te groeien

Houd jij ervan als alles klopt?

Een offerte die compleet is. Een leverancier die op tijd bevestigd heeft. Personeel dat weet waar het moet zijn. Een klant die goed geholpen is. En ondertussen staat er ook nog een leuke nieuwe post klaar voor onze socials.

Als Event Services Coördinator zorg jij er achter de schermen voor dat onze evenementen goed voorbereid zijn. Je werkt direct samen met de Event Manager en vertaalt klantwensen naar offertes, planningen en concrete acties.

We zijn een klein evenementenbedrijf met korte lijnen. Daardoor krijg je een brede functie met veel verantwoordelijkheid en vrijheid. Je hoeft de evenementenbranche nog niet door en door te kennen: als jij snel leert, verbanden legt en digitaal handig bent, leren wij je graag de rest.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan grofweg uit vier onderdelen:

Events & offertes
Je verwerkt aanvragen, plant afspraken in en maakt en past offertes aan in onze verhuursoftware. Kleine verhuuraanvragen, bijvoorbeeld voor een tap, statafels, glaswerk en drank, leer je uiteindelijk volledig zelfstandig af te handelen.

Voorbereiding & organisatie
Bij grotere evenementen bespreekt de Event Manager de wensen met de klant. Vervolgens help jij om die plannen werkelijkheid te maken. Je vraagt offertes op bij leveranciers, regelt de inkoop, plant personeel in, maakt paklijsten en bewaakt openstaande actiepunten. Als jij iets oppakt, zorg je dat het geregeld wordt.

Service & meedenken
Je kijkt verder dan alleen de vraag die voor je ligt. Vraagt een klant iets aan en zie jij dat er waarschijnlijk nog iets ontbreekt? Dan denk je mee en doe je een passend voorstel. Zo zorgen we samen dat een evenement niet alleen geregeld is, maar écht goed geregeld is.

Marketing & online
Je helpt ons ook zichtbaar te blijven. Je bedenkt en maakt socialmediacontent, selecteert foto’s, schrijft teksten en werkt daarbij bijvoorbeeld met Canva en ChatGPT. Ook houd je onze website in WordPress actueel door producten toe te voegen of aan te passen en blogs te plaatsen. In het begin doen we dit samen; zodra je onze stijl kent, krijg je steeds meer vrijheid om dit zelfstandig op te pakken.

Wie ben jij?

• Je leert snel en legt verbanden. Je begrijpt niet alleen wat we doen, maar ook waarom. Daardoor kun je wat je bij het ene evenement leert weer toepassen bij een volgend evenement.
• Je werkt zelfstandig en proactief. Je ziet welke acties er liggen, stelt prioriteiten en pakt zelf de volgende taak op. Natuurlijk is er ruimte voor vragen: zeker tijdens je inwerkperiode.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Je houdt overzicht over verschillende aanvragen en evenementen, bewaakt deadlines en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Eerst goed, snelheid komt daarna.
• Je bent servicegericht en denkt mee. Je communiceert prettig met klanten, collega’s en leveranciers en vindt het leuk om nét een stap verder te denken dan de oorspronkelijke vraag.
• Je bent digitaal vaardig. Werken met Microsoft Office is voor jou vertrouwd en je maakt nieuwe systemen gemakkelijk eigen. Wij werken onder andere met verhuursoftware, WordPress, Canva en Meta. Ervaring met ChatGPT is een pre.

Ervaring in de evenementenbranche is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. We vinden het belangrijker dat je nieuwsgierig bent, snel leert en nieuwe werkzaamheden en systemen gemakkelijk oppakt.

Werken bij Van Diepen Feesten

Wij houden ons eigenlijk bezig met iets heel simpels: leuke dingen doen.

Van zakelijke evenementen en open dagen tot jubilea, feesten en andere bijzondere momenten. Achter ieder geslaagd evenement zit een hoop voorbereiding — en precies daar ga jij een belangrijke bijdrage aan leveren.

We zijn een klein en hecht team. Je bent bij ons geen nummer, maar krijgt verantwoordelijkheid en ziet direct wat jouw werk oplevert. De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel en als we iets slimmer of beter kunnen doen, kunnen we snel schakelen.

Onze manier van werken draait om vijf waarden: persoonlijk betrokken, samen maken we het, altijd nét een stap verder, plezier en passie en betrokkenheid bij onze omgeving.

We vinden het belangrijk dat mensen werk doen waar ze plezier uit halen en de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen op een manier die bij hen past.

Wat bieden wij?

• Een brede en zelfstandige functie voor 16 uur per week, met werkdagen en -tijden in overleg.
• De mogelijkheid om mee te groeien naar drie en op langere termijn mogelijk vier dagen per week.
• Veel verantwoordelijkheid en vrijheid om je werkzaamheden steeds zelfstandiger op te pakken.
• Directe samenwerking met de Event Manager en korte lijnen binnen een klein team.
• Ruimte om de functie mee te ontwikkelen en ideeën aan te dragen.
• Salaris in overleg, passend bij jouw kennis en ervaring.
• Reiskostenvergoeding en vakantiegeld.
• Een fijne werkplek op ons kantoor in Dronten, met gratis parkeren voor de deur en een bushalte op loopafstand.
• We werken graag samen op kantoor. Incidenteel thuiswerken is mogelijk en structurele afspraken hierover zijn bespreekbaar.
• En de kleine dingen die werken leuk maken: samen lunchen, iets lekkers in de koelkast, meegaan naar een proeverij, een attentie rond de feestdagen of onverwacht iets lekkers dat na een evenement overblijft.

Eerst leren, daarna steeds zelfstandiger

Je begint met een inwerkperiode waarin we je meenemen in wie we zijn, onze evenementen en onze manier van werken. Daarna geloven we vooral in leren door te doen.

In het begin stellen we juist graag veel vragen over en weer. Naarmate je het werk beter leert kennen, krijg je steeds meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.

Ons doel? Dat jij uiteindelijk naar een evenement of aanvraag kijkt en zelf ziet: dit moet er gebeuren — ik regel het.

Zin om met ons mee te groeien?

Herken jij jezelf in deze functie en lijkt het je leuk om achter de schermen mee te bouwen aan mooie evenementen én aan de verdere groei van Van Diepen Feesten?

We zijn vooral benieuwd naar wie jij bent, waar je energie van krijgt en waarom deze functie bij jou past.