Ervaren bestuursassistent

1801 jeugd & onderwijsadvies; Zoetermeer; Hybrid; EUR 32,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Woon-werkverkeer vergoeding

Pensioen ABP

24 vakantiedagen

Mobiele telefoon

Laptop

Interne trainingen

Job summary

1801 is het grootste adviesbureau voor jeugd en onderwijs in Nederland. Als bestuursassistent ben je de rechterhand van de directeur-bestuurder en zorg je dat alles soepel verloopt, met proactieve organisatie en heldere communicatie.

Je beheert agenda's, bereidt MT-, RvT- en OR-vergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt afspraken. Je bent verbindend tussen bestuur, toezicht en de organisatie en werkt aan projecten en vertrouwelijke dossiers.

Qualifications

• HBO werk- en denk niveau; bij voorkeur secretariële richting.
• Minimaal 4 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie.
• Analytisch en nauwkeurig.
• Organisatietalent met sterk overzicht en structuur.
• Discreet met goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en gesprekspartner op alle niveaus.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede kennis van Microsoft Office, Teams, PowerPoint en Word.

Responsibilities

• Het beheren van complexe agenda’s en de organisatorische jaarplanning 1801-breed (MT-vergaderingen, Vergaderingen RvT en OR).
• Het voorbereiden, notuleren en plannen van (MT-) vergaderingen en opvolgen van afspraken.
• Het maken van verslagen en fungeren als aanspreekpunt voor de Ondernemingsraad.
• Het ondersteunen van de leden van de Raad van Toezicht.
• Het afhandelen van telefoon en correspondentie.
• Het ondersteunen van projecten en vertrouwelijke dossiers.
• Het bewaken van voortgang in processen.

Skills

Organisatietalent

Plannen en coördineren

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Nederlandse taal

Microsoft Office

Analytisch

Education

HBO werk- en denk niveau + secretariële richting

Tools

Microsoft Office Suite

Teams

Job description

Ben je representatief, snel van begrip, discreet, service-gericht én ook een organisatietalent.. dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen als bestuursassistent bij 1801 jeugd en onderwijsadvies?

Als bestuursassistent ben je de rechterhand van de directeur-bestuurder van 1801 en regel je dat alles vloeiend loopt. Met jouw proactieve houding, organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen creëer je rust en overzicht, zodat de directeur-bestuurder zich volledig kan richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

Je ondersteunt niet alleen de directeur-bestuurder, maar speelt ook een belangrijke rol in de planning, voorbereiding en coördinatie van de Raad van Toezicht vergaderingen en de OR-vergaderingen. Je organiseert vergaderingen, bewaakt de planning en zorgt voor heldere en tijdige verslaglegging. Daarbij ben je een verbindende schakel tussen bestuur, toezicht en de organisatie.

Je signaleert wat nodig is, denkt vooruit en handelt zelfstandig. Je beheert complexe agenda’s, coördineert interne en externe afspraken en zorgt voor een professionele en zorgvuldige communicatie. Dankzij jouw effectieve inzet verlopen processen soepel en zijn alle betrokkenen goed geïnformeerd.

Verder pak je allerlei organisatorische, projectmatige, administratieve en secretariële taken op. Je bent een echte vertrouwenspersoon, werkt nauwkeurig, en houdt makkelijk het overzicht en de regie op agenda’s – ook als de planning ineens verandert.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda’s en de organisatorische jaarplanning 1801 -breed (MT-vergaderingen, Vergaderingen RvT en vergaderingen OR);
• Het voorbereiden, notuleren plannen van (MT-) vergaderingen en coördineren en opvolgen van afspraken;
• Het maken van verslagen en het fungeren als aanspreekpunt voor de Ondernemingsraad;
• Het ondersteunen van de leden van de Raad van Toezicht;
• Het afhandelen van telefoon en correspondentie;
• Het ondersteunen van projecten en vertrouwelijke dossiers;
• Het bewaken van de voortgang in allerlei processen.

In deze veelzijdige, verantwoordelijke en afwisselende rol krijg je veel ruimte om veel initiatief te nemen. Met jouw ervaring lever je een bijdrage aan soepel bestuurlijk functioneren en heldere besluitvorming.

Jouw standplaats is Zoetermeer. Het behoort tot de mogelijkheden om - in overleg -incidenteel vanuit huis te werken. Je bent bereid om af en toe naar een van de andere hoofddvestigingen te reizen.

Over 1801 jeugd & onderwijsadvies

1801 is het grootste adviesbureau voor jeugd en onderwijs in Nederland. We werken in voor- en vroegschoolse educatie (VVE), primair onderwijs, voortgezet onderwijs en mbo en hbo. Bij 1801 werken ruim 300 professionals, verdeeld over de hoofdvestigingen in Zoetermeer, Arnhem, Hoofddorp en diverse flexlocaties in de Randstad, Noord-Brabant en Oost-Nederland. De collega’s werken in een open sfeer aan doorlopende ontwikkeling bij de klant en bij zichzelf. Want leren doe je je leven lang!

Je werkt intensief samen met de directeur-bestuurder en daarnaast met de leden van het management team. Tevens ben je het aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht en de OR. Daarnaast werk je intensief samen met externe contacten zoals bestuursassistenten, bestuursadviseurs en woordvoerders.

• HBO werk- en denk niveau (en bij voorkeur heb je een opleiding in een secretariële richting);
• Minimaal 4 jaar relevante ervaring opgedaan in een vergelijkbare functie;
• Je bent analytisch en werkt zorgvuldig en accuraat;
• Je bent een organisatietalent en bent sterk in organiseren, overzicht houden en structureren;
• Je bent discreet en hebt een goed gevoel voor de bestuurlijke en organisatie verhoudingen in een organisatie;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent een volwaardige gesprekspartner op alle niveaus;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je kunt goed overweg met Mircrosoft-Office, Teams, Powerpoint en Word.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden jou een zelfstandige en uitdagende functie voor 24-28 per week. Bij 1801 jeugd & onderwijsadvies krijg je een jaarcontract (wij hebben zeker de intentie om deze te verlengen als het van beide kanten klikt). De functie is ingedeeld is schaal 8 met een bruto maandsalaris tussen de €2839 en de €4254 op basis van een 36-urige werkweek. Het salaris is conform de CAO Onderwijsadviesbureaus. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en werkervaring.

Daarnaast bieden wij:

• Een vergoeding voor woon-werkverkeer en dienstreizen van € 0,23 per km.
• Bij een positief bedrijfsresultaat wordt 50% van het bedrijfsresultaat aan de medewerkers pensioengevend uitgekeerd met een maximum van 8% van jouw jaarinkomen.
• 24 vakantiedagen bij fulltime werken. Daarnaast werk je iedere week een paar uur extra, zodat je alle 12 schoolvakantieweken vrij kunt zijn. Werken in de schoolvakanties is zeer beperkt mogelijk.
• Pensioenregeling welke is ondergebracht bij ABP. De werknemersbijdrage is 30%, de werkgever draagt 70% bij.
• Een mobiele telefoon en een laptop.

Tenslotte organiseren we activiteiten voor jou, je team en voor alle personeelsleden zoals interne trainingen.

Het betreft een functie voor 24 tot 28 uur per week.