Domein Secretaresse Samenleving

Sentior, Ltd.; Zoetermeer; Hybrid; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken in overleg

Job summary

Sentior, Ltd. zoekt voor Domein Samenleving in Zoetermeer een ervaren domeinsecretaresse. Je biedt breed secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan afdelingshoofden en teammanagers. Je beheert agenda’s, organiseert overleggen en bewaakt acties in een dynamische omgeving.

Thuiswerken is mogelijk in overleg; 32–36 uur per week wordt geboden met werkdagen Mon, Tue, Thu en Fri. Vertrouwelijkheid en integriteit zijn essentieel in deze rol.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse, managementassistent of vergelijkbare functie.
• Ervaring met voorbereiden en organiseren van overleggen en agenda’s.
• Kennis van administratieve processen en vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van Nederlands op minimaal C1-niveau.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten; notuleren en bewaken van acties.
• Verwerken van stukken, correspondentie en bestuurlijke documenten in iBabs.
• Ondersteunen bij klachtenafhandeling en administratieve processen.

Skills

Plannen en organiseren

Prioriteiten stellen

Nauwkeurig werken

Communicatieve vaardigheid

Education

MBO 4 secretariaire ondersteuning

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams)

Job description

# Domein Secretaresse SamenlevingGemeente Zoetermeer Zoetermeer 9 maandenGepubliceerd 11 uur geleden · Opportunity ID: 1053834Tarief indicatie —Uren 36 u/wStart 31 Oct 2026Duur 9 maandenInteresse in deze opdracht?## De opdrachtUitvoeringsvoorwaardeDe opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‐conform terzijde worden gelegd.Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.OrganisatieIedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!AfdelingDe opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen.Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.De omgeving vraagt om iemand die graag organiseert, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je krijgt te maken met zowel reguliere secretariële ondersteuning als bestuurlijke en administratieve processen. Denk aan agendabeheer, voorbereiding van overleggen, notuleren, het bewaken van acties en termijnen, ondersteuning bij portefeuillehouder overleggen, correspondentie, klachten en praktische organisatie.OpdrachtAls Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zittenJe werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieelDe belangrijkste werkzaamheden zijn:- Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers;- Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;- Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken;- Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen;- Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs;- Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken;- Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten;- Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen;- Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten;- Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken;- Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.We zoeken voor deze opdracht iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar ook vooruitkijkt en signaleert wat nodig is. Je voelt aan welke zaken urgent zijn, weet wanneer je moet afstemmen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en bent betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie.De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Bij 4x9 is de woensdag je vrije dag. De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.- Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;- Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;- De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;- Er wordt gewerkt in team verband. Vereisten / knock-out criteria- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);- De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij);- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse;- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen;- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams;- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau, benoem dit in het cv. Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund (35 punten);- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving (30 punten);- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem (20 punten);- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte (15 punten).Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.CompetentiesPlannen en organiserenHoudt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.Prioriteiten stellenSchat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.Zelfstandigheid en initiatiefWerkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.Nauwkeurig en zorgvuldig werkenWerkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.Communicatieve vaardigheidCommuniceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden,Benodigd aantal professionals: 1.Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. \\*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.WerkdagenDe opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag. PlanningDe gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 27 oktober 2026 tussen 12:00 uur en 17:00 uur. Eventuele tweede datum gesprekken: donderdag 29 oktober 2026 tussen 09:00 en 12:00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.Overige informatie- Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.- Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.- Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.- Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 13 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op woensdag 14 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 19 oktober 2026, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.