Directiesecretaris Opvang & Begeleiding

COA; Nederland; Hybrid; EUR 71,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB) 18%

144 uur vakantieverlof (fulltime)

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Pensioen

Job summary

COA zoekt een directiesecretaris die de directeur procesmatig en inhoudelijk ondersteunt en adviseert bij besluiten. Je bent een spin-in-het-web met nauwe verbindingen binnen alle directies en afdelingen.

Je werkt hybride, met vaste kantoordagen in Den Haag en af en toe werkzaamheden elders in het land. Je zoon in een ondernemende en oplossingsgerichte houding draagt bij aan beleid en uitvoering.

Qualifications

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Minstens 4 jaar ervaring in een directie/secretariële of bestuurlijk adviseursrol.
• Inzicht in bestuurlijke/ politieke processen en besluitvorming.
• In staat besluiten te vertalen en effectief te communiceren.
• Kritische, integrale en outward gerichte blik.
• Uitstekende schrijfvaardigheden.
• Overzicht behouden onder druk.
• Ondernemend en oplossingsgericht denken.

Responsibilities

• Verzorgen van dagelijkse inhoudelijke en organisatorische ondersteuning van de directeur.
• Coördineren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en besluitvorming door het MT O&B en directieteam COA.
• Ondersteunen en adviseren bij ontwikkelingen, aanpak en implementatie binnen de directie O&B.
• Opstellen van jaarplannen en rapportages en bewaken van opvolging van acties.
• Ondersteunen van de manager O&B als contracteigenaar van strategische opvangcontracten.
• Regie voeren op dossiers, projecten en thema’s binnen COA en vreemdelingenketen.
• Organiseren van bijeenkomsten en open dagen.
• Onderhouden van contacten met de Ondernemingsraad en staffuncties.

Skills

Schriftelijke communicatie

Communicatieve vaardigheden

Analytisch vermogen

Samenwerken met management

Education

HBO/WO werk- en denkniveau

Job description

Als directiesecretaris heb je een procesmatig, inhoudelijk ondersteunend en adviserende rol.

In deze functie weet je je weg te vinden in het complexe speelveld van bestuurlijke, beleidsmatige en uitvoerende spelers. Je bent in staat om gevraagd en ongevraagd advies te geven over besluiten en uitwerkingen binnen de directie, waarbij je de juiste toon weet aan te slaan. Je draagt zorg voor het evalueren, bespreken en eventueel bijsturen van de uitwerking van het beleid.

Als directiesecretaris denk je, adviseer je en acteer je vanuit de visie van de directeur. Je staat de directeur en het MT bij met raad en daad en kijkt en handelt vanuit zowel het lokale-, directie-, maar ook het organisatiebelang.

Concrete zaken die tot het takenpakket van de directiesecretaris behoren zijn:

• Verzorgen van de dagelijkse inhoudelijke & organisatorische ondersteuning van de directeur zodat hij in staat is om zijn werk te doen, richting te geven en besluiten te nemen.
• Verzorgen van de coördinatie en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en het voorbereiden van besluitvorming door managementteam O&B en directieteam COA.
• Ondersteunen en adviseren van de benodigde ontwikkelingen, aanpak en implementatiebinnen de directie O&B.
• (Bijdragen aan) het opstellen van jaarplannen en rapportages en het bewaken van de opvolging van acties die daaruit voortvloeien.
• Ondersteunen van de manager O&B in diens taak van contracteigenaar van alle strategische opvangcontracten (denk aan beveiliging, bewonersvervoer, schoonmaak etc.).
• Regie voeren op inhoudelijke dossiers, projecten en thema’s, zowel binnen het COA als in de vreemdelingenketen.
• Het mede-organiseren van verschillende (management) bijeenkomsten en open dagen.
• Onderhouden van contact met de Ondernemingsraad en staffuncties van het COA.
• Verzorgen van communicatie namens de directie.

Naast deze vaste taken, pak je ook ad hoc dossiers op of bijvoorbeeld in het kader van de groei-opgave van het COA meer de organisatie ontwikkelingskant. Om jouw werk goed uit te kunnen voeren bouw je een breed intern en extern netwerk op. In dit alles maak je een werkverdeling met je collega-directiesecretarissen O&B.

Wie ben jij?

Jij voelt je helemaal thuis in een dynamische en voortdurend veranderende omgeving. Om succesvol te zijn, is het belangrijk dat je:

• Beschikt over hbo/wo werk- en denkniveau.
• Minstens 4 jaar ervaring hebt in een rol als (directie)secretaris, beleidsadviseur of bestuurlijk adviseur.
• Inzicht hebt in bestuurlijke en/of politieke processen en weet bij te dragen aan een juiste besluitvorming.
• Besluiten kan vertalen en effectief kan communiceren naar opdrachtgevers.
• Beschikt over een kritische, integrale en ook naar buiten gerichte blik.
• Dwarsverbanden kan leggen en uitstekende schrijfvaardigheden hebt.
• Het overzicht kan behouden in tijden van grote drukte, zodat je precies weet wat het team en jijzelf nodig hebben om goed te kunnen functioneren.
• Ondernemend bent en in staat om in oplossingen te denken.

Waar ga je werken?

Door de enorme groei van de organisatie is een goede, professionele ondersteuning van de directeur O&B onontbeerlijk. Hier ga jij mede vorm aan geven. De directie O&B isverantwoordelijk voor de opvang, begeleiding en logistiek op alle opvanglocaties van het COA in Nederland. De directeur O&B wordt ondersteund door een kernteam van ca. 10 collega’s. Als één van de vier directiesecretarissen binnen het kernteam ben je procesmatig en inhoudelijk adviserend aan de directeur O&B. Hiertoe sta je in nauwe verbinding met collega’s binnen alle verschillende directies en afdelingen van het COA en fungeer je als een spin in het web, samen met de drie andere directiesecretarissen.

Hybride werken is mogelijk; maandag en dinsdag zijn de vaste kantoordagen in Den Haag. Zo nu en dan werk je afhankelijk van overleggen elders in het land, daarnaast kun je na afstemming met je leidinggevende vanuit huis werken.

Wat bieden we jou?

Wij bieden je een proactieve rol die onmisbaar is bij het COA. Je komt te werken in een omgeving waar je een directe bijdrage levert aan de maatschappij. Je werkt zelfstandig aan bepaalde onderwerpen, in samenwerking met het kernteam. Het COA hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Wil je meer weten, kijk dan op Werken bij het COA .

• Het salaris bedraagt maximaal € 7033,80 op basis van 36 uur. Inschaling is op basis van kennis en werkervaring.
• We starten met een dienstverband van 1 jaar met de intentie van een vast dienstverband.
• Je werkt hybride; maandag en dinsdag zijn daarbij de vaste dagen in Den Haag.
• Individueel keuzebudget (IKB) van ca. 18% van het jaarsalaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB).
• Vitaliteitsuren (afhankelijk van de leeftijd).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een loopbaanbudget.
• Een goede balans tussen werk en vrije tijd.
• Een goed pensioen.

Het COA hecht veel waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), diploma- en certificaten controle en een identiteitscontrole.

Werken bij het COA

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) vangt al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In de opvangcentra bieden we hun basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Het COA is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in de genen. In het DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij alle collega’s gelijke kansen.

Graag vertellen we je meer over wat deze functie zo bijzonder maakt. Neem contact op met Caroline Ort (Adjunct Teamhoofd Directieondersteuning Opvang en Begeleiding) via 06 25 15 29 03.Je kunt ook contact opnemen Masih Wakil (Recruitment Adviseur) via 06-15 91 58 75 bij vragen over de procedure.

Ben jij ZZP’er, houd er dan rekening mee dat wij onze nieuwe collega’s alleen een loondienstverband aanbieden.