Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn

Gemeente Rotterdam; Zuid-Holland; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Incidenteel thuiswerken

Startdatum z.s.m.

Verlengingsopties: 2 x 6 maanden

Job summary

GGD Rotterdam-Rijnmond zoekt een Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn. Je fungeert als sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn en combineert bestuurlijke advisering met regie over processen.

Je bewaakt tijdige en zorgvuldige stukstroom, voorziet de directie van informatieve onderbouwing en onderhoudt afstemming met management, adviseurs en wethouders. Een uitdagende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Uitstekend gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Stressbestendig en behoudt overzicht onder hoge werkdruk.
• Snel begrip van complexe vraagstukken en vertaling naar onderbouwde adviezen.
• Vertrouwelijk omgaan met informatie en integriteit waarborgen.
• Gestructureerde werkwijze en natuurlijke verbinder op meerdere niveaus.

Responsibilities

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning signaleren en afhandelen; adviseren waar nodig.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen en portefeuilleoverleggen.
• Deelnemen aan directie- en managementoverleggen en toezien op dossiersignalering.
• Beheer van bestuurlijke dossiers en tijdige accordering via DIVA BB.
• Coördineren van organisatiebrede verzoeken binnen de directie.
• Rapportages en planning- en controlprocessen ondersteunen.
• Procesbegeleiding van commissie- en raadsbehandelingen.
• Samenwerking en vervanging met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn.

Skills

Analytisch vermogen

Politiek-bestuurlijke kennis

Stressbestendigheid

Structuur en organisatie

Verbindend vermogen

Job description

Opdrachtomschrijving

Ben jij een stevige professional met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en weet jij overzicht te houden in een omgeving waarin bestuurlijke belangen, complexe processen en strakke deadlines samenkomen? Als Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je combineert bestuurlijke advisering met procesmatige regie en zorgt voor een zorgvuldig en tijdig verloop van de politiek-bestuurlijke stukkenstroom.

Jouw functie

Je beweegt je op het snijvlak van directie, management en bestuur en speelt een centrale rol in het stroomlijnen van bestuurlijke processen, het signaleren van politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en het adviseren over complexe vraagstukken. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke verzoeken en dossiers zorgvuldig, volledig en tijdig worden afgehandeld en dat de directeur tijdig over de juiste informatie beschikt om goed onderbouwde besluiten te kunnen nemen.

Je bent een stevige en kritische gesprekspartner die verder kijkt dan de dagelijkse werkzaamheden. Je signaleert bestuurlijke en ambtelijke gevoeligheden, legt verbanden tussen dossiers en weet wanneer onderwerpen bestuurlijke aandacht vragen. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken aan de directie, vangt deze waar mogelijk zelfstandig af en stelt waar nodig adviezen op. Ook ben je sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs bij bestuurlijke aangelegenheden.

Concreet houd je je onder andere bezig met

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: ontwikkelingen en gevoeligheden signaleren, directieverzoeken beoordelen en afhandelen en waar nodig adviezen opstellen.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen: secretarisrol bij onder meer het directieoverleg ZWW, de staven Jeugdwelzijn en Preventie, Preventie en Welzijn en Sociale Basis en diverse portefeuilleoverleggen.
• Directie- en managementoverleggen: deelname aan het DT/MT GGD, P&W en waar nodig aan het MT P&W of MT GGD.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: doorlopende accordering van bestuurlijke dossiers via DIVA BB.
• Concern- en clusterbrede coördinatie: organisatiebrede verzoeken binnen de directie uitzetten.
• Rapportages en planning- en controlprocessen: programmarapportage VGZ en ZWW en uitvragen binnen de planning- en controlcyclus.
• Procesbegeleiding van commissie- en raadsbehandelingen: inclusief de actualiteitenraad, de lange termijnagenda en begrotingsbehandelingen.
• Samenwerking en onderlinge vervanging: nauwe samenwerking met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn, waarbij jullie elkaar tijdens vakantie en verlof waar nodig vervangen.

Daarnaast heb je waarnemende taken op het gebied van bestuurszaken: je bent aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden binnen de directie en stemt af met woordvoerders, politiek assistenten en bestuursadviseurs van de betrokken wethouders.

Jouw profiel

Wij zoeken een stevige, analytisch sterke professional met een uitstekend gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Je bent stressbestendig en bewaart ook onder hoge werkdruk het overzicht. Je doorgrondt complexe vraagstukken snel, legt verbanden en vertaalt ontwikkelingen naar heldere, goed onderbouwde adviezen. Je bent een kritische en onafhankelijke sparringpartner die gevraagd en ongevraagd advies durft te geven en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Je werkt gestructureerd en bent een natuurlijke verbinder die contacten legt en onderhoudt op verschillende niveaus binnen de organisatie.

De afdeling

De Directie GGD, Preventie & Welzijn bestaat uit de GGD Rotterdam-Rijnmond en de gemeentelijke afdeling Preventie & Welzijn en is onderdeel van het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. De GGD zet zich binnen haar werkgebied van 13 gemeenten in voor het beschermen, bewaken en bevorderen van de gezondheid van inwoners in de regio Rijnmond. De afdeling Preventie & Welzijn richt zich op alle algemene preventie- en welzijnsinzet, zowel voor jeugd als volwassenen.

Goed om te weten

• Werklocatie: Timmerhuis, Rotterdam; incidenteel thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
• Startdatum: z.s.m.
• Verlengingsopties: 2 x 6 maanden