Directiesecretaris GGD Preventie en Welzijn

OverheidZZP; Rotterdam; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Incidenteel thuiswerken

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Directiesecretaris voor GGD, Preventie en Welzijn. Je ondersteunt de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn, regisseert bestuurlijke dossiers en bewaakt de voortgang van overleggen.

Je werkt nauw samen met afdelingssecretarissen en adviseurs, bewaakt planning en controle, en zorgt voor tijdige informatie voor besluiten. Een sterke combinatie van bestuurlijk inzicht en organisatorisch talent is essentieel.

Qualifications

• WO-bachelor vereist voor bestuurlijke advisering en directieondersteuning.
• Kennis van politiek-bestuurlijke verhoudingen en procesregie is een must.
• Ervaring met voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke besluitvorming is gewenst.

Responsibilities

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: signaleren en adviseren.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen.
• Begeleiden van commissies en raadsbehandelingen en rapportages.

Skills

Bestuurlijke verhoudingen

Stressbestendigheid

Analytisch sterk

Organisatietalent

Education

WO-bachelor Bestuurskunde/Politicologie/Rechtsgeleerdheid/Bestuurs- en Organisatiewetenschap

WO-master in relevante richting

Tools

DIVA BB

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de directie ondersteunen en adviseren in politiek‑bestuurlijke vraagstukken, bestuurlijke processen regisseren, stukkenstromen en overleggen coördineren en zorgen voor zorgvuldige besluitvorming binnen GGD, Preventie en Welzijn.

Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn (P&W)

Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie: Timmerhuis, Rotterdam

Thuiswerkbeleid: Incidenteel thuiswerken behoort tot de mogelijkheden

Jouw functie

Ben jij een stevige professional met gevoel voor politiek‑bestuurlijke verhoudingen en weet jij overzicht te houden in een omgeving waarin bestuurlijke belangen, complexe processen en strakke deadlines samenkomen? Als Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je combineert bestuurlijke advisering met procesmatige regie en zorgt voor een zorgvuldig en tijdig verloop van de politiek‑bestuurlijke stukkenstroom. Je signaleert ontwikkelingen, bewaakt de voortgang van bestuurlijke processen en zorgt voor samenhang en afstemming tussen de betrokken partijen. Met jouw bestuurlijke sensitiviteit, organisatorisch inzicht en stressbestendigheid draag je bij aan een goed functionerende directie binnen de gemeente Rotterdam.

Als Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je beweegt je op het snijvlak van directie, management en bestuur en speelt een centrale rol in het stroomlijnen van bestuurlijke processen, het signaleren van politiek‑bestuurlijke ontwikkelingen en het adviseren over complexe vraagstukken. Daarbij ligt een belangrijk deel van je verantwoordelijkheid bij de procesmatige regie en het bewaken van de politiek‑bestuurlijke stukkenstroom. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke verzoeken en dossiers zorgvuldig, volledig en tijdig worden afgehandeld. Je weet wat er speelt binnen de organisatie, hebt oog voor uiteenlopende belangen en zorgt ervoor dat de directeur tijdig over de juiste informatie beschikt om goed onderbouwde besluiten te kunnen nemen.

Je bent een stevige en kritische gesprekspartner die verder kijkt dan de dagelijkse werkzaamheden. Je signaleert bestuurlijke en ambtelijke gevoeligheden, legt verbanden tussen dossiers en weet wanneer onderwerpen bestuurlijke aandacht vragen. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken aan de directie, vangt deze waar mogelijk zelfstandig af en stelt waar nodig adviezen op. Ook ben je sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs bij bestuurlijke aangelegenheden. Daarbij weet je wanneer je zelf moet handelen, wanneer afstemming nodig is en wanneer een vraagstuk bij de directeur moet worden neergelegd.

Je werkt in een omgeving waarin verschillende bestuurlijke belangen, organisatiebrede opgaven en besluitvormingsprocessen samenkomen. Je vervult een belangrijke rol in de voorbereiding, begeleiding en opvolging van directie-, management- en bestuurlijke overleggen. Daarnaast coördineer je concern‑ en clusterbrede verzoeken, bewaak je de voortgang van bestuurlijke dossiers en draag je bij aan een zorgvuldige afstemming tussen de directie en de betrokken bestuursondersteuning. Hierbij werk je nauw samen met afdelingssecretarissen en andere directiesecretarissen. Een goede onderlinge afstemming is essentieel voor het zorgvuldig en tijdig laten verlopen van de bestuurlijke processen.

Ook ben je betrokken bij organisatiebrede verantwoordingsprocessen, waaronder de programmarapportage VGZ en ZWW en andere uitvragen binnen de planning‑ en controlcyclus. Je zorgt ervoor dat informatie wordt opgehaald, processen worden gecoördineerd en betrokkenen tijdig worden aangehaakt.

Een deel van je werkzaamheden bestaat daarnaast uit waarnemende taken op het gebied van bestuurszaken. Hierbij ben je aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden binnen de directie GGD, Preventie & Welzijn en stem je af met woordvoerders, politiek assistenten en bestuursadviseurs van de betrokken wethouders. Je ondersteunt de bestuurlijke informatievoorziening, verzorgt samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn weekvoorbereidingen en begeleidt processen rondom commissie‑ en raadsbehandelingen.

Concreet Houd Je Je Onder Andere Bezig Met

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: je signaleert bestuurlijke en ambtelijke ontwikkelingen en gevoeligheden, beoordeelt en handelt directieverzoeken af en stelt waar nodig adviezen op. Je bent sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen: je vervult een secretarisrol bij het directieoverleg ZWW, de staven Jeugdwelzijn en Preventie, Preventie en Welzijn en Sociale Basis, de gecombineerde staf Sociale Basis, het portefeuilleoverleg Postma, teamoverleg Segers en portefeuilleoverleg Juridische zaken. Je draagt bij aan de voorbereiding, opvolging en afstemming van deze overleggen.
• Directie‑ en managementoverleggen: je neemt deel aan het DT/MT GGD, P&W en waar nodig aan het MT P&W of MT GGD.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: je bent betrokken bij de doorlopende accordering van bestuurlijke dossiers via DIVA BB.
• Concern‑ en clusterbrede coördinatie: je zet binnen de directie organisatiebrede verzoeken uit met betrekking tot bijvoorbeeld organisatieopgaven en -ontwikkelingen.
• Rapportages en planning‑ en controlprocessen: je bent betrokken bij de programmarapportage VGZ en ZWW en coördineert binnen de directie uitvragen die verband houden met de planning‑ en controlcyclus.
• Procesbegeleiding van commissie‑ en raadsbehandelingen: je begeleidt de bestuurlijke processen rondom commissie‑ en raadsbehandelingen, inclusief de actualiteitenraad. Je verzorgt de periodieke uitvraag van de lange termijnagenda, coördineert begrotingsbehandelingen en zet de benodigde voorbereidende uitvragen uit. Hierin werk je nauw samen met de afdelingssecretaris van Preventie & Welzijn.
• Samenwerking en onderlinge vervanging: je werkt nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn, waarbij jullie elkaar tijdens vakantie en verlof waar nodig vervangen.

Jouw profiel

Voor deze functie zoeken wij een stevige, analytisch sterke professional met een uitstekend gevoel voor politiek‑bestuurlijke verhoudingen. Je bent stressbestendig en weet ook onder hoge werkdruk met deadlines en meerdere gelijktijdige verzoeken het overzicht te bewaren. Je stelt de juiste prioriteiten, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat bestuurlijke processen zorgvuldig en tijdig worden afgehandeld. Je begrijpt hoe besluitvormingsprocessen binnen een complexe bestuurlijke organisatie verlopen en weet je effectief te bewegen tussen verschillende belangen, verantwoordelijkheden en organisatieniveaus. Je bent in staat om complexe vraagstukken snel te doorgronden, verbanden te leggen en ontwikkelingen te vertalen naar heldere, goed onderbouwde adviezen. Je beschikt over een sterk ontwikkeld bestuurlijk en organisatorisch inzicht en weet wat er nodig is om een directeur goed te positioneren en te ondersteunen. Je bent een kritische en onafhankelijke sparringpartner die gevraagd en ongevraagd advies durft te geven, ook wanneer belangen uiteenlopen of onderwerpen bestuurlijk gevoelig liggen. Daarbij combineer je overtuigingskracht met diplomatie en weet je zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie en uiteenlopende belangen. Je werkt gestructureerd, bent zorgvuldig en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je houdt regie op processen waarin verschillende partijen en deadlines samenkomen, schakelt snel wanneer prioriteiten veranderen en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd en aangehaakt. Daarnaast ben je een natuurlijke verbinder die gemakkelijk contacten legt en onderhoudt op verschillende niveaus binnen de organisatie. Je communiceert helder en overtuigend, beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en weet wanneer je moet adviseren, afstemmen of juist zelfstandig moet handelen. Je werkt nauw samen met de afdelingssecretarissen, directiesecretarissen en andere betrokken collega’s en draagt bij aan een goede onderlinge afstemming. Je bent toegankelijk in de samenwerking, maar tegelijkertijd stevig genoeg om kritisch door te vragen, verwachtingen bespreekbaar te maken en waar nodig tegengas te geven.

Met jouw combinatie van bestuurlijk inzicht, stressbestendigheid, organisatiesensitiviteit en sterke procesmatige vaardigheden ben je een betrouwbare gesprekspartner voor de directie. Je zorgt voor overzicht, continuïteit en een zorgvuldige voortgang van bestuurlijke processen, ook wanneer de druk hoog is.

De afdeling

De Directie GGD, Preventie & Welzijn bestaat uit de GGD Rotterdam-Rijnmond en de gemeentelijke afdeling Preventie & Welzijn. De GGD maakt onderdeel uit van de gemeente Rotterdam en zet zich binnen haar werkgebied van 13 gemeenten in voor het beschermen, bewaken en bevorderen van de gezondheid van inwoners in de regio Rijnmond. De organisatie werkt aan uiteenlopende maatschappelijke en gezondheidsvraagstukken en draagt bij aan een gezonde, veilige en veerkrachtige samenleving.

De afdeling Preventie & Welzijn richt zich op alle algemene preventie‑ en welzijnsinzet, zowel voor jeugd als volwassenen. De (beleids)inzet vanuit deze afdeling richt zich op alle Rotterdammers en op het bevorderen van een kansrijke ontwikkeling.

Onze organisatie

De Directie GGD, P&W is onderdeel van het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. De GGD vormt vanuit de gemeenschappelijke regeling van 13 gemeenten daarbinnen een aparte entiteit met een regionale functie op het gebied van publieke gezondheid.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• De kandidaat beschikt over een afgeronde WO-bacheloropleiding in de richting van Bestuurskunde, Politicologie, Rechtsgeleerdheid, Bestuurs- en Organisatiewetenschap of een aantoonbaar vergelijkbare relevante studierichting;
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directiesecretaris, bestuursadviseur, strategisch adviseur of in een vergelijkbare adviserende functie binnen een politiek‑bestuurlijke organisatie;
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het adviseren van directie, management of bestuur over politiek‑bestuurlijke vraagstukken;
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren en begeleiden van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Wensen

• De kandidaat beschikt over een afgeronde WO-masteropleiding in een voor de functie relevante studierichting (10 punten).
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar als directiesecretaris of bestuursadviseur binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten).
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met bestuurlijke advisering binnen het sociaal domein, de publieke gezondheid of het welzijnsdomein (20 punten).
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en begeleiden van commissie‑ en raadsbehandelingen, waaronder bestuurlijke dossiers en besluitvormingsprocedures (10 punten).
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het coördineren van planning‑ en controlprocessen, bestuurlijke rapportages en organisatiebrede verantwoordingsprocessen (10 punten).

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: Week 46/47

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.