Directiesecretaris GGD Preventie en Welzijn

BlueTrail; Zuid-Holland; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een Directiesecretaris voor de GGD, Preventie & Welzijn. Je bent een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn en borgt tijdige, volledige dossiers en adviezen.

Je regisseert bestuurlijke overleggen, bewaakt de planning en coördineert dossiers tussen directie, management en bestuur. Daarnaast begeleid je commissies en raadsbehandelingen en werk je nauw samen met afdelingssecretariaten.

Responsibilities

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: signaleren van ontwikkelingen en gevoeligheden, beoordelen en afhandelen van directieverzoeken en adviseren waar nodig.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen: vervullen van secretarisrol bij diverse directie- en stafoverleggen en zorgen voor voorbereiding en opvolging.
• Directie- en managementoverleggen: deelnemen aan DT/MT GGD, P&W en waar nodig MT-vergaderingen.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: betrokken bij doorlopende accordering van dossiers via DIVA BB.
• Concern- en clusterbrede coördinatie: uitzetten van organisatiebrede verzoeken en opgaven binnen de directie.
• Rapportages en planning- en controlprocessen: betrokken bij programmarapportage VGZ en ZWW en coördineren van uitvragen.
• Procesbegeleiding van commissie- en raadsbehandelingen: begeleiden van commissie- en raadsbehandelingen en lange termijnagenda.
• Samenwerking en onderlinge vervanging: nauw samenwerken met afdelingssecretarissen en elkaar vervangen bij afwezigheid.

Job description

Jouw functie

Als Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je beweegt je op het snijvlak van directie, management en bestuur en speelt een centrale rol in het stroomlijnen van bestuurlijke processen, het signaleren van politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en het adviseren over complexe vraagstukken. Daarbij ligt een belangrijk deel van je verantwoordelijkheid bij de procesmatige regie en het bewaken van de politiek-bestuurlijke stukkenstroom. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke verzoeken en dossiers zorgvuldig, volledig en tijdig worden afgehandeld. Je weet wat er speelt binnen de organisatie, hebt oog voor uiteenlopende belangen en zorgt ervoor dat de directeur tijdig over de juiste informatie beschikt om goed onderbouwde besluiten te kunnen nemen.

Je bent een stevige en kritische gesprekspartner die verder kijkt dan de dagelijkse werkzaamheden. Je signaleert bestuurlijke en ambtelijke gevoeligheden, legt verbanden tussen dossiers en weet wanneer onderwerpen bestuurlijke aandacht vragen. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken aan de directie, vangt deze waar mogelijk zelfstandig af en stelt waar nodig adviezen op. Ook ben je sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs bij bestuurlijke aangelegenheden. Daarbij weet je wanneer je zelf moet handelen, wanneer afstemming nodig is en wanneer een vraagstuk bij de directeur moet worden neergelegd.

Je werkt in een omgeving waarin verschillende bestuurlijke belangen, organisatiebrede opgaven en besluitvormingsprocessen samenkomen. Je vervult een belangrijke rol in de voorbereiding, begeleiding en opvolging van directie-, management- en bestuurlijke overleggen. Daarnaast coördineer je concern- en clusterbrede verzoeken, bewaak je de voortgang van bestuurlijke dossiers en draag je bij aan een zorgvuldige afstemming tussen de directie en de betrokken bestuursondersteuning. Hierbij werk je nauw samen met afdelingssecretarissen en andere directiesecretarissen. Een goede onderlinge afstemming is essentieel voor het zorgvuldig en tijdig laten verlopen van de bestuurlijke processen.

Ook ben je betrokken bij organisatiebrede verantwoordingsprocessen, waaronder de programmarapportage VGZ en ZWW en andere uitvragen binnen de planning- en controlcyclus. Je zorgt ervoor dat informatie wordt opgehaald, processen worden gecoördineerd en betrokkenen tijdig worden aangehaakt.

Een deel van je werkzaamheden bestaat daarnaast uit waarnemende taken op het gebied van bestuurszaken. Hierbij ben je aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden binnen de directie GGD, Preventie & Welzijn en stem je af met woordvoerders, politiek assistenten en bestuursadviseurs van de betrokken wethouders. Je ondersteunt de bestuurlijke informatievoorziening, verzorgt samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn weekvoorbereidingen en begeleidt processen rondom commissie- en raadsbehandelingen.

Concreet houd je je onder andere bezig met:

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: je signaleert bestuurlijke en ambtelijke ontwikkelingen en gevoeligheden, beoordeelt en handelt directieverzoeken af en stelt waar nodig adviezen op. Je bent sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen: je vervult een secretarisrol bij het directieoverleg ZWW, de staven Jeugdwelzijn en Preventie, Preventie en Welzijn en Sociale Basis, de gecombineerde staf Sociale Basis, het portefeuilleoverleg Postma, teamoverleg Segers en portefeuilleoverleg Juridische zaken. Je draagt bij aan de voorbereiding, opvolging en afstemming van deze overleggen.
• Directie- en managementoverleggen: je neemt deel aan het DT/MT GGD, P&W en waar nodig aan het MT P&W of MT GGD.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: je bent betrokken bij de doorlopende accordering van bestuurlijke dossiers via DIVA BB.
• Concern- en clusterbrede coördinatie: je zet binnen de directie organisatiebrede verzoeken uit met betrekking tot bijvoorbeeld organisatieopgaven en -ontwikkelingen.
• Rapportages en planning- en controlprocessen: je bent betrokken bij de programmarapportage VGZ en ZWW en coördineert binnen de directie uitvragen die verband houden met de planning- en controlcyclus.
• Procesbegeleiding van commissie- en raadsbehandelingen: je begeleidt de bestuurlijke processen rondom commissie- en raadsbehandelingen, inclusief de actualiteitenraad. Je verzorgt de periodieke uitvraag van de lange termijnagenda, coördineert begrotingsbehandelingen en zet de benodigde voorbereidende uitvragen uit. Hierin werk je nauw samen met de afdelingssecretaris van Preventie & Welzijn.
• Samenwerking en onderlinge vervanging: Je werkt nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn, waarbij jullie elkaar tijdens vakantie en verlof waar nodig vervangen.