Directiesecretaris

Werken bij Zeist; Nederland; Hybrid; EUR 51,000 - 73,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP-pensioen

Fietsplan

Volledig OV-vergoeding

Thuiswerkplek

Zeist-Academie

Job summary

Gemeente Zeist zoekt een verbindende Directiesecretaris voor het Directieteam om strategische vraagstukken te vertalen naar concrete acties. Je adviseert de directie over bestuurlijke en organisatorische vraagstukken en bewaakt de samenhang met de organisatie.

Je werkt proactief aan verbetering van kwaliteit en processen, stemt af met strategische adviseurs en werkt nauw samen met interne communicatie. Verbindend en discreet handelen staan centraal.

Qualifications

• WO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 4 jaar ervaring als directie- of bestuurssecretaris.
• Organisatiesensitief, weet wanneer te signaleren, betrekken of escaleren.
• Netwerker en verbindende schakel tussen DT en organisatie.
• Discreet en vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie.

Responsibilities

• Bereid directieoverleggen en strategische sessies voor; bewaak planning en opvolging.
• Beoordeel de samenhang tussen prioriteiten, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering.
• Coördineer complexe, organisatiebrede dossiers.
• Signaleer risico's en kansen en adviseer de directie hierover.
• Stimuleer samenwerking tussen afdelingen en draag bij aan een professionele cultuur.
• Voorbereiden van (inhoudelijke) werkbezoeken bij andere organisaties.

Skills

Organisatiegevoelig

Strategisch vermogen

Netwerken

Communicatie

Proactief handelen

Discretie

Sturen op prioriteiten

Education

WO werk- en denkniveau

Tools

Interne communicatieadviseur

Job description

Voor het team Bedrijfsondersteuning zijn wij op zoek naar een:

• Een salaris tussen de € 4.593,- en maximaal € 6.525,- bruto per maand (schaal 11, Cao Gemeenten per januari 2027) obv 36 uur;
• Heb je een DUO-studieschuld? Los jaarlijks tot €1.250,- af met belastingvoordeel via je IKB;
• Uitstekende pensioen opbouw bij het ABP;
• Arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op verlenging of vast;
• Een uitgebreid onboardingsprogramma tijdens je eerste werkweek;
• Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;
• Een fijne thuiswerkplek;
• Fietsplan & volledige vergoeding OV: Duurzaamheid staat bij ons hoog in het vaandel;
• Een eigen Zeist-Academie vol cursussen voor jouw eigen ontwikkeling.
• Je hebt een WO werk- en denkniveau ;
• Je bent intrinsiek gemotiveerd om een maatschappelijke bijdrage te leveren;
• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring als directie- of bestuurssecretaris of soortgelijke functie;
• Je bent organisatiesensitief en weet wanneer het nodig is om iets te signaleren, andere te betrekken of te escaleren;
• Je weet waar de prioriteiten liggen en kan hoofdzaken en bijzaken goed onderscheiden;
• Je kan verschillende onderwerpen en werkzaamheden je snel eigen maken, adequaat handelen in diverse complexe situaties en omgaan met belangentegenstellingen;
• Je hebt en houdt overzicht en je werkt planmatig. Niet omdat dat een doel op zich is, maar omdat het helpt bij het bereiken van resultaten;
• Je bent een vriendelijke doorzetter, die kort en krachtig formuleert, met oog voor het effect bij de ander;
• Je kan vanuit verbinding scherp en kritisch doorvragen en adviseren en hierin de juiste woorden vinden in de communicatie richting management en organisatie;
• Je hebt een sterk ontwikkelt strategisch vermogen en bent in staat om vanuit het grote geheel (samenleving, organisatie, gemeenteraad) te beoordelen wat er nodig is;
• Je kan strategische denklijnen omzetten in handelen;
• Je hebt humor, kan goed relativeren en bent resultaatgericht;
• Je beweegt je soepel in een politiek-bestuurlijke omgeving, gaat zorgvuldig om met uiteenlopende belangen en hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Je gaat discreet envertrouwelijk om met gevoeligeinformatieenweetwanneerinformatiegedeeldmoetwordenenwanneerterughoudendheidgevraagd is.

Bij de Gemeente Zeist werken we dagelijks samen aan een fijne leefomgeving voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Ter versterking van het directieteam (DT) zijn wij op zoek naar een verbindende en bevogen Directiesecretaris.

De complexiteit van gemeentelijke opgaven neemt toe en de directiesecretaris zorgt er , als spin in het web , voor dat het directieteam zich kan focussen op strategische vraagstukken. Als directiesecretaris adviseer je de directie over bestuurlijke, organisatorische en strategische vraagstukken. Het concernbelang en de beste bijdrage leveren voor Zeist zijn hierin het uitgangspunt. Als organisatie sensitieve professional ben je de strategische sparringpartner die overzicht brengt , verbinding creëert tussen het DT en de organisatie en de directie helpt haar ambities waar te maken .

Je bent initiatiefrijk, werkt proactief en komt met verbetervoorstellen om de kwaliteit en processen te verbeteren. Je bent in staat om vanaf een leeg vel een opzet te maken voor strategische onderwerpen en adviseert het DT daarover. Dit alles doe je natuurlijk niet alleen. Je stemt inhoudelijk af met de strategische (bestuurs)adviseurs. Je bent een stevige gesprekspartner voor de teammanagers en werkt nauw samen met de interne communicatieadviseur. Je bent een netwerker, eenverbindende schakel tussen DT en de organisatie en draagt uit waar het DT voor staat. Verbinden is voor jou een werkwoord en je straalt natuurlijk gezag uit. Je bent sensitief en voelt aan wat gevoelig ligt, hoe je zaken het beste op kan pakken, wie je daarvoor met elkaar in contact moet brengen en waar je op instapt, of juist niet.

Je bent in staat structuur aan te brengen in complexe of onvoldoende uitgewerkte vraagstukken door doelstellingen, resultaten, activiteiten en deadlines te concretiseren. Je stelt de juiste vragen om verwachtingen helder te krijgen en komt tot een duidelijke en meetbare opdracht. Met andere woorden: je spreekt niet in wollig taalgebruik. En als anderen dat wel doen, dan maak je dat vanuit verbinding bespreekbaar om duidelijkheid te creëren.

Je komt te werken in het directieteam , waar je sterk de verbinding mee voelt . T egelijk beweeg jij je van nature zelfstandigdoor de hel e organisatie . Je werkt nauw samen met het (directie)secretariaat en de interne communicatieadviseur . Het DT bestaat uit vier leden: de gemeentesecretaris en drie directieleden. Ieder directielid heeft een eigen portefeuille en stuurt een aantal teammanagers aan.

Meer concreet betekent dit dat je

• Bereid je directieoverleggen en strategische sessies voor en draag je zorg voor een adequate planning, monitoring en goede opvolging van de genomen besluiten in de organisatie ;z
• Bewaak je de samenhang tussen concern prioriteiten, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering;
• Coördineer je complexe organisatiebrede dossiers;
• Signaleer je risico's, kansen en knelpunten en adviseer je de directie hierover;
• Stimuleer je samenwerking tussen afdelingen en draag je bij aan een professionele bestuurs- en organisatiecultuur;
• Ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van (inhoudelijke) werkbezoeken bij andere organisaties;
• Ben je ook extern gericht en weet je ook wat er in de maatschappij gebeurt. Hierover signaleer en adviseer je gevraagd en ongevraagd het DT.

Je kunt tot en met zondag 29 november aanstaande reageren.

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op basis van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Wat kun je van ons verwachten als je hebt gereageerd op de baan van je dromen?

Staat jouw droombaan er niet bij, schrijf je in voor de jobalert en ontvang periodiek een update van onze vacatures.