Directiesecretaresse: Proactieve Directieondersteuning

AXIS Career; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

AXIS Career zoekt een proactieve directiesecretaresse ter ondersteuning van de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering bij COA. Je agenda wordt complex en je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt acties.

Je schakelt snel, bewaakt discretie en onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders. Vereisten zijn HBO-niveau, minimaal 3 jaar ervaring in vergelijkbare functie en uitstekende beheersing van het Nederlands.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting gerelateerd.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse.
• Ervaring met ondersteuning van directieleden in een complexe omgeving.
• Ervaring met agendabeheer en vergaderorganisatie.
• Uitstekende beheersing van Nederlands.
• Goede kennis van Outlook en Microsoft Office.
• Flexibel, met langere werkdagen af en toe.
• Professionele, loyale en samenwerkende houding.
• Snel prioriteiten kunnen stellen en overzicht bewaren.
• Stressbestendigheid en discretie.
• Direct beschikbaar is een grote pré.

Responsibilities

• Beheren van een complexe agenda en coördineren afspraken, overleggen en werkbezoeken.
• Voorbereiden van vergaderingen door informatie en stukken tijdig beschikbaar te maken.
• Notuleren van overleggen, opstellen van verslagen en bewaken van actiepunten en besluitvorming.
• Beheren van de mailbox en signaleren van belangrijke zaken.
• Uitgaande en inkomende correspondentie verzorgen en archiveren van documenten.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en directieactiviteiten.
• Onderhouden van contacten met interne collega's, ketenpartners en externe relaties.

Skills

Directieondersteuning

Agenda beheer

Vergaderorganisatie

Stakeholder communicatie

Nederlands

Stressbestendigheid

Prioriteiten

Discretie

Flexibele houding

Professionaliteit

Direct beschikbaar

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

MS Office

Job description

AXIS Career zoekt een proactieve directiesecretaresse ter ondersteuning van de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering bij COA. Je agenda wordt complex en je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt acties.

Je schakelt snel, bewaakt discretie en onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders. Vereisten zijn HBO-niveau, minimaal 3 jaar ervaring in vergelijkbare functie en uitstekende beheersing van het Nederlands.