Directiesecretaresse | COA

AXIS Career; Den Haag; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Job summary

COA in Den Haag zoekt een proactieve directiesecretaresse ter ondersteuning van de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering. U bewaakt het overzicht, bereidt vergaderingen voor en bewaakt acties.

Taken: agenda beheer, notuleren, archivering, mailbox, communicatie met interne en externe stakeholders. Wij zoeken HBO werk- en denkniveau, minimaal 3 jaar ervaring, discreet, stressbestendig en flexibel; directe beschikbaarheid is een pré.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau; bij voorkeur richting gerelateerd aan de functie.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of soortgelijke functie.
• Ervaring met ondersteuning van directieleden, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie en contact met interne en externe stakeholders.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Outlook en gangbare MS Office-applicaties.
• Flexibele instelling; langere werkdagen zijn af en toe geen probleem.
• Professioneel, loyaal en samenwerkingsgericht; discreet en vertrouwelijk.
• In staat prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en snel oplossingen te vinden.
• Hoge stressbestendigheid en organisatiesensitiviteit.
• Per directe beschikbaarheid is een grote pré.

Responsibilities

• Beheren van een complexe agenda en coördineren van afspraken, overleggen en werkbezoeken.
• Voorbereiden van vergaderingen door informatie en stukken tijdig beschikbaar te maken.
• Notuleren van overleggen, verslagen opstellen en actiepunten bewaken.
• Beheren van de mailbox van de Voorzitter en signaleren van belangrijke zaken.
• Correspondentie verzorgen en archivering van documenten.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en directieactiviteiten.
• Onderhouden van contacten met interne collega's, ketenpartners en ministeries.
• Samen met andere directieassistenten vormen jullie een team en vullen elkaar aan.

Skills

Agenda beheer

Vergaderorganisatie

Stakeholder communicatie

Stressbestendigheid

Discretie

Snel schakelen

Organisatiesensitiviteit

Teamspeler

Education

HBO-niveau, relevante richting

Tools

Outlook

Microsoft Office

Job description

Als Directiesecretaresse ondersteun je de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering binnen het COA. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, bewaakt het overzicht en bent een belangrijke sparringpartner in de dagelijkse ondersteuning. Geen dag is hetzelfde: van complex agendabeheer tot het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van acties en afspraken.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het zelfstandig beheren van een complexe agenda en het coördineren van afspraken, overleggen en werkbezoeken.
• Het voorbereiden van vergaderingen door informatie en stukken tijdig beschikbaar te maken.
• Het notuleren van overleggen, opstellen van verslagen en bewaken van actiepunten en besluitvorming.
• Het beheren van de mailbox van de Voorzitter en het signaleren van belangrijke zaken.
• Het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en een correcte archivering van documenten.
• Het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en andere directieactiviteiten.
• Het onderhouden van contacten met interne collega's, ketenpartners, ministeries en andere externe relaties.
• Samen met de directieassistenten van de overige directies vorm je een hecht team en vervangen jullie elkaar waar nodig.

Dankzij jouw gestructureerde werkwijze, flexibiliteit en vooruitziende blik kan de directie zich volledig richten op haar werkzaamheden.

Voor deze functie zoeken we een proactieve, gestructureerde en dienstverlenende directiesecretaresse die sterk is in organiseren, communiceren en snel schakelen. Je bent zelfstandig, nauwkeurig en weet ook onder druk het overzicht te bewaren. Discretie en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting;
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met het ondersteunen van directieleden, bij voorkeur binnen een complexe of bestuurlijke omgeving;
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie en contacten met interne en externe stakeholders;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van Outlook en andere gangbare Microsoft Office-applicaties;
• Een flexibele instelling, waarbij langere werkdagen incidenteel geen probleem zijn;
• Een professionele, loyale en samenwerkingsgerichte houding;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en snel passende oplossingen te vinden;
• Een hoge mate van stressbestendigheid, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit;
• Per directe beschikbaarheid is een grote pré.