Directiesecretaresse M/V/X

Gemeente Leiden; Leiden; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werkomgeving

Laptop en telefoon

ABP pensioen

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenregeling

Opleidings- en trainingsmogelijkheden

Job summary

DZB Leiden zoekt een directiesecretaresse die van aanpakken weet, rustig blijft onder druk en zich thuis voelt in een klein, hecht team. Je bewaakt agenda’s, verzorgt correspondentie en biedt vergaderondersteuning van voorbereiding tot verslaglegging.

Samen met de directiesecretaris en collega-directiesecretaresse vorm je het directiesecretariaat en werk je in een hybride omgeving met een doelgerichte, dienstverlenende houding.

Qualifications

• Voor deze functie is een mbo-opleiding richting directiesecretaresse vereist.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift.
• Woonachtig in of nabij de Leidse regio.

Responsibilities

• Agendabeheer: prioriteiten en afspraken beheren en vergaderruimtes coördineren.
• Correspondentie en telefoon: vragen namens het managementteam afhandelen.
• Vergaderondersteuning: voorbereiding tot verslaglegging en actielijsten bewaken.
• Organisatie van bijeenkomsten, samen met marketing en communicatie.
• Archivering en administratieve ondersteuning, digitaal en op papier.

Skills

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Organisatorisch vermogen

Proactief handelen

Education

MBO-opleiding richting directiesecretaresse of managementassistent

Tools

Office 365

Job description

Jij houdt alles aan de gang, ook als niemand het ziet. Achter elk goed lopend managementteam staat iemand die de agenda bewaakt, vergaderingen soepel laat verlopen en altijd een stap vooruitdenkt. Bij DZB Leiden zoeken we die persoon: een directiesecretaresse die van aanpakken weet, rustig blijft onder druk en zich thuis voelt in een kleine, hechte club.

Wat ga je doen?

• Agendabeheer: je houdt overzicht over prioriteiten, stemt af met interne en externe betrokkenen en zorgt dat vergaderruimtes en bezoekersontvangst kloppen.
• Correspondentie en telefoon: je handelt inkomende post af en beantwoordt vragen namens het managementteam.
• Vergaderondersteuning: van voorbereiding tot verslaglegging, van actielijsten tot bewaking van de voortgang.
• Organisatie van bijeenkomsten, van interne kwartaalbijeenkomsten tot nieuwjaarsrecepties, in samenwerking met marketing en communicatie.
• Archivering en administratieve ondersteuning, zowel digitaal als op papier.

Je werkt nauw samen met een collega-directiesecretaresse en de directiesecretaris. Jullie vormen samen het directiesecretariaat: een klein team met een grote rol.

Waarom kiezen voor deze functie?

Bij DZB doe je werk dat er echt toe doet. Als directiesecretaresse zit je midden in de organisatie, dicht op de besluitvorming, zonder zelf op de voorgrond te treden. Je werkt in een hecht klein team waar je zichtbaar bijdraagt, gewaardeerd wordt en jezelf verder kunt ontwikkelen.

Mariëlle:

In deze functie heb ik met veel mensen contact. Met collega's binnen DZB en met mensen daarbuiten. Je bent een soort spin in het web en dat vind ik juist leuk. Ik heb er lol in om mijn collega’s in het managementteam te ontzorgen en om met anderen samen te werken.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van minimaal € 2.875,00 tot maximaal € 4.065,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget. Per 1 januari 2027 wordt het salaris verhoogd naar minimaal € 2.911,00 tot maximaal € 4.130,00 bij een 36-urige werkweek.
• Een jaarcontract voor 28-32 uur per week met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht. De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in Cao Gemeenten.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee

Je bent iemand die vooruitdenkt en overzicht bewaart, ook als het druk is. Je begrijpt de verhoudingen in een organisatie, weet wanneer je initiatief neemt en wanneer je afwacht. Nauwkeurigheid en discretie zitten in je DNA. Je communiceert helder, luistert goed en schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en taken.

• Mbo-opleiding richting directiesecretaresse of managementassistent
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift
• Goede beheersing van Office 365 (Outlook, Word, Teams)
• Woonachtig in of nabij de Leidse regio

Hier kom je te werken

Het directiesecretariaat is een klein, compact team en bestaat uit twee directiesecretaresses en een directiesecretaris. Samen ondersteunen zij de directie en het managementteam.

Deadline

uiterlijk op 24 november 2026

Sollicitatiegesprekken

De sollicitatiegesprekken willen wij inplannen zodra geschikte kandidaten solliciteren.

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Esther Schermer, directiesecretaris, via 06 4805 1249.

Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch DZB Leiden

DZB Leiden ondersteunt zowel werkzoekenden met als zonder arbeidsbeperking. Dankzij een enorm werkgeversnetwerk helpt DZB jaarlijks honderden werkzoekenden aan werk. Voor wie het nodig heeft, is er bij DZB een goed passende werkplek. Zo is het bedrijf met 1.000 medewerkers één van de grootste werkgevers in de Leidse regio.