Directiesecretaresse

EBS Public Transportation BV; Zoetermeer; On-site; EUR 51,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

40 vrije dagen

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 1,15%

Vaste eindejaarsuitkering €400 bruto

Pensioenregeling

Job summary

EBS Public Transportation BV zoekt een Executive Assistant voor de directie. Je ondersteunt CEO, COO, CPO, CFO en CHRO, bewaart overzicht en zorgt dat informatie en acties samenkomen via mail, Teams en telefoon.

Je plaatst prioriteiten, plant vooruit en zorgt voor structuur zodat de directie effectief kan opereren, met ruimte voor initiatief en samenwerking.

Qualifications

• Ervaring op directieniveau of vergelijkbaar.
• Sterke plannings- en organisatievaardigheden.
• Uitstekende communicatie in NL en Engels.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en afspraken voor de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO.
• Beheren en prioriteren van de inbox van de CEO.
• Voorbereiden van overleggen en zorgen dat stukken op tijd beschikbaar zijn.
• Bewaken van acties, besluiten en afspraken en follow-up.
• Maken van presentaties en managementoverzichten.
• Coördineren van bijeenkomsten en reizen.
• Organiseren van interne gebeurtenissen en projectkick-offs.

Skills

Agenda beheer

Inbox beheer

Overleggen voorbereiden

Presentaties maken

Taal: NL/EN

Job description

Jouw route bij EBS

Alles vraagt aandacht. Jij ziet wat écht eerst moet. Vijf directieleden, volle agenda’s en gedurende de dag genoeg vragen die tussendoor komen. Planningen veranderen regelmatig en soms vraagt alles tegelijkertijd om aandacht. Aan jou als Directiesecretaresse om dan het overzicht te houden en te bepalen wat echt als eerste moet.

Je denkt vooruit, bewaakt afspraken en acties en zorgt dat de directie verder kan. Je ziet zelf wat nodig is en pakt zaken op zonder dat iemand je daar eerst om hoeft te vragen.

EBS groeit en verandert en dat merk je in deze functie. Er is veel in beweging en nog niet alles is even strak georganiseerd of vastgelegd. Daar ga jij juist op aan. Je krijgt energie van structuur aanbrengen waar die nog ontbreekt en laat je niet gek maken als de dag anders loopt dan gepland.

Eerst even: wie is EBS?

EBS verzorgt regionaal openbaar vervoer in Nederland en is onderdeel van de internationale Egged Group. Wat we doen is iedere dag zichtbaar op straat: onze bussen brengen mensen naar hun werk, school, familie of het station.

Achter die dagelijkse operatie werken we aan een organisatie die steeds professioneler wordt. Processen worden slimmer ingericht en afspraken en werkwijzen beter vastgelegd. Vanuit jouw positie dicht bij de directie krijg je daar veel van mee.

We zijn een platte organisatie met korte lijnen. We werken hard, lachen veel en zeggen waar het op staat. Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Daar moet je van houden.

Intern spreken en schrijven we voornamelijk Nederlands. Met onze internationale collega's en een aantal leveranciers communiceer je ook regelmatig in het Engels.

En daar kom jij in beeld

Je ondersteunt de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO en zit daarmee dicht op wat er binnen EBS speelt. Je leert hun manier van werken en prioriteiten goed kennen en zorgt dat afspraken, informatie en acties bij elkaar komen.

Je kijkt daarbij verder dan alleen de agenda van vandaag. Informatie en acties komen via verschillende kanten binnen, bijvoorbeeld via mail, Teams en WhatsApp. Jij zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen en brengt structuur aan waar dat nodig is.

Zie je dat een werkwijze handiger kan of dat afspraken niet duidelijk zijn vastgelegd? Dan kaart je dat aan en doe je een voorstel. Je hoeft niet alles zelf op te lossen, maar je zorgt er wel voor dat het gebeurt.

Hoe zo’n dag eruit kan zien

08.30 uur Je opent je laptop. De agenda zag er gisteren nog prima uit, maar inmiddels zijn er twee wijzigingen en komt er een belangrijke afspraak tussendoor. Je schuift, stemt af en bewaakt tegelijkertijd dat belangrijke onderwerpen niet telkens plaatsmaken voor de waan van de dag.

10.00 uur Het volgende overleg van het Executive Management Board komt eraan. Je controleert of de stukken compleet zijn, haalt nog wat ontbrekende informatie op en loopt de openstaande acties na. Eén daarvan staat nog open, dus daar ga je achteraan.

11.30 uur Ondertussen lopen je mail, Teams en telefoon gewoon door. Een vraag vanuit management, een collega die iets nodig heeft van de CEO en een afspraak die opnieuw gepland moet worden. Je bepaalt wat direct aandacht nodig heeft en wat later kan.

14.00 uur Je schakelt met Communicatie en andere collega's over een personeelsbijeenkomst of projectkick-off. Je regelt niet alleen de praktische kant, maar bewaakt ook wat er daarna moet gebeuren.

16.30 uur Er komt nog een wijziging in de agenda binnen. Je past hem aan, kijkt alvast naar morgen en zorgt dat belangrijke acties niet ergens tussen mail, Teams en WhatsApp zijn blijven hangen

Wat ga je doen?

In de kern zorg jij ervoor dat het Executive Management Board overzicht heeft en goed voorbereid verder kan. Daarvoor krijg je veel ruimte om zelf te organiseren en prioriteiten te stellen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO;

• Beheren en prioriteren van de inbox van de CEO;

• Voorbereiden van overleggen en zorgen dat stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn;

• Bewaken van acties, besluiten en afspraken en mensen hier actief achteraan zitten;

• Maken van presentaties, notities en heldere managementoverzichten;

• Samenbrengen en structureren van informatie en acties uit verschillende kanalen;

• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, personeelsevents en projectkick-offs;

• Organiseren van internationale reizen, bijvoorbeeld naar China, Litouwen of Berlijn;

• Verbeteren en vastleggen van werkwijzen, formats en afspraken;

• Bijhouden en afstemmen van verschillende planningen en de EBS-activiteitenkalender.

Daarnaast houd je een oog op ons kantoor in Zoetermeer. Je schakelt met de verhuurder, leveranciers en andere partijen en zorgt dat praktische zaken geregeld worden.

Wat wij jou bieden:

• Salaris: Een bruto maandsalaris tussen € 4.595,- en € 5.335,- (o.b.v. 40 uur);

• Ultieme vrijheid: Maar liefst 40 vrije dagen per jaar (23 vakantiedagen + 17 Atv-dagen bij een fulltime contract) voor een optimale balans;

• Extra’s: 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 1,15% en een vaste eindejaarsuitkering van € 400,- bruto;

• Zekerheid: Een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd en een goede pensioenregeling bij Rail & OV;

• Ontwikkeling: Ruimte voor eigen initiatief en volop trainings- en opleidingsmogelijkheden.

Jouw bagage

Je hebt ervaring in een stevige ondersteunende rol op directieniveau en weet wat het vraagt om verschillende agenda’s, belangen en persoonlijkheden bij elkaar te brengen. Je bent makkelijk benaderbaar, maar staat ook stevig genoeg in je schoenen om grenzen aan te geven of tegengas te geven als dat nodig is.

Daarnaast:

• Heb je ervaring in een stevige ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Executive Assistant, Directiesecretaresse of Management Assistant op directieniveau;

• Krijg je energie van organiseren, structureren en dingen beter achterlaten dan je ze aantrof;

• Wacht je niet af, maar signaleer je wat nodig is en onderneem je actie;

• Werk je zorgvuldig, ook als het tempo hoog ligt;

• Ga je vanzelfsprekend vertrouwelijk om met informatie;

• Communiceer je professioneel in het Nederlands en kun je je ook goed redden in het Engels.

Samen is de mooiste route

Bij EBS draait het om mensen. We zijn een organisatie waar je gezien wordt, waar ruimte is om te groeien en waar we samen het verschil maken: voor onze reizigers én voor elkaar. Of je nu op de bus zit, in de werkplaats werkt of een cruciale rol vervult op kantoor; je krijgt bij ons het vertrouwen, de vrijheid en de steun om jouw eigen route te bepalen. Want we geloven dat goed gezelschap elke reis beter maakt.

Voor, door en met mensen

Vanaf dag één ben je bij EBS onderdeel van een hecht team. We zijn een mensgerichte organisatie waar je echt gezien wordt; de mens achter de functie staat bij ons altijd op nummer één. Of je nu op de bus zit, in de werkplaats sleutelt of op kantoor de koers bepaalt: we staan voor elkaar klaar. Niet alleen met professionele steun, maar ook met een grapje of een goed gesprek. Bij EBS krijg je een uitdagende functie waarin je direct bijdraagt aan onze toekomst. We bieden je een professionele werkomgeving met volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen. Dit doen we met een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden volgens de CAO OV.

Benieuwd naar de afdeling Staf & Management? Klik hier

Onderdeel worden van ons Goede Gezelschap?

Benieuwd of een carrière bij EBS bij jouw reis past? Laat je gegevens achter voor een kop koffie en een goed gesprek over jouw toekomst bij ons. We vertellen je graag meer over de sfeer in ons team en de mogelijkheden bij EBS. Neem contact op met Carla van den Brink via 06-24575292.