Directiesecretaresse

RegiozorgNU; Utrecht; On-site; EUR 44,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

Telefonievergoeding

Reiskosten/thuiswerkvergoeding

Fietsregeling via Lease a Bike

Eindejaarsuitkering

Vakantiegeld

Pensioen PFZW

Job summary

RegiozorgNU zoekt een Directiesecretaresse ter ondersteuning van de algemeen en medisch directeur. Je beheert agenda’s, regelt vergaderingen en zorgt voor tijdige informatie, met een focus op discreet handelen en prioriteiten stellen.

Je werkt vier dagen op kantoor en fungeert als spin in het web, coördineert informatiestromen en levert secretariële diensten zoals correspondentie en notulen. Een mbo-diploma en meerdere jaren ervaring zijn vereist.

Qualifications

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Digitaal vaardig en bekend met Word, PowerPoint, iBabs en CRM-systemen.
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding en het vermogen om eigen prioriteiten te stellen.
• Een flexibele instelling en het vermogen om snel te schakelen wanneer omstandigheden daarom vragen.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van de algemeen en medisch directeur en coördineren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de benodigde voorbereiding en faciliteiten.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en planningen en zorgen voor timingafspraken.
• Verzorgen van de secretariële ondersteuning, waaronder correspondentie, e-mail, telefoon, notulen, verslagen, vergaderstukken en archiefbeheer.
• Coördineren van informatiestromen binnen de organisatie, fungeren als vraagbaak en signaleren van relevante interne en externe ontwikkelingen voor de directie.

Skills

Organisatievermogen

Proactief

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandig werken

Digitale vaardigheden

Education

MBO-opleiding secretariële/management ondersteuning

Tools

Word

PowerPoint

iBabs

CRM-systemen

Job description

RegiozorgNU is dé regionale organisatie voor huisartsenzorg in Noordwest-Utrecht. Samen verbeteren en vernieuwen we de eerstelijnszorg, spoedzorg en chronische zorg. Zodat inwoners van Noordwest-Utrecht ook in de toekomst verzekerd zijn van goede zorg en op ons kunnen rekenen.

Om onze directie en regio-organisatie hierin te ondersteunen, zoeken wij een Directiesecretaresse. Ben jij organisatorisch sterk, zelfstandig, zorgvuldig en discreet? Kun jij moeiteloos schakelen tussen agendabeheer, secretariële ondersteuning en het coördineren van informatiestromen? En krijg je energie van een veelzijdige functie waarin je een belangrijke ondersteunende rol hebt voor de directie en organisatie? Dan maken we graag kennis met je!

Als Directiesecretaresse ondersteun je de algemeen en medisch directeur bij de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat agenda’s goed georganiseerd zijn, afspraken en vergaderingen soepel verlopen en de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je bent daarbij een belangrijke schakel tussen de directie, medewerkers, managers en externe relaties.

Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en weet goed in te schatten welke zaken urgent zijn en welke kunnen wachten. Je bewaakt actie punten, deadlines en afspraken en zorgt ervoor dat de directie optimaal wordt ontzorgd. Daarnaast verzorg je uiteenlopende secretariële werkzaamheden, zoals correspondentie, vergaderstukken en notulen.

Als Directiesecretaresse heb je daarnaast een brede rol binnen de organisatie. Je coördineert informatiestromen en bent een vraagbaak voor medewerkers. Je signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt ervoor dat deze op de juiste plek binnen de organisatie terechtkomen.

Je werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit het:

• Beheren van de agenda’s van de algemeen en medisch directeur en coördineren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de benodigde voorbereiding en faciliteiten;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en planningen en zorgen voor timingafspraken;
• Verzorgen van de secretariële ondersteuning, waaronder correspondentie, e-mail, telefoon, notulen, verslagen, vergaderstukken en archiefbeheer;
• Coördineren van informatiestromen binnen de organisatie, fungeren als vraagbaak en signaleren van relevante interne en externe ontwikkelingen voor de directie.

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige, proactieve en professionele ondersteuner die goed aanvoelt wat een directie nodig heeft. Je houdt ervan om zaken goed te organiseren en bent sterk in het stellen van prioriteiten. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en signaleert het wanneer actie nodig is.

Je bent communicatief vaardig en beweegt gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Met jouw tact en hulpvaardigheid weet je op een prettige en professionele manier contact te onderhouden met verschillende betrokkenen. Tegelijkertijd ben je vasthoudend wanneer dat nodig is om afspraken, planningen en acties goed te laten verlopen.

Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend. Je werkt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en weet goed wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming met de directie nodig is. Je vindt het leuk om een brede rol te vervullen binnen onze levendige organisatie. Wij vragen jou om vier dagen op kantoor te zijn om de "spin in het web" rol goed te kunnen vervullen.

Verder breng je mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, management ondersteunende of vergelijkbare richting;
• Drie tot vijf jaar ervaring als directiesecretaresse, managementassistent, executive assistant, office manager of in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Digitaal vaardig en bekend met Word, Powerpoint, iBabs en CRM-systemen;
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding en het vermogen om eigen prioriteiten te stellen;
• Een flexibele instelling en het vermogen om snel te schakelen wanneer omstandigheden daarom vragen.

Wat bieden wij:

Wij hechten veel waarde aan plezier in je werk en dat komt tot uiting in korte lijnen en een informele en collegiale omgang met nadruk op leren en persoonlijke groei. Verder bieden we je:

• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een dynamische en maatschappelijk betrokken zorgorganisatie;
• Salaris conform cao huisartsenzorg (schaal 6 tot €4.651,- bruto per maand bij een voltijd 38-urige werkweek;
• Een professionele werkomgeving waar ruimte is voor persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en een pensioenregeling bij PFZW;
• 152 uur wettelijke vakantie, 38 uur bovenwettelijke vakantie-uren en 25 PLB-uren op basis van 38 uur;
• Een laptop en daarnaast een telefoonvergoeding van netto €20,- per maand (€240,- per jaar);
• Reiskostenvergoeding/thuiswerkvergoeding;
• Fietsregeling via Lease a Bike;

Wij zijn RegiozorgNU

Bij RegiozorgNU werken we met bijna 100 collega’s samen aan het verbinden, verbeteren en vernieuwen van de huisartsenzorg in de regio Noordwest-Utrecht. Dit doen we zodat de ruim 265.000 inwoners verzekerd zijn en blijven van goede en toegankelijke zorg op maat en zorgverleners hun werk met plezier kunnen blijven doen.

Samen gaan we op weg naar BETER. Iedereen draagt een steentje bij aan het bereiken van onze missie. Onze kernwaarden Bruggenbouwer, Empathisch, Toekomstbewust, Eerlijk en Resultaatgericht zijn hierin leidend. Ze beschrijven waar we voor staan, wat ons bindt en hoe we met elkaar omgaan en samenwerken. Op de website lees je wat de kernwaarden voor ons betekenen.

Wil jij ook op weg naar BETER?

Heb je nog vragen over de vacature? Neem dan contact op met Lilianne van der Velde via [e-mail]. Wie weet tot snel!

Sollicitatieprocedure:

• Hebben we je sollicitatie goed ontvangen? Dan ontvang je per e-mail een bevestiging.
• Binnen twee weken laten we je weten of we je uitnodigen voor een vervolgstap in de procedure.
• We nodigen je uit voor een eerste gesprek.
• Bij een positieve uitkomst volgt een tweede gesprek.
• Zijn we van beide kanten enthousiast? Yes! Dan bespreken we het aanbod en is er uiteraard ruimte voor vragen.

Wij werven onze medewerkers graag zelf, acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.