Directiesecretaresse

Rijksoverheid; Utrecht; On-site; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Keuzebudget 16,5% van brutosalaris

Thuiswerkplek €750

26 vrije dagen

Gratis OV

Pensioen ABP

Teamactiviteiten

Job summary

IVO Rechtspraak zoekt een enthousiaste directiesecretaresse die samen met twee collega-secretaresses het directieteam ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt, beheert agenda's, bewaakt vertrouwelijkheid en regelt vergaderingen en reizen.

De sfeer is informeel en de werktijden zijn 28–36 uur met een jaarcontract en uitzicht op vast dienstverband. Je werkt nauw samen met diverse afdelingen, biedt administratieve ondersteuning op hoog niveau en zorgt voor een soepele dagelijkse operatie op

Qualifications

• Verzorgde, klantgerichte ondersteuning voor directieteam.
• Vertrouwelijke informatie discretie en integriteit.
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere directieleden en secretares in één team.
• Agendabeheer en correspondentie afhandelen voor MT-vergaderingen.
• Organiseren van werkbezoeken, workshops en teamactiviteiten.
• Contact onderhouden met interne en externe partijen namens directieteam.

Skills

Servicegerichtheid

Bestuurlijke sensitiviteit

Integriteit

Nederlands taalvaardigheid

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Dit ga je doen

Jij ondersteunt meerdere leden van het directieteam van IVO Rechtspraak. Het directieteam bestaat uit de algemeen directeur, de directeur IT, de directeur Klant & Keten en de managers van de inhoudelijke staven (manager CIO-Office en manager Bedrijfsvoering & Organisatie IVO). Wat jij precies doet als directiesecretaresse? Dat verschilt per teamlid én van de manier waarop jij invulling geeft aan je rol. Het is een kwestie van samen uitvinden hoe jullie het beste samenwerken. Ontzettend leuk dus!

Je werkt nauw samen met de twee andere secretaresses van het directieteam. Samen vormen jullie één team, werken jullie gezamenlijk aan de prioriteiten en de overkoepelende werkzaamheden. Samen zorgen jullie voor continuïteit in der ondersteuning. De werkzaamheden stemmen jullie onderling met elkaar af en jullie zijn elkaars achtervang. Ook de bestuurssecretarissen kunnen vanuit hun ondersteuning aan de teamleden een beroep op je doen.

Vaak ben je voor collega’s uit de hele IVO-organisatie het eerste aanspreekpunt naar de directie. Het maakt je tot hun ogen en oren! Tegelijk ben jij ook de degene die met plezier voor een kleine attentie zorgt als een collega ziek of jarig is. De sfeer binnen het team is gezellig en informeel. Het is niet zomaar dat iedereen graag op kantoor in Utrecht is!

Natuurlijk hoort agendabeheer bij je werk, net zoals het afhandelen van correspondentie. Je organiseert (MT-)vergaderingen, mét alle benodigde faciliteiten, maar bijvoorbeeld ook werkbezoeken, workshops, heisessies of afdelingsuitjes. En namens ‘jouw’ directieteamleden houd je contact met allerlei mensen en instanties. Waar de prioriteiten liggen en welke belangen er spelen? Je voelt het allemaal perfect aan. En vertrouwelijk is ook echt vertrouwelijk bij jou.

Speel je graag een rol van betekenis als directiesecretaresse, met ruimte voor eigen invulling? En word je er blij van anderen te helpen? Dan is dit dé baan voor jou!

Dit krijg je

• Schaal 8
  €3.333 - €4.457 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• 28 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Om te beginnen een leuke, informele werksfeer. We houden de lijnen graag kort! En je arbeidsvoorwaarden zijn prima geregeld volgens de CAO Rijk. Wat belangrijke punten op een rij:

• Contract: een jaarcontract voor 28 tot 36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Salaris: je komt terecht in salarisschaal 8 (minimaal € 3333,81 en maximaal € 4457,77 per maand bij een werkweek van 36 uur). Inschaling vindt plaats op basis van je werkervaring.
• Keuzebudget: 16,5% van je brutosalaris (maximaal € 735,53 per maand) om je eigen arbeidsvoorwaarden samen te stellen. Zoals het kopen van verlof, het aanschaffen van een fiets of het verduurzamen van je woning.
• Doorgroeimogelijkheden: je functie zit vol mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. En bij onze IVO Academie kun je allerlei trainingen en opleidingen doen.
• Werk-privébalans: je bent vrij om je werkdagen flexibel in te delen, al werk je grotendeels op kantoor. We dragen € 750 bij aan het inrichten van een comfortabele thuiswerkplek.
• Werkweeks en vrije dagen: je hebt 26 vrije dagen op basis van een 36-urige werkweek.
• Gratis OV: je krijgt van ons een OV-chipkaart voor je woon-werkverkeer.
• Pensioen: je bouwt je pensioen op bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland. Ook dat is dus goed geregeld.
• Leuke activiteiten: een teamdag, borrelmiddagen, een after summer-feest … er gebeurt van alles. Of organiseer ook zelf iets met je collega’s, van padel tot yoga of een pubquiz.

Dit vragen wij

Dit zijn de dingen waar je volgens het ideaalplaatje aan voldoet:

• Mbo+ werk- en denkniveau
• Servicegerichtheid
• Bestuurlijke sensitiviteit en integriteit: je voelt belangen en verhoudingen aan en vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen
• Taalvaardigheid: je spreekt en schrijft goed Nederlands
• Ervaring met Microsoft Office en andere kantoortoepassingen

We vragen ook een Verklaring Omtrent Gedrag bij indiensttreding.

Over IVO Rechtspraak

Bij IVO Rechtspraak werken rond de 1.000 bevlogen, trotse en betrokken professionals. Samen ontwikkelen en beheren we de digitale systemen voor de rechtspraak. Zo zorgen we dat rechtszaken iedere dag soepel verlopen. Onze kernwaarde integriteit is verweven in het DNA van al onze medewerkers. Van IT’er tot communicatieadviseur of beleidsmedewerker. Daarom vinden wij het ook belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, plezier heeft in het werk en zichzelf kan zijn in een informele werksfeer.