Directiesecretaresse

Werken bij de Rechtspraak; Utrecht; Hybrid; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract: jaarcontract met uitzicht op

Salarisschaal 8 per maand

Job summary

IVO Rechtspraak zoekt een directiesecretaresse die samen met twee collega-secretariaten het directieteam ondersteunt. Je werkdagen zijn doorgaans op kantoor in Utrecht, met aandacht voor vertrouwelijke correspondentie en efficiënte agendabeheer.

Je krijgt een jaarcontract voor 28–36 uur per week, salaris in schaal 8, en een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden. Je hebt ruimte voor eigen invulling en groei binnen een informele, collegiale sfeer.

Qualifications

• Vereiste: mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring met Microsoft Office en kantoortoepassingen.
• Vertrouwelijke informatie ga je met zorg om.

Responsibilities

• Beheren van agenda en coördineren van MT-vergaderingen.
• Ondersteunen van meerdere directieleden en back-up voor de secretaresses.
• contacten leggen en onderhouden met interne en externe stakeholders.

Skills

Microsoft Office

Kantoortoepassingen

Administratieve sensitiviteit

Education

Mbo+ werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Géén gespreid bedje. Wel een laagdrempeligdirectieteam dat openstaat voor jouw inbreng. Samen ontdek je hoe jij als directiesecretaresse maximale ondersteuning biedt. En dan hebben we het nog niet over de leuke collega’s en de fijne sfeer. Of dat je bij een organisatie werkt die ook maatschappelijk het verschil maakt. Want bij IVO Rechtspraak gaan we voor een digitaal toegankelijke rechtspraak voor iedereen. En jij helpt daaraan mee!

Jij ondersteunt meerdere leden van het directieteam van IVO Rechtspraak. Het directieteam bestaat uit de algemeen directeur, de directeur IT, de directeur Klant & Keten en de managers van de inhoudelijke staven (manager CIO-Office en manager Bedrijfsvoering & Organisatie IVO). Wat jij precies doet als directiesecretaresse? Dat verschilt per teamlid én van de manier waarop jij invulling geeft aan je rol. Het is een kwestie van samen uitvinden hoe jullie het beste samenwerken. Ontzettend leuk dus!

Je werkt nauw samen met de twee andere secretaresses van het directieteam. Samen vormen jullie één team, werken jullie gezamenlijk aan de prioriteiten en de overkoepelende werkzaamheden. Samen zorgen jullie voor continuïteit in der ondersteuning. De werkzaamheden stemmen jullie onderling met elkaar af en jullie zijn elkaars achtervang. Ook de bestuurssecretarissen kunnen vanuit hun ondersteuning aan de teamleden een beroep op je doen.

Vaak ben je voor collega’s uit de hele IVO-organisatie het eerste aanspreekpunt naar de directie. Het maakt je tot hun ogen en oren! Tegelijk ben jij ook de degene die met plezier voor een kleine attentie zorgt als een collega ziek of jarig is. De sfeer binnen het team is gezellig en informeel. Het is niet zomaar dat iedereen graag op kantoor in Utrecht is!

Natuurlijk hoort agendabeheer bij je werk, net zoals het afhandelen van correspondentie. Je organiseert (MT-)vergaderingen, mét alle benodigde faciliteiten, maar bijvoorbeeld ook werkbezoeken, workshops, heisessies of afdelingsuitjes. En namens ‘jouw’ directieteamleden houd je contact met allerlei mensen en instanties. Waar de prioriteiten liggen en welke belangen er spelen? Je voelt het allemaal perfect aan. En vertrouwelijk is ook echt vertrouwelijk bij jou.

Speel je graag een rol van betekenis als directiesecretaresse, met ruimte voor eigen invulling? En word je er blij van anderen te helpen? Dan is dit dé baan voor jou!

Dit krijg je ervoor terug

Om te beginnen een leuke, informele werksfeer. We houden de lijnen graag kort! En je arbeidsvoorwaarden zijn prima geregeld volgens de CAO Rijk. Wat belangrijke punten op een rij:

• Contract:een jaarcontract voor 28 tot 36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Salaris:je komt terecht in salarisschaal 8 (minimaal € 3333,81 en maximaal €4457,77 per maand bij een werkweek van 36 uur). Inschaling vindt plaats op basis van je werkervaring.
• Keuzebudget:16,5% van je brutosalaris (maximaal€ 735,53 per maand) om je eigen arbeidsvoorwaarden samen te stellen. Zoals het kopen van verlof, het aanschaffen van een fiets of het verduurzamen van je woning.
• Doorgroeimogelijkheden:je functie zit vol mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. En bij onze IVO Academie kun je allerlei trainingen en opleidingen doen.
• Werk-privébalans:je bent vrij om je werkdagen flexibel in te delen, al werk je grotendeels op kantoor. We dragen € 750 bij aan het inrichten van een comfortabele thuiswerkplek.
• Werkweeks en vrije dagen: je hebt 26 vrije dagen op basis van een 36-urige werkweek.
• Gratis OV:je krijgt van ons een OV-chipkaart voor je woon-werkverkeer.
• Pensioen:je bouwt je pensioen op bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland. Ook dat is dus goed geregeld.
• Leuke activiteiten: een teamdag, borrelmiddagen, een after summer-feest … er gebeurt van alles. Of organiseer ook zelf iets met je collega’s, van padel tot yoga of een pubquiz.

Wat jouw collega's Latisha en Anita waarderen aan deze baan

‘Werken voelt hier soms gewoon niet als werken. De sfeer is leuk, de collega’s zijn fijn en de organisatie is laagdrempelig. Je hebt het gevoel dat je er echt toe doet.’

‘De bedrijfscultuur van IVO Rechtspraak is heelopen. De directeuren zijn benaderbaar en lekker zichzelf, zodat wij ook onszelf kunnen blijven.’

Wat we van jou verwachten

Dit zijn de dingen waar je volgens het ideaalplaatje aan voldoet:

• Mbo+ werk- en denkniveau
• Bestuurlijke sensitiviteit en integriteit: je voelt belangen en verhoudingen aan en vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen
• Taalvaardigheid: je spreekt en schrijft goed Nederlands
• Ervaring met Microsoft Office en andere kantoortoepassingen

We vragen ook een Verklaring Omtrent Gedrag bij indiensttreding.

Hier kom je te werken

Bij IVO Rechtspraak werken rond de 1.000 bevlogen, trotse en betrokken professionals. Samen ontwikkelen en beheren we de digitale systemen voor de rechtspraak. Zo zorgen we dat rechtszaken iedere dag soepel verlopen. Onze kernwaarde integriteit is verweven in het DNA van al onze medewerkers. Van IT’er tot communicatieadviseur of beleidsmedewerker. Daarom vinden wij het ook belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, plezier heeft in het werk en zichzelf kan zijn in een informele werksfeer.

De sollicitatieprocedure bij IVO Rechtspraak loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk over jou te weten komen, maar laten we je ook kennismaken met ons.

Sollicitatie en selectie

Zodra je hebt gesolliciteerd, beoordelen we je cv en motivatiebrief op de genoemde functie eisen. Je kunt solliciteren tot en met 22 november 2026. Het kan zijn dat we al voor die tijd met interessante kandidaten in gesprek gaan, dan sluit de vacature eerder. Reageer dus snel!

Vervolggesprek (op locatie)

Als er bij het eerste gesprek van beide kanten een match is, plannen weeen tweede gesprek. Daarbij ontmoet je ook collega's uit je mogelijk toekomstige team en de collega’s waar je voor gaat werken.

Meelopen op locatie

Na het voeren van de gesprekken, bieden we je graag de kans om een paar uur met ons mee te lopen, bij voorkeur op een dinsdag of donderdag, om een goed beeld te krijgen van de rol, de werkzaamheden en het team.

Arbeidsvoorwaarden

Na een positieve afronding van de gesprekken enhet meelopen, doen we je een aanbod.

Meer weten over je functie of sollicitatie?

Geen probleem! Meld je aan voor een vacature-alert en we houden je op de hoogte van nieuwe, passende functies.