Directiesecretaresse

IVO Rechtspraak; Utrecht; On-site; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Jaarcontract: 28-36 uur

Salarisschaal 8

Keuzebudget 16,5%

Uitstekende pensioenregeling ABP

Gratis OV

Thuiswerkplek vergoeding €750

Teamactiviteiten

Job summary

IVO Rechtspraak zoekt een directe, proactieve directiesecretaresse die samen met twee collega-secretaresses de directie ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externen en zorgt voor een vlotte, informele werksfeer op kantoor in Utrecht.

Je beheert agenda’s, regelt MT-vergaderingen en organiseert werkbezoeken, workshops en teamuitjes. Integriteit, discreet omgaan met informatie en uitstekende Nederlandse taalvaardigheid zijn vereist.

Qualifications

• Klantgerichte en discrete dienstverlening aan directieteam.
• Goede communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling.
• Vertrouwelijke omgang met informatie en documenten.
• Inzet op proactieve ondersteuning en anticiperen op behoeften.
• Ervaring met kantoortoepassingen en Office-pakketten.

Responsibilities

• Beheren van agenda van directieleden en MT-vergaderingen.
• Coördineren van werkbezoeken, workshops, heisessies en afdelingsuitjes.
• Zorgen voor facilitaire benodigdheden en planning bij vergaderingen en reizen.
• Ondersteunen van de directie bij correspondentie en contacten met stakeholders.
• Bieden van een betrouwbare, informele en collegiale werksfeer binnen het team.

Skills

Servicegerichtheid

Bestuurlijke sensitiviteit

Integriteit

Taalvaardigheid NL

Microsoft Office

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Job description

Jij ondersteunt meerdere leden van het directieteam van IVO Rechtspraak. Het directieteam bestaat uit de algemeen directeur, de directeur IT, de directeur Klant & Keten en de managers van de inhoudelijke staven (manager CIO-Office en manager Bedrijfsvoering & Organisatie IVO). Wat jij precies doet als directiesecretaresse? Dat verschilt per teamlid én van de manier waarop jij invulling geeft aan je rol. Het is een kwestie van samen uitvinden hoe jullie het beste samenwerken. Ontzettend leuk dus!

Je werkt nauw samen met de twee andere secretaresses van het directieteam. Samen vormen jullie één team, werken jullie gezamenlijk aan de prioriteiten en de overkoepelende werkzaamheden. Samen zorgen jullie voor continuïteit in der ondersteuning. De werkzaamheden stemmen jullie onderling met elkaar af en jullie zijn elkaars achtervang. Ook de bestuurssecretarissen kunnen vanuit hun ondersteuning aan de teamleden een beroep op je doen.

Vaak ben je voor collega’s uit de hele IVO-organisatie het eerste aanspreekpunt naar de directie. Het maakt je tot hun ogen en oren! Tegelijk ben jij ook de degene die met plezier voor een kleine attentie zorgt als een collega ziek of jarig is. De sfeer binnen het team is gezellig en informeel. Het is niet zomaar dat iedereen graag op kantoor in Utrecht is!

Natuurlijk hoort agendabeheer bij je werk, net zoals het afhandelen van correspondentie. Je organiseert (MT-)vergaderingen, mét alle benodigde faciliteiten, maar bijvoorbeeld ook werkbezoeken, workshops, heisessies of afdelingsuitjes. En namens ‘jouw’ directieteamleden houd je contact met allerlei mensen en instanties. Waar de prioriteiten liggen en welke belangen er spelen? Je voelt het allemaal perfect aan. En vertrouwelijk is ook echt vertrouwelijk bij jou.

Speel je graag een rol van betekenis als directiesecretaresse, met ruimte voor eigen invulling? En word je er blij van anderen te helpen? Dan is dit dé baan voor jou!

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Om te beginnen een leuke, informele werksfeer. We houden de lijnen graag kort! En je arbeidsvoorwaarden zijn prima geregeld volgens de CAO Rijk. Wat belangrijke punten op een rij:

• Contract: een jaarcontract voor 28 tot 36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Salaris: je komt terecht in salarisschaal 8 (minimaal € 3333,81 en maximaal € 4457,77 per maand bij een werkweek van 36 uur). Inschaling vindt plaats op basis van je werkervaring.
• Keuzebudget: 16,5% van je brutosalaris (maximaal € 735,53 per maand) om je eigen arbeidsvoorwaarden samen te stellen. Zoals het kopen van verlof, het aanschaffen van een fiets of het verduurzamen van je woning.
• Doorgroeimogelijkheden: je functie zit vol mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. En bij onze IVO Academie kun je allerlei trainingen en opleidingen doen.
• Werk-privébalans: je bent vrij om je werkdagen flexibel in te delen, al werk je grotendeels op kantoor. We dragen € 750 bij aan het inrichten van een comfortabele thuiswerkplek.
• Werkweeks en vrije dagen: je hebt 26 vrije dagen op basis van een 36-urige werkweek.
• Gratis OV: je krijgt van ons een OV-chipkaart voor je woon-werkverkeer.
• Pensioen: je bouwt je pensioen op bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland. Ook dat is dus goed geregeld.
• Leuke activiteiten: een teamdag, borrelmiddagen, een after summer-feest … er gebeurt van alles. Of organiseer ook zelf iets met je collega’s, van padel tot yoga of een pubquiz.

Bekijk hier alle arbeidsvoorwaarden >

Dit zijn de dingen waar je volgens het ideaalplaatje aan voldoet:

• Mbo+ werk- en denkniveau
• Servicegerichtheid
• Bestuurlijke sensitiviteit en integriteit: je voelt belangen en verhoudingen aan en vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen
• Taalvaardigheid: je spreekt en schrijft goed Nederlands
• Ervaring met Microsoft Office en andere kantoortoepassingen

We vragen ook een Verklaring Omtrent Gedrag bij indiensttreding.

Over IVO Rechtspraak

Bij IVO Rechtspraak werken rond de 1.000 bevlogen, trotse en betrokken professionals. Samen ontwikkelen en beheren we de digitale systemen voor de rechtspraak. Zo zorgen we dat rechtszaken iedere dag soepel verlopen. Onze kernwaarde integriteit is verweven in het DNA van al onze medewerkers. Van IT’er tot communicatieadviseur of beleidsmedewerker. Daarom vinden wij het ook belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, plezier heeft in het werk en zichzelf kan zijn in een informele werksfeer.IVO Rechtspraak >

De sollicitatieprocedure bij IVO Rechtspraak loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk over jou te weten komen, maar laten we je ook kennismaken met ons.

• Sollicitatie en selectie Zodra je hebt gesolliciteerd, beoordelen we je cv en motivatiebrief op de genoemde functie eisen. Het kan zijn dat we al voor die tijd met interessante kandidaten in gesprek gaan, dan sluit de vacature eerder.
• Oriënterende kennismaking (online) Sluit je profiel voldoende aan? Dan maken we graag oriënterend kennis met je.
• Vervolggesprek (op locatie) Als er bij het eerste gesprek van beide kanten een match is, plannen we een tweede gesprek. Daarbij ontmoet je ook collega's uit je mogelijk toekomstige team en de collega’s waar je voor gaat werken.
• Meelopen op locatie Na het voeren van de gesprekken, bieden we je graag de kans om een paar uur met ons mee te lopen, bij voorkeur op een dinsdag of donderdag, om een goed beeld te krijgen van de rol, de werkzaamheden en het team.
• Arbeidsvoorwaarden Na een positieve afronding van de gesprekken en het meelopen, doen we je een aanbod.

Meer weten over je functie of sollicitatie?

Bel, mail of stuur een WhatsApp naar:

Marjolein van Landegem, Corporate recruiter

[e-mail]

06 25 20 88 06

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

IVO Rechtspraak nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.