Directiesecretaresse

Almata; Ossendrecht; Hybrid; EUR 42,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract één jaar met verlenging"

Ontwikkelingsmogelijkheden

Goede werkomgeving

Kleine platte organisatie

Salaris conform cao Jeugdzorg schaal 7

Job summary

Almata zoekt een betrokken directiesecretaresse/managementassistent ter ondersteuning van de bestuurder en het management. Je beheert een complexe agenda, organiseert vergaderingen en bewaakt deadlines en actiepunten.

Je werkt actief aan correspondentie, notulen en beleidsdocumenten, onderhoudt contacten en levert proactief organisatorische ondersteuning. Een jaarcontract met verlenging en groeimogelijkheden horen erbij.

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent.
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring binnen (jeugd)zorgsector is een pré.
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden en ervaring met complex agendabeheer.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en ervaring met het opstellen van vergaderstukken.
• Proactieve, zelfstandige en stressbestendige werkhouding.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint, en Microsoft Teams.
• Discretie en nauwkeurigheid in omgang met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de bestuurder en efficiënt plannen van afspraken en vergaderingen.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en opstellen van brieven en e-mails.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, maken van verslagen en bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Beheren en archiveren van vertrouwelijke stukken, notulen en beleidsdocumenten.
• Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning bij projecten en beleidsmatige activiteiten.
• Onderhouden van interne en externe contacten en zorgen voor een goede informatie-uitwisseling.
• Oppakken van ad-hoc vragen en verzoeken ter ondersteuning van de bestuurder en het management.

Skills

Organisatie & planning

MS Office

Communicatie

Discretie & nauwkeurigheid

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau, directiesecretaresse/managementassistent

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Microsoft Teams

Job description

Ben jij de betrokken directiesecretaresse die zorgt voor overzicht, structuur en een goede ondersteuning van de bestuurder en het management van Almata? Je verzorgt de ondersteuning van de bestuurder en het management. Je beheert de complexe agenda van de bestuurder, organiseert vergaderingen en houdt overzicht over correspondentie, deadlines en actiepunten. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en speelt flexibel in op onverwachte vragen en ontwikkelingen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een goede afstemming en communicatie. Daarnaast werk je samen met andere afdelingen en bied je waar nodig ondersteuning bij projecten en beleidsmatige werkzaamheden. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en discretie zorg je voor een betrouwbare ondersteuning.

Dit ga je doen

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de bestuurder en efficiënt plannen van afspraken en vergaderingen;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en opstellen van brieven en e-mails;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, maken van verslagen en bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Beheren en archiveren van vertrouwelijke stukken, notulen en beleidsdocumenten;
• Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning bij projecten en beleidsmatige activiteiten;
• Onderhouden van interne en externe contacten en zorgen voor een goede informatie-uitwisseling;
• Oppakken van ad-hoc vragen en verzoeken ter ondersteuning van de bestuurder en het management.

Dit bieden wij jou

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie;
• Een salaris conform schaal 7 van de cao Jeugdzorg van maximaal € 4.176,73 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• Een contract voor de duur van één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en professionele groei;
• Een goede werkomgeving met persoonlijke aandacht voor jongeren en medewerkers;
• Een platte organisatie met ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën.

Wat breng je mee?

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen de (jeugd)zorgsector is een pré;
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden en ervaring met complex agendabeheer;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en ervaring met het opstellen van vergaderstukken;
• Een proactieve, zelfstandige en stressbestendige werkhouding;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint, en Microsoft Teams;
• Discretie en nauwkeurigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Voor meer informatie over de organisatie of de functie kun je contact opnemen met Emmy Verkaik (HR-adviseur) via 0164 - 271140 of [e-mail].