Directiesecretaresse

Open Doors; Netherlands; Hybrid; EUR 36,000 - 49,000; Full time

Job summary

Open Doors zoekt een directiesecretaresse voor de directeur-bestuurder, MT en Raad van Toezicht. Je beheert agenda en mailbox, notuleert vergaderingen en zorgt voor tijdige besluitvorming en informatievoorziening.

Je werkt nauw samen met interne en externe partijen, onderhoudt (internationale) contacten en bent een proactieve sparringpartner met sterke organisatorische vaardigheden.

Qualifications

• Ervaring met notuleren en ondersteuning op directieniveau
• Flexibel inzetbaar; buiten reguliere uren kan voorkomen
• Goede (internationale) contacten onderhouden
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Goede organisatorische capaciteiten en accuratesse

Responsibilities

• Beheer van agenda en mailbox van directeur-bestuurder
• Notuleren van vergaderingen en voorbereiden van stukken
• Organiseren van interne en externe overleggen en bijeenkomsten
• Zorgen voor geschikte faciliteiten, online en op locatie
• Aanspreekpunt voor contacten en bezoekers van directeur en MT
• Voorbereiden van agenda en stukken en bewaken van deadlines
• Zorg dragen voor tijdige beschikbaarheid van informatie voor alle partijen

Skills

Notuleren

Executive support

Agenda beheer

Interne communicatie

Contactpersonen internationaal

Microsoft 365

Taalvaardig NL/EN

Proactief

Tools

Microsoft 365

Job description

Heb jij hart voor de vervolgde kerk? Ben je integer en betrouwbaar, kun je goed plannen en organiseren en ben je op zoek naar een afwisselende functie? Lees dan verder.

Als directiesecretaresse bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur-bestuurder, het managementteam en de raad van toezicht.

Je ontzorgt de directeur-bestuurder door zijn agenda en mailbox te beheren en vergaderingen te notuleren. Je realiseert overlegmomenten en zorgt dat deadlines worden gehaald. Je denkt proactief mee over in te plannen acties en activiteiten. Daarin weet je goed onderscheid te maken in prioriteiten. Ook organiseer je in- en externe overleggen en bijeenkomsten en zorg je dat daarvoor alle faciliteiten op orde zijn (zowel online als op locatie).

Als directiesecretaresse ben je bovendien het aanspreekpunt voor contacten en bezoekers van de directeur en het MT. Waar nodig lees je taalkundig mee met (beleids)notities, maak je de agenda en stukken klaar voor de verschillende vergaderingen, zorg je ervoor dat de afgesproken taken op tijd zijn gerealiseerd en dat iedereen tijdig beschikt over de juiste informatie.

Wat vragen wij van jou?

Je leeft en werkt vanuit je geloof, bent actief lid bent van een kerk of gemeente en hebt passie voor de vervolgde kerk. Je herkent je inonze zeven kernwaarden . Daarnaast vragen we het volgende:

• Je bent integer, toegankelijk en proactief. Je komt afspraken na en neemt verantwoordelijkheid. Je bent ondernemend, zelfstandig en je werkt accuraat, resultaatgericht en gestructureerd. Daarnaast kun je goed samenwerken en heb je gevoel voor humor
• Aantoonbare ervaring in notuleren en in ondersteuning op directieniveau
• Je bent flexibel beschikbaar: soms is het nodig om buiten je vaste werktijden even in te springen
• Goed kunnen onderhouden van contacten op verschillende (internationale) niveaus
• Goede kennis van en ruime ervaring met Mirosoft 365
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift.

Hoe werken wij?

Dit is Gods werk, wij zijn Zijn medearbeiders, we doen ons werk in afhankelijkheid van Hem! Gebed neemt een grote plaats in binnen onze organisatie. We maken effectief gebruik van elkaars kennis en talenten. We bouwen aan hoge professionaliteit en kwaliteit, we nemen verantwoordelijkheid en zijn daarop aanspreekbaar. Tegelijkertijd denken we met elkaar mee en zetten we samen de schouders eronder. De structuur is een hulpmiddel, met zo kort mogelijke lijnen. Efficiënt overleg en heldere besluitvorming vinden we belangrijk.

Werken bij Open Doors geeft je een unieke kans om de vervolgde kerk te ondersteunen met jouw talenten. Op ons kantoor in Ermelo werken we met zo’n vijftig collega’s. Het is mogelijk om een deel van je werktijd te werken vanuit huis.

Voor deze functie krijg je een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling. De functie is ingeschaald in schaal 8 met een minimum salaris van € 3.262,- en maximaal € 4.362- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 40 uur).

Open Doors verwacht van haar medewerkers dat zij zich integer gedragen en zorgvuldig rekening houden met de rechten en belangen van anderen. Het opvragen van een VOG en referenties kan deel uitmaken van de procedure.

Sollicitaties worden behandeld op volgorde van binnenkomst. We streven ernaar om je binnen een week na je sollicitatie te laten weten of we je uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.